Актуальные вопросы кадрового и денежного учёта и отчётности – еженедельное совещание бухгалтерского департамента
В рамках традиционных «вторничных встреч» бухгалтерский департамент «Партнёр НКО» обсудил ряд проблемных вопросов кадрового учёта и отчётности, связанных с введением новой формы ЕФС-1, а также затронул отдельные аспекты денежного учёта, связанных с проблемой подтверждения расходов организации кассовыми чеками без QR кода.
3 сентября специалисты «Партнёр НКО» обсудили важнейшие вопросы, связанные с введением новой формы ЕФС 1, а также с документальным подтверждением расходов чеками:
1) Проблемным в 2024 году для всех бухгалтеров НКО стал вопрос по новой форме отчётов при приёме сотрудника на работу. Как было заявлено, при приёме нового сотрудника НКО на работу или его увольнении, а также других изменениях бухгалтер обязан сдать необходимую отчётность в СФР (Социальный фонд России – ПФР и ФСС). Расскажем, какие отчёты нужно сдавать при приёме сотрудника на работу в 2024 году.
Форму ЕФС-1, которая заменила множество отчётных форм по кадровому учёту, с 1 января 2024 года необходимо заполнять по вновь введённым правилам. Приказ Социального фонда Российской Федерации от 17 ноября 2023 № 2281 внёс существенные изменения в бланк формы, а также в порядок её заполнения. ЕФС-1, как и ранее, состоит из 2 разделов и ряда подразделов, которые содержат в себе сведения о трудовой деятельности сотрудников, стаже его работы, взносах страхования, результатах медосмотров и специальной оценки условий труда (СОУТ). Вместе с тем изменилось наполнение некоторых подразделов, в том числе тех, где отображается информация о трудовой деятельности сотрудников и их страховом стаже.
При приёме НКО сотрудника на работу необходимо заполнить не всю форму ЕФС-1, а лишь часть листов:
- титульный лист;
- подраздел № 1;
- подраздел №1.1 подраздела №1 раздела №1.
Кроме этого, при трудоустройстве нового сотрудника бухгалтер обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Эта форма необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом Фонда социального страхования (ФСС) от 8 апреля 2022 года № 119.
Сроки сдачи отчётов при приёме на работу в 2024 году
Напомним, что сроки сдачи разделов ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу и при других формах кадрового учёта зависят от конкретного кадрового факта и события.
| Событие/факт кадрового учёта | Срок сдачи |
| Приём или увольнение работника, оформленного на основании трудового договора | Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа |
| Прочие движения работника, трудоустроенного по трудовому договору | До 25 числа следующего месяца |
| Получение заявления о переходе на электронную ТК | До 25 числа следующего месяца |
| Заключение или расторжение договора ГПХ на выполнение работ и/или оказание услуг | Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора |
«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее 3 рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На практике необязательно требовать от сотрудника эту информацию сразу при трудоустройстве и вполне допускается дождаться страхового случая. Однако многие бухгалтеры чаще это делают заранее.
Как заполнить ЕФС-1 при трудоустройстве нового сотрудника
Для заполнения отчёта при приёме на работу понадобятся трудовой договор или договор ГПХ, приказ о приёме на работу сотрудника и ряд других кадровых документов.
Заполните титульный лист, указав информацию об организации, и далее переходите к заполнению подраздела №1.1.
| Графа | Информация |
| 1 | Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания |
| 2 | Дата кадрового мероприятия по приказу |
| 3 | Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ») |
| 4 | Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют) |
| 5 | Наименование должности в соответствии со ШР и вид ТД в соответствии с кодировкой |
| 6 | Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий |
| 7 | Заполняется только при увольнении |
| ... | |
| 11 | Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок |
Форма сдачи ЕФС-1
Если среднесписочная численность штатных сотрудников и сотрудников по ГПХ – 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если же меньше 10 – допускается отчитаться в бумажном виде.
Внесение «Сведений о застрахованном лице» и их сдача
Сведения о застрахованном лице должен заполнять сам сотрудник. Работодатель лишь переносит указанные персональные сведения в систему для сдачи отчётности и направления в СФР.
Данный отчёт состоит из 7 блоков:
- ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
- данные документа, удостоверяющем личность;
- данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории Российской Федерации (для ЛБГ и иностранных граждан);
- прочие сведения, дающие право получение льгот при назначении и исчислении пособия;
- адрес регистрации;
- информация о фактическом месте проживания (исключительно для тех случаев, когда способом выплаты пособия выбран почтовый перевод!);
- информация о способе выплаты пособия.
В конце обязательно указывают контакты сотрудника и страхователя, а также согласие работника на передачу его данных в СФР.
Для отправления «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде первые 2 блока необходимо заполнить обязательно.
«Способ получения пособия» — блок необязательный для заполнения. В случаях невозможности указать данные банковской карты работника (например, она ещё в не выпущена) допускается отправка сведений без данной информации. Информацию о способе получения пособия допускается направить позже.
Штрафы за не сдачу необходимой отчётности при трудоустройстве сотрудника
За ошибочное или несвоевременное представление информации ЕФС-1 на штатных сотрудников и сотрудников по ГПХ для должностного лица предусмотрена административная ответственность (ст. 15.33.2 КоАП) – предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.
За просрочку передачи в СФР необходимой информации для назначения и выплаты пособий грозит штраф в размере 20 % от суммы излишне понесённых расходов, но не более 5 000 рублей и не менее 1 000 рублей (ч. 2 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта грозит штраф 1000 рублей.
О более широком блоке вопросов, связанных с кадровым учётом В НКО, подробно читайте в нашей статье «Кадровое делопроизводство в некоммерческих организациях».
2) Вторым проблемным вопросом, обсуждаемым на совещании, стал вопрос документального подтверждения расходов. Допускается ли учесть расходы, если к авансовому отчету приложен чек ККТ без QR-кода?
Федеральная налоговая служба в этом вопросе даёт нам следующее разъяснения:
«При произведении расчетов с использованием ККТ чек является обязательным и для документального подтверждения расходов организации принимаются кассовые чеки только с QR-кодом.
Перечень необходимых реквизитов, которые должен содержать кассовый чек, указан в п.1 ст.4.7 Федерального закона от 22 мая 2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Согласно п.1 ст.252 Налогового кодекса Российской Федерации, в целях налогообложения прибыли признаются те расходы, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Материальные ценности, приобретенные работником для организации, а также расходы, сделанные им по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных и др. документов, а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности, чеков ККТ.
Таким образом, если приложенные к авансовым отчетам подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства Российской Федерации, то расходы по такому авансовому отчету не учитываются как не имеющие надлежащего документального подтверждения».
Учет расходов по чеку ККТ без QR-кода приводит к постоянным спорам и трудностям с налоговиками. Если организация учтет расходы по чеку без QR-кода, ей стоить помнить о возможных претензиях работников налоговых органов.
Традиция знакомить вас со еженедельными «вторничными встречами» бухгалтерского департамента «Партнёр НКО» будет продолжена и дальше. Следите за обновлениями на нашем сайте и в соцсетях «Партнёр НКО».
Остались вопросы?
Пишите или звоните: +7 (495) 003-45-71
Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.
Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО
Подпишитесь на свежие новости НКО Будьте вкурсе важных событий в сфере НКО.
