• Регистрация НКО - 19500 рублей.
  • Удаленно через ЭЦП, скидка 30%
  • Бух.учет от 2000 р. в месяц.
  • В 48 регионах РФ. 38 Экспертов.
  • - ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ!
  • При поддержке Общероссийской "Партнер"

Елизавета Фролова Юрист
Эксперт реорганизации и ликвидации НКО

Юр.сопровождение НКО от 2000р.
Персональный юрист НКО
Договоры, собрания, положения, и.т.д
Консультация и анализ структуры НКО
Позвонить: 8 (800) 100-60-71

Внутренние документы для НКО после регистрации

Большинство НКО работают без корректного оформелния своей работы и это проблема. В 2022 году Минюст вводит дополнительный пункт и расширяет имеющийся штат специалистов в отделах контроля и проверки финансово-хозяйственной деятельности некоммерческих организаций. Отсутствие внутренних документов, положений и корректного оформления деятельности приводят к проверкам и ликвидациям организаций. Эти документы сложно сделать на 2-3 дня или задним числом, в итоге даже «хорошие» НКО не могут доказать достоверность своей деятельности в рамках уставных направлений.

В рамках статьи мы расскажем Вам, какие шаги необходимо сделать НКО после завершения процедуры государственной регистрации. Более того, Вы узнаете, какие внутренние документы должна иметь на старте та или иная некоммерческая организация, а также почему это важно с точки зрения закона.

Наконец, мы расскажем о возможной ответственности НКО в случае отсутствия необходимых документов, поскольку разные формы некоммерческих организаций на старте своей деятельности должны иметь различные пакеты внутренней документации.

Первые шаги после создания НКО по юридическим аспектам

На выходе при завершении процедуры государственной регистрации НКО учредитель получает пакет уставных документов организации, среди которых есть:

  • Устав некоммерческой организации; 
  • Свидетельство о государственной регистрации НКО; 
  • Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
  • Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц (лист записи Минюста).

После этого необходимо выполнить ряд предусмотренных законом юридических действий. Для начала мы расскажем про универсальные действия, которые должна выполнить любая некоммерческая организация, после чего мы пройдемся по наиболее распространенным формам НКО и их обязательной внутренней документации.

Итак, первыми шагами любой некоммерческой организации обязательно должны быть:

  1. Формирование команды единомышленников, оформление их в штат организации (трудовой договор) или заключение с ними соответствующих договоров (договор о безвозмездной добровольческой деятельности или гражданско-правовой договор). Напоминаем, что отношения с руководителем некоммерческой организации также необходимо оформить в соответствии с требованиями закона. Более подробно о том, как и на какой основе оформить руководителя в НКО можете ознакомиться в нашей статье «Как оформить руководителя НКО в 2022 году».
  2. Открытие расчетного счета организации в любом из банков, чтобы впоследствии вести деятельность с использованием расчетного счета. Поскольку НКО имеет в штате наемных рабочих, выполняет финансовые операции, платит налоги, ведет учет, хранит денежные средства — без расчетного счета никак не обойтись.
  3. Разработка и утверждение внутренних документов некоммерческой организации. Здесь речь идет о положениях, внутренних программах организации, о реестре членов, о смете, приказах. Мы обязательно расскажем о том, какие документы обязательны для различных форм НКО, сейчас же важно понять: составление и утверждение подобных документов — один из наиболее важных первых шагов любой некоммерческой организации и, несомненно, имеет смысл обратиться к специалистам для подготовки всей внутренней документации!
  4. Формирование имущества некоммерческой организации и внесение его на расчетный счет. Напоминаем, что в протоколе о создании НКО обязательно должен содержаться пункт об определении порядка, размера и способа формирования имущества организации, в связи с чем учредители должны передать в предусмотренный протоколом о создании срок данные денежные средства. Более того, если организация основана на членстве, то, опять же, создание расчетного счета обязательно в первые дни, ведь порядок и сроки перечисление членских взносов на расчетный счет осуществляется, в соответствии с законодательством РФ и внутренним документами организации.
  5. Выпуск электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) для последующей сдачи отчетности в дистанционном цифровом формате. Повторимся, что сдача бухгалтерской отчетности в налоговую может осуществляться посредством ЭЦП, а в случае с ПФР требуется заключить соглашение на сдачу отчетности через ЭЦП.

Если говорить про наиболее общие юридические действия, которые каждая некоммерческая организация должна выполнить сразу же после регистрации, то перечень необходимых действий выглядит примерно таким образом!

Что касается внутренних документов для отдельных организационно-правовых форм некоммерческих организаций, то стоит рассказать отдельно о том, какие внутренние документы должна разработать и утвердить каждая из форм НКО.

Группы документов для некоммерческой организации

Сперва мы постараемся наглядность объяснить, какие документы имеются у некоммерческой организации не только после завершения процедуры регистрации, но и в процессе осуществления деятельности.

Каждая некоммерческая организация должна иметь:

1. Уставные документы: 

  • Устав некоммерческой организации,
  • Свидетельство о государственной регистрации НКО, 
  • Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, 
  • Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ, лист записи), 
  • Листы записи о внесении изменений в учредительные документы или ЕГРЮЛ;
  • Извещения о постановке на учет во внебюджетные фонды, 
  • Уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения и прочие; 

2. Внутренние положения:

  • О ревизионной комиссии (если предусмотрено уставом), 
  • О членстве (если предусмотрено уставом) и иные внутренние документы, наличие которых предусмотрено уставом организации (положения, реестры, карточки, регламенты), документы на адрес местонахождения,
  • О филиалах (при наличии).

3. Протоколы и решения органов управления: 

  • Об избрании руководящих органов,
  • О продлении срока полномочий органов НКО, 
  • Об утверждении целевых или благотворительных программ,
  • Об участии в конкурсах на получение государственной поддержки,
  • О проведении очередных (годовых) собраний высшего органа НКО и т.д.

4. Трудовые документы: 

  • Штатное расписание, 
  • Приказы о назначении на должность, 
  • Трудовые договоры, 
  • Приказы по отпускам, 
  • Личные карточки работников и др.

5. Гражданско-правовые документы: 

  • Договоры с контрагентами (физическими и юридическими лицами),
  • Акты об оказании услуг, 
  • Договоры пожертвования,
  • Договоры с добровольцами (волонтерами) и т. д.

6. Бухгалтерская и налоговая отчетность: 

  • Учетная политика,
  • Бухгалтерская и финансовая отчетность,
  • Налоговые декларации,
  • Отчеты во внебюджетные фонды и др.

7. Документы по персональным данным: 

  • Приказ о назначении ответственного лица, 
  • Политика в отношении обработки персональных данных,
  • Положение об обработке персональных данных, 
  • Документы о применении технических средств защиты информации,
  • Журнал учета обращений субъектов персональных данных и др.

Внутренние документы для фонда (в том числе благотворительного)

Как только завершилась процедура государственной регистрации фонда, перед Вами встает задача разработки всей необходимой внутренней документации. Не будем повторяться и сразу расскажем о более специфичных моментах, которые свойственны такой организационно-правовой форме, как фонд (или благотворительный фонд).

  1. Во-первых, Вам следует подготовить приказы о назначении руководителя организации, а также о назначении лица, на чьи плечи ляжет бухгалтерский учет фонда (благотворительного фонда). Помимо приказов, несомненно, следует озаботиться вопросом оформления отношений с руководителем и бухгалтером организации: возможен формат трудовых отношений или гражданско-правовой договор.
  2. Во-вторых, поскольку речь идет о благотворительной организации, Вам следует подготовить типовой договор пожертвования, ведь деятельность фонда и благотворительного фонда неразрывно связана со сбором частных пожертвований. 
  3. В-третьих, учитывая тот факт, что одним из наиболее распространенных способов сбора пожертвований является сбор с помощью ящиков для пожертвований, Вы обязаны подготовить всю необходимую документацию перед началом использования подобных ящиков. Так, необходимо будет провести собрание компетентного органа некоммерческой организации, в протоколе которого будет отображено решение о начале проведения процедуры сбора пожертвований на определённый проект. На ящике размещается подробная информация о цели и условии сбора пожертвований. Также на ящике указывается вся контактная информация самой некоммерческой организации. Место вскрытия ящика обязательно должно быть опечатано и должна быть указана дата, подпись руководителя и печать НКО. Более подробно о требованиях к ящикам для пожертвований Вы можете узнать в нашей специальной статье по ссылке — «Пожертвования НКО».
  4. В-четвертых, пожалуй, одним из ключевых документов для каждого фонда в ходе осуществления им своей деятельности является благотворительная программа. Каждый фонд должен в таком документе указать цель и задачи реализуемой программы, а также комплекс мероприятий, которые фонд планирует осуществлять для достижения той или иной цели. Простыми словами — программа фонда есть не что иное, как методический план по достижению тех или иных благотворительных целей, составление которой также необходимо на начальном этапе функционирования некоммерческой организации. 
  5. В-пятых, беря во внимание, что любая благотворительная организация ведет активную финансовую деятельность в части проведения финансовых операций, иных транзакций, учета поступлений и исходящих активов, важным внутренним документов является смета. Так, смета — это план внутренних доходов и расходов организации, который позволяет вести учет всех финансовых операций, что в конечном позволяет избежать путаницы на этапе сдачи ежегодной бухгалтерской отчетности.

Наконец, не стоит забывать о внутренних положениях, разработка и утверждение которых также обязательна (положение о совете, положение о ревизионном органе и так далее).

Обязательные документы для ассоциации или союза

Напоминаем Вам, что любая ассоциация (как и любой союз) является некоммерческой организацией, которая основана на членстве, поэтому к внутренним документам подобных НКО предъявляются дополнительные требования.

Ниже будет приведен примерный перечень внутренних документов, которые Вы должны составить и утвердить сразу же после государственной регистрации:

  • Положение о реестре членов Ассоциации;
  • Положение о процедуре рассмотрения жалоб на действия (бездействия) членов Ассоциации и иных обращений, поступивших в Ассоциацию;
  • Положение о проведении Ассоциацией анализа деятельности своих членов на основании информации, предоставляемой ими в форме отчетов;
  • Положение о членстве в Ассоциации, о требованиях к членам Ассоциации, о размере, порядке расчета и уплаты вступительного взноса, членских взносов;
  • Положение о мерах дисциплинарного воздействия, порядке и основаниях их применения, порядке рассмотрения дел о нарушении членами Ассоциации требований стандартов и правил Ассоциации;
  • Регламент заочного голосования;
  • Положение о раскрытии информации Ассоциации;
  • Примерное Положение о филиале Ассоциации;
  • Положение об осуществлении контроля за деятельностью членов Ассоциации;
  • Политика Ассоциации в отношении обработки персональных данных.

Также важно понимать, что в зависимости от специфики деятельности Ассоциации (союза) Вам следует составить и утвердить различные квалификационные стандарты и положения о контроле. 

Более того, не стоит забывать о том, что уставом каждой некоммерческой организации определяется структура внутренних органов управления, в связи с чем Вам как учредителю следует позаботиться о формирования пакета положения о каждом органе (например, положение о ревизионной комиссии, положение о дисциплинарной комиссии и так далее). Данные документы утверждаются на собрании компетентным органом Ассоциации (союза).

Спешим Вам напомнить, что в случае создания некоммерческой организации в форме Ассоциации (союза) не следует пренебрегать необходимостью написания внутренних программ НКО, регламентирующих процесс осуществления деятельности и достижения целей, ради которых Ассоциация была создана. Это означает, что подобные документы должны быть составлены в полном соответствии с уставом организации.

Наконец, не следует забывать о смете, которая составляется на основе целей деятельности организации и включает в себя все позиции, по которым может происходить движение денежных средств.

Как Вы видите, данный перечень внутренних документов далеко не исчерпывающий, поэтому мы настоятельно рекомендуем обратиться к специалистам в сфере НКО, которые смогут квалифицированная подготовить полный пакет внутренних документов исходя из Ваших запросов и потребностей!

Внутренние документы, обязательные для автономной некоммерческой организации

Автономная некоммерческая организация (далее — АНО), являясь одной и самых распространенных форм НКО в российском некоммерческом секторе, вместе с тем имеет свои особенности в части необходимой внутренней документации.

Так, например, после создания АНО перед Вами встанет вопрос формирования следующих внутренних документов:

  • Протокол общего собрания о назначении руководителя;
  • Положение о коллегиальном органе;
  • Положение о Президиуме;
  • Штатное расписание;
  • Приказ об утверждении штатного расписания;
  • Приказ о назначении на должность главного бухгалтера (при отсутствии в штате главного бухгалтера, приказ руководителя организации о возложении функций главного бухгалтера на себя);
  • Приказы по личному составу и по отпускам;
  • Заявления о принятии на работу от штатных сотрудников организации;
  • Трудовой договор с руководителем организации;
  • Трудовые договоры со штатными сотрудниками организации;
  • Личные карточки работников;
  • Положение об обработке персональных данных;
  • Программа развитии Организации;
  • Образец договоров ГПХ;
  • Положение об определении основных приоритетных направления Организации;
  • Утвержденный финансовый план Организации;
  • Положение о порядке проведения аудита АНО.

Подводя черту под данным перечнем, конечно же, стоит оговориться, что не все их них обязательно необходимы в первых дни функционирования организации. Безусловно, нашей рекомендацией будет совет подготовить все требуемые in-house документы, однако данный процесс является довольно-таки специфичным и непростым.

По этой причине специалисты Партнер НКО готовы предложить Вам свои услуги по формированию пакета внутренних документов, которые будут составлены с учетом положений устава и Ваших персональных воззрений на перспективы направления развития Вашей организации!

Обязательные внутренние документы для общественной организации

Продолжая разговор о внутренних документах, которые должны быть сформированы на начальном этапе у некоммерческой организации, также приведем небольшой экскурс по вопросу документации в такой организационно-правовой форме, как общественная организации. У каждой ОО должны быть:

  1. Организационно-распорядительные документы;
  2. Документы по финансово-расчетным операциям;
  3. Документы по снабжению и сбыту.

К числу организационно-распорядительных документов общественной организации следует относить:

  • Уставные документы;
  • Положения о внутренние органы Организации;
  • Внутренние приказы;
  • Документы по личному составу штата (личные дела, личные карточки, трудовые книжки и др.);
  • Справочно-информационные документы (протоколы, докладные записки, справки, акты, письма, удостоверения)

Документы по финансово-расчетным операциям, а также документы по снабжению и сбыту есть не что иное, как вся финансовая и бухгалтерская отчетность, которую должна сдавать каждая общественная организация в Минюст, ФНС, ПФР, ФСС. Однако если отчетность формируется спустя определенный промежуток времени, к началу деятельности общественной организации у нее должны быть написаны и утверждены:

  • Смета Организации;
  • Утвержденный финансовый план Организации;
  • Иные документы по финансово-хозяйственным вопросам Организации.

Так или иначе, финальный вариант необходимых внутренних документов зависит от особенностей каждой отдельно взятой общественной организации, ее устава и стратегии развития.

Ответственность, возникающая из-за отсутствия внутренних документов НКО

Спешим Вас предупредить о том, что различными нормативными и подзаконными актами в РФ предусмотрена ответственность для организации в случае несоблюдения определенных законом требований в части отчетности или наличия обязательных внутренних документов.

Так, например, первая отчетность сдается до 15 числа следующего месяца после регистрации в ФНС, но на практике документы зарегистрированной НКО Минюст выдает через 10-20 дней после государственной регистрации в ФНС.

  • Для понимания приведем пример: регистрация НКО в ФНС была 30 числа, в этом случае через 16 дней необходимо сдать первую отчетность, однако документы Минюст выдаст только через 10-20 дней. Соответственно, когда Вы получите комплект документов, первые отчеты могут быть у Вас уже «штрафные».

Более того, если мы говорим про проверку организаций со стороны Минюста, то согласно действующему законодательству Минюст и его территориальные органы имеют право проводить проверки, тем самым осуществляя контроль над соответствием деятельности некоммерческих организаций их уставным целям и задачам, а также за соблюдением ими законодательства Российской Федерации. В случае отсутствия тех или иных внутренних документов Минюст может вынести предупреждение, а случае невыполнения данных требований Вашей организации может грозить штраф!

Наконец, не стоит забывать о внутренних кадровых документах, поскольку отсутствие необходимых кадровых документов (трудовых договоров, соглашений, приказов и пр.) может повлечь вынесение предписания органа, осуществляющего надзор за соблюдением трудового законодательства, об устранении нарушений с указанием срока его исполнения. В случае же невыполнения подобных требований — предупреждение или штраф!

Как Вы можете сами видеть — наш законодатель весьма трепетно относится к вопросу соблюдения некоммерческими организациями нормативных требований, в том числе в сфере ведения документооборота, поэтому представляется максимально разумным подходить к решению этого вопрос ответственно или делегировать данный вопрос профессионалам в этой сфере.

Что мы имеем по итогу?

Резюмируя все вышеизложенное, следует отметить несколько основных моментов. Во-первых, после прохождения процедуры регистрации некоммерческой организации перед Вами появляется очередная непростая задача в виду формирования пакета внутренних документов некоммерческой организации!

Во-вторых, необходимо учитывать специфику той или иной организационно-правовой формы НКО, поскольку каждая из них предусматривает свой определенный перечень обязательных внутренних документов.

Наконец, в-третьих, подготовка и утверждение ВСЕХ внутренних документов некоммерческой организации есть весьма трудоемкий процесс, имеющий свои подводные камни. Более того, в целом вопрос ведение внутреннего документооборота, а также бухгалтерского учета представляет собой энергозатратный процесс. В этой связи Партнер НКО рекомендует доверить эти процесс специалистам в сфере функционирования некоммерческих организаций.

Мы готовы Вам предложить полный спектр услуг: начиная составлением пакета внутренних документов, продолжая ведение всего бухгалтерского учета Вашей организации, заканчивая полным юридическим сопровождением Вашей некоммерческой организации. Выбрав нас, Вы избавите себя от лишней головной боли, а взамен получите высококвалифицированную работу и круглосуточную поддержку по всем вопросом деятельности некоммерческой организации!

Остались вопросы?

Пишите или Звоните!

8(495)003-45-71 (МСК), 8(812)629-00-03 (СПБ), 8(800)100-60-71 (по России).

Форум НКО - крупнейшее сообщество НКО в России

Вам также может быть интересно:

Оставить комментарий

Карта

Оставьте свои данные и наш специалист свяжится с вами.