Что нужно знать о смете расходов в адвокатских образованиях

Адвокатские образования (коллегии адвокатов, адвокатские бюро, кабинеты) по своей юридической природе являются некоммерческими организациями (НКО). Это ключевой фактор, определяющий их финансовую модель и отчетность. Эксперт по бухгалтерскому сопровождению адвокатских образований Мария Дятлова подробно объясняет, что такое смета расходов в адвокатских образованиях, в чем ее назначение и как грамотно ее составить.

  
Содержание:

1. Что такое смета расходов в контексте адвокатского образования
2. Зачем адвокатскому образованию нужна смета расходов
3. Кто утверждает смету расходов
4. Как составить смету расходов: структура и содержание
5. Утверждение, исполнение, корректировка и отчетность
6. Риски отсутствия или ненадлежащего оформления сметы

Согласно статье 32 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (Закон № 7-ФЗ), каждая НКО обязана иметь смету доходов и расходов или бюджет. Данное требование является обязательным для адвокатских образований (далее – АО), несмотря на исключение аналогичной нормы из Гражданского кодекса РФ для коммерческих юридических лиц.

Что такое смета расходов в контексте адвокатского образования

• Суть документа. Смета расходов АО – это план (расчет) затрат, необходимых для обеспечения деятельности образования в течение определенного периода (как правило, года).
• Юридическое основание. Обязательность утверждения сметы прямо вытекает из Закона № 7-ФЗ и должна быть закреплена в Уставе конкретного адвокатского образования.
• Отличие от бюджета и финансового плана. Важно различать эти понятия, хотя в уставах и практике они часто используются как синонимы:
• Смета расходов фокусируется на планировании затрат по статьям (аренда, зарплата АУП, ПО и т.д.). Доходы могут отражаться лишь опосредованно, как источники покрытия этих расходов.
• Бюджет: представляет собой сводную таблицу доходов и расходов за период. Его ключевая функция – показать соотношение поступлений и затрат, выявив дефицит или экономию.
• Финансовый план: комплексный документ, включающий в себя бюджет как обязательную часть, а также стратегию, описание деятельности, клиентских групп, календарный план, источники финансирования, анализ рисков и т.д. Он отражает общую финансовую политику АО.

Зачем адвокатскому образованию нужна смета расходов

• Обязательное требование закона. Выполнение предписаний Закона № 7-ФЗ.
• Финансовое планирование. Определение общей суммы затрат на содержание АО в предстоящем году.
• Расчет членских взносов. Основа для распределения расходов между членами (адвокатами) АО и установления размера их ежемесячных или иных периодических взносов.
• Формирование имущества. Выявление возможных остатков средств, если поступило больше взносов или иных целевых средств, чем израсходовано, которые пополняют имущество АО. И наоборот, планирование покрытия возможного дефицита.
• Подтверждение целевого характера расходов. Смета – первичный документ, обосновывающий направление средств на нужды самого адвокатского образования, а не отдельных адвокатов. Это критически важно для:

- Бухгалтерского учета: данные сметы ложатся в основу Отчета о целевом использовании средств (форма № 6).

- Налогового учета: позволяет членам АО применять профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ) в части взносов на содержание АО. Отсутствие утвержденной сметы ставит под сомнение целевой характер расходов АО и может привести к отказу в вычетах.

- Отчетности перед Минюстом: информация о расходах включается в ежегодные отчеты АО.

- Защиты при проверках: подтверждает, что средства АО использовались по назначению (на свои уставные нужды).

Кто утверждает смету расходов

• Высший орган управления. Обычно это Общее собрание членов (адвокатов) АО. Компетенция по утверждению сметы/бюджета должна быть прямо прописана в Уставе.
• Исключительная компетенция. Определение финансовых приоритетов – куда направлять средства – является прерогативой высшего органа и не может быть делегировано исполнительным органам. Исполнительные органы обычно отвечают за составление проекта сметы/бюджета и его исполнение.
• Сроки утверждения. Смета (бюджет) должна утверждаться в начале финансового года или до его начала. Процесс планирования и согласования начинается заранее, то есть за 2-3 месяца – октябрь-ноябрь для бюджета на следующий год.

Как составить смету расходов: структура и содержание

• Форма законодательно не установлена. АО вправе разработать свою форму – чаще всего это таблица в Excel или Word.
• Период планирования составляет год с возможностью детализации по кварталам или месяцам для контроля.
• Ключевые статьи расходов – постоянные затраты:

- Аренда и содержание офисного помещения (коммунальные услуги, уборка, охрана).

- Оплата труда сотрудников АО: только тех, чья деятельность напрямую связана с функционированием самого образования как организации, а не с работой отдельных адвокатов! Это:

- бухгалтер;
- секретарь (офис-менеджер);
- делопроизводитель;
- водитель (если автомобиль принадлежит АО);
- системный администратор/IT-специалист (обслуживающий инфраструктуру АО).

- Бухгалтерское, юридическое сопровождение (аутсорсинг).

- Услуги банка (расчетно-кассовое обслуживание).

- Связь (телефония, интернет).

- Офисные расходы (канцтовары, расходные материалы для оргтехники).

- Содержание и ремонт оборудования/мебели АО.

- Программное обеспечение (лицензии на бухгалтерские программы, CRM-систему АО, базы данных для нужд АО).

- Подписка на профессиональные издания и законодательные базы (КонсультантПлюс, Гарант и т.д. – для общего пользования в АО).

- Обязательные платежи и налоги (как юрлица, например, транспортный налог, если есть).

- Резерв на непредвиденные расходы – рекомендуется 5-10% от общей суммы постоянных расходов.

- Помощник/стажер работает под руководством конкретного адвоката-куратора (ст. 28 ФЗ «Об адвокатской деятельности»).

- Трудовые отношения и все расходы на оплату труда помощника/стажера, включая налоги и взносы, – это личные расходы адвоката-куратора, а не адвокатского образования. Включение этих затрат в смету АО нарушает их целевой характер и может быть оспорено.

• Переменные затраты (опционально, если возможно планирование):

- Командировочные расходы сотрудников АО.

- Услуги переводчиков для нужд АО.

- Расходы на конкретные проекты/мероприятия АО (конференции, обучение сотрудников АО).

Утверждение, исполнение, корректировка и отчетность

• Утверждение. Исполнительный орган (администрация, правление) готовит проект сметы и рассылает его членам высшего органа управления (Общего собрания) для ознакомления и внесения замечаний. Окончательное утверждение происходит на заседании Общего собрания и фиксируется в протоколе. Уполномоченное лицо подписывает утвержденную смету.
• Исполнение. Все расходы АО должны производиться строго в соответствии с утвержденными статьями сметы. Это основа для подтверждения их целевого характера.
• Корректировка (актуализация). В течение года могут возникнуть обстоятельства, требующие изменения сметы (увеличение арендной платы, прием/выбытие членов АО, непредвиденные расходы). Порядок корректировки нужно прописывать в Уставе или локальном акте (Положении о бюджете/смете):
• Незначительные отклонения может утверждать руководитель АО, если это ему делегировал Устав/решение собрания).

- Существенные изменения требуют созыва внеочередного Общего собрания для утверждения измененной (уточненной) сметы. Изменения без надлежащего утверждения ставят под сомнение законность расходов.

- Перераспределение взносов: изменение числа членов АО (прием новых, выход) обязательно влечет пересмотр распределения расходов и размера взносов. Это решение также принимает Общее собрание. Его фиксируют в протоколе.

• Утверждение отчета: по итогам года исполнительный орган готовит отчет об исполнении сметы. Этот отчет также подлежит утверждению Общим собранием с указанием причин отклонений, если они были. Утвержденный отчет – основа для бухгалтерской отчетности (Форма № 6) и отчета в Минюст.

Риски отсутствия или ненадлежащего оформления сметы

• Нарушение Закона № 7-ФЗ может повлечь административную ответственность.
• Отказ в профессиональных налоговых вычетах: налоговые органы могут не признать взносы членов АО в состав их профессиональных расходов, так как отсутствует документ, подтверждающий целевой характер этих средств на уровне АО.
• Оспаривание расходов АО: проверяющие (налоговые органы, Минюст) могут исключить расходы из состава целевых, признав их необоснованными или не подтвержденными.
• Проблемы с отчетностью: затруднения при формировании Отчета о целевом использовании средств и отчета для Минюста.
• Конфликты внутри АО: отсутствие прозрачности в планировании и использовании общих средств.

Смета расходов – не просто формальность, а важнейший финансовый и управленческий инструмент адвокатского образования как некоммерческой организации. Ее грамотное составление, своевременное утверждение высшим органом управления, строгое исполнение и корректная корректировка при изменении условий – залог финансовой устойчивости АО, законности его деятельности, защиты интересов членов (адвокатов) при применении налоговых вычетов и успешного прохождения любых проверок. Уделите разработке и соблюдению процедур работы со сметой должное внимание, закрепив их в Уставе и локальных нормативных актах АО.

Мария Дятлова 

---

Остались вопросы?

Пишите или звоните: +7 (495) 003-45-71

Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

---