Воинский учёт в Личном фонде: обязанности работодателя и практические решения по его организации

Личный фонд — это не просто инструмент управления капиталом. Это полноценное юридическое лицо, на которое распространяются все обязанности работодателя, включая воинский учёт. Пока этот вопрос остаётся «белым пятном» для большинства управляющих фондами, регуляторные риски только растут. Разбираемся детально — для тех, кто управляет Личным фондом ответственно.

Содержание:

1. Личный фонд как работодатель: правовая природа вопроса
2. Масштаб явления: личные фонды в России в 2025–2026 годах
3. Структура Личного фонда и кадровый вопрос
4. Правовая база: что регулирует воинский учёт в Личных фондах
5. Кто подлежит воинскому учёту в Личном фонде
6. Обязанности Личного фонда как работодателям
7. Штрафы и ответственность в 2026 году
8. Специфические риски для Личных фондов
9. Как снизить нагрузку по воинскому учёту
10. Пошаговая инструкция: как организовать воинский учёт в Личном фонде
11. Кейс: Личный фонд с управляющим по трудовому договору
12. Кейс: Личный фонд без штатных сотрудников — оптимальная модель
13. Воинский учёт после смерти учредителя
14. Практические рекомендации для управляющих Личными фондами
15. Часто задаваемые вопросы о воинском учёте в Личных фондах

Личный фонд как работодатель: правовая природа вопроса

Личный фонд признаётся унитарной некоммерческой организацией, учреждённой гражданином (или супругами совместно) для управления переданным имуществом в интересах выгодоприобретателей. С точки зрения гражданского законодательства — это полноправное юридическое лицо, зарегистрированное в ЕГРЮЛ. А значит, на него в полном объёме распространяются обязательства, установленные Федеральным законом № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Постановлением Правительства РФ № 719 «О воинском учёте».

Ключевой принцип: обязанность по ведению воинского учёта возникает у любой организации — вне зависимости от её организационно-правовой формы и вида деятельности — при наличии хотя бы одного сотрудника, являющегося военнообязанным. Форма собственности, размер активов, статус НКО или специфика личного фонда — всё это не освобождает от данной обязанности.

Именно здесь кроется практическая проблема: учредители и управляющие Личных фондов нередко воспринимают свою структуру исключительно как инструмент наследственного планирования и защиты активов, не осознавая, что в момент приёма на работу первого сотрудника фонд приобретает статус полноценного работодателя со всеми вытекающими обязательствами.

Масштаб явления: личные фонды в России в 2025–2026 годах

Тема воинского учёта в Личных фондах приобрела практическую остроту именно сейчас — на фоне стремительного роста числа таких структур.

По данным октября 2025 года, в России зарегистрировано более 400 Личных фондов. При этом ежемесячно открывается порядка 30 новых фондов. Начиная с сентября 2024 года произошёл «взрывной» рост регистраций — после упрощения процедуры, введения режима конфиденциальности и сохранения налоговых льгот. 

По оценкам ряда независимых экспертов, к концу 2025 года общее число Личных фондов в России приблизилось к 700. По состоянию на начало 2026 года, согласно данным Frank Media и FTL Advisers, их количество превысило 600 единиц.

Динамика роста числа Личных фондов в России:

Год	Количество зарегистрированных ЛФ (накопленным итогом)
2022	4
2023	~17 (+ 13 за год)
2024	~170 (+ 135 за год)
2025 (середина года)	~270
Конец 2025 — начало 2026	600+

Среди причин роста — репатриация капиталов из-за рубежа, поиск защиты активов, смена поколений среди владельцев крупного бизнеса. Важно, что большинство фондов создаётся не «на бумаге» — они нанимают управляющих, специалистов по инвестициям, административный персонал. А это означает неизбежное возникновение обязательств в сфере воинского учёта.

Структура Личного фонда и кадровый вопрос

Чтобы понять, кого именно охватывает воинский учёт в Личном фонде, необходимо разобраться в типичной структуре его органов и персонала.

Согласно статье 123.20-7 ГК РФ, в Личном фонде в обязательном порядке создаётся единоличный или коллегиальный исполнительный орган. Помимо него, уставом могут быть предусмотрены высший коллегиальный орган и попечительский совет.

Типичная кадровая структура Личного фонда:

Роль	Статус для целей воинского учёта
Управляющий (единоличный исполнительный орган) — нанятый сотрудник	Подлежит воинскому учёту при наличии воинской обязанности
Управляющий — ИП или управляющая компания (ГПД)	Не подлежит воинскому учёту со стороны фонда
Бухгалтер, юрист, офис-менеджер по трудовому договору	Подлежит воинскому учёту
Консультанты по договорам ГПХ	Не подлежат воинскому учёту со стороны фонда
Учредитель	Не является сотрудником фонда; в органы управления не входит

Принципиальное значение имеет форма оформления отношений. Воинский учёт ведётся только в отношении лиц, с которыми заключены трудовые договоры. Добровольцы, исполнители по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), ИП и управляющие компании в систему воинского учёта фонда не включаются.

Именно поэтому одним из ключевых решений при проектировании кадровой модели Личного фонда является вопрос о статусе управляющего: нанять его как сотрудника по трудовому договору или привлечь в качестве ИП/управляющей компании.

Правовая база: что регулирует воинский учёт в Личных фондах

Обязательства Личного фонда в сфере воинского учёта строятся на нескольких уровнях нормативного регулирования.

Федеральный уровень:

• Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» — устанавливает обязанность организаций обеспечивать постановку сотрудников на воинский учёт
• Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «О воинском учёте» — определяет практический порядок ведения учёта, формы документов и сроки взаимодействия с военкоматами
• Федеральный закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ — существенно ужесточил ответственность за нарушения, распространив её на юридические лица

Ведомственный уровень:

• Приказ МО РФ от 22.11.2021 № 700 — устанавливает инструкцию по ведению воинского учёта в организациях и формы документов
• Методические рекомендации Генштаба ВС РФ от 11.07.2017 — содержат практические указания по организации учёта

Новое в 2025–2026 годах:

С мая 2025 года в России в полном объёме заработал Единый реестр воинского учёта («реестрповесток.рф») — государственная информационная система, через которую военнообязанные могут проверять сведения о себе, а работодатели — направлять данные о сотрудниках в электронном формате. Переход на цифровой формат означает, что уклониться от обязательств в сфере воинского учёта становится всё сложнее — данные о сотрудниках верифицируются через Госуслуги и другие государственные информационные системы.

Кто подлежит воинскому учёту в Личном фонде

Воинский учёт ведётся в отношении:

• призывников — мужчин в возрасте от 18 до 30 лет, не пребывающих в запасе;
• военнообязанных в запасе — мужчин и в отдельных случаях женщин, состоящих в запасе Вооружённых Сил РФ.

Воинскому учёту не подлежат:

• женщины (за исключением имеющих военно-учётную специальность);
• лица, признанные не годными к военной службе по состоянию здоровья (категория «Д»);
• граждане, постоянно проживающие за рубежом;
• граждане, отбывающие наказание в местах лишения свободы.

В Личном фонде это означает следующее: если в штате работает только один человек — например, управляющий-женщина — обязанность вести воинский учёт фактически отсутствует. Однако этот факт необходимо документально зафиксировать, чтобы у проверяющих органов не возникало вопросов.
Воинский учёт ведётся в том числе в отношении совместителей, удалённых сотрудников и работников на неполную ставку, оформленных по трудовому договору.

Обязанности Личного фонда как работодателя

При наличии военнообязанных сотрудников Личный фонд обязан:

1. Назначить ответственного за воинский учёт. Приказом руководителя определяется должностное лицо, ответственное за ведение учёта. Этот приказ согласовывается с территориальным военным комиссариатом. При численности военнообязанных до 500 человек функции учёта может выполнять один сотрудник по совместительству.

2. Разработать и утвердить пакет внутренних документов:

• Приказ о назначении ответственного лица
• Положение о ведении воинского учёта
• Инструкции для сотрудников
• Формы учётных документов (карточка гражданина — форма № 10)
• Журналы учёта и сверок

3. Встать на учёт в военном комиссариате по месту нахождения фонда. Для этого подаётся Карточка учёта организации по форме № 18 и сведения о гражданах по Приложению № 10.

4. Вести личные карточки (форма № 10) на каждого военнообязанного сотрудника — как в бумажном, так и в электронном виде.

5. Оперативно направлять сведения в военкомат:

• о принятых на работу военнообязанных — в течение 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора;
• об уволенных военнообязанных — в течение 5 рабочих дней;
• о гражданах, выявленных как не состоящих на воинском учёте, — в течение 3 рабочих дней.

6. Уведомлять сотрудников о повестках и обеспечивать возможность явки в военкомат.

7. Ежегодно сдавать отчётность:

• Форма № 18 (Карточка учёта организации) — ежегодно
• Приложение № 6 (Сведения о количестве работников, состоящих на воинском учёте) — ежегодно
• План работы по воинскому учёту — на каждый год

8. Проводить регулярные сверки с данными военного комиссариата.

Штрафы и ответственность в 2026 году

Ответственность за нарушения в сфере воинского учёта для организаций значительно возросла после реформы 2023 года. В 2026 году действуют следующие санкции:

Нарушение	Штраф для должностного лица	Штраф для малого предприятия	Штраф для среднего/крупного предприятия	Статья КоАП РФ
Непредставление списков граждан для постановки на воинский учёт	40 000–50 000 руб.	175 000–200 000 руб.	350 000–400 000 руб.	ст. 21.1
Неуведомление сотрудника о повестке / необеспечение явки	40 000–50 000 руб.	175 000–200 000 руб.	350 000–400 000 руб.	ст. 21.2
Необеспечение явки по мобилизации	60 000–80 000 руб.	—	400 000–500 000 руб.	ст. 19.38 ч.1
Непредставление/опоздание со сведениями для воинского учёта	40 000–50 000 руб.	—	—	ст. 21.4
Непредставление иных сведений об организации	300–500 руб. (физлицо)	—	3 000–5 000 руб.	ст. 19.7

Помимо административной ответственности, нарушения в сфере воинского учёта несут репутационные риски для фонда и его управляющего, а при проверке со стороны Минюста (который осуществляет надзор за некоммерческими организациями) могут стать основанием для внеплановой проверки всей деятельности фонда.

Специфические риски для Личных фондов

Личные фонды имеют ряд организационных особенностей, которые порождают специфические риски в сфере воинского учёта.

Риск 1: Смена кадрового состава после смерти учредителя

После смерти учредителя Личный фонд продолжает деятельность, но устав и условия управления не могут быть изменены. При этом органы управления могут измениться: назначаются новые управляющие, формируются новые попечительские советы. Каждое кадровое изменение обязывает фонд актуализировать данные в военкомате в течение 5 рабочих дней.

Риск 2: Неверная квалификация отношений с управляющим

Управляющий Личного фонда может быть оформлен как по трудовому договору, так и как ИП. Если отношения с ИП-управляющим в действительности имеют признаки трудовых (систематический характер, подчинение внутреннему распорядку, фиксированная оплата), контролирующие органы могут переквалифицировать их в трудовые. Это автоматически влечёт обязанность вести воинский учёт и ответственность за прошлые нарушения.

Риск 3: Малочисленный штат и иллюзия отсутствия обязательств

Типичный Личный фонд имеет 1–3 штатных сотрудника. Руководители таких структур нередко полагают, что при столь малой численности воинский учёт «не нужен» или «никто не проверит». Это заблуждение: закон не устанавливает минимального порога численности для возникновения обязанности. Обязанность возникает при наличии хотя бы одного военнообязанного сотрудника.

Риск 4: Отсутствие специалиста по кадровому делопроизводству

В крупных организациях за воинский учёт отвечает выделенный HR-специалист. В Личном фонде с минимальным штатом этой функцией нередко не занимается никто — или она формально возложена на бухгалтера, не имеющего необходимой квалификации. Между тем ответственность за нарушения несут как должностное лицо, так и сама организация.

Риск 5: Игнорирование цифрового реестра

С мая 2025 года данные о военнообязанных граждан переводятся в Единый реестр воинского учёта. Уведомления о повестках отправляются в личные кабинеты на Госуслугах. Управляющий фондом должен понимать: если сотрудник получил электронную повестку, а фонд не обеспечил его явку в военкомат, — это уже основание для штрафа.

Как снизить нагрузку по воинскому учёту

Существуют три легальные модели, позволяющие Личному фонду минимизировать обязательства в сфере воинского учёта.

Модель 1: Фонд без штатных сотрудников

Обязанность вести воинский учёт возникает только в отношении лиц, оформленных по трудовым договорам. Если Личный фонд осуществляет деятельность исключительно силами:

• управляющего-ИП или управляющей компании (договор ГПХ);
• привлечённых специалистов по договорам ГПХ (юристы, бухгалтеры, консультанты),
• то обязанность по ведению воинского учёта де-факто отсутствует.

Модель 2: Штат без военнообязанных

Если в Личном фонде работают только сотрудники, не подпадающие под воинскую обязанность (например, только женщины, не имеющие военно-учётных специальностей), — фактическая обязанность ведения учёта отсутствует. Этот факт необходимо зафиксировать документально: справка-пояснение с перечнем сотрудников и указанием на отсутствие военнообязанных среди них хранится в документах фонда.

Модель 3: Профессиональное сопровождение

При наличии штатных военнообязанных сотрудников оптимальным решением является передача функций воинского учёта внешним специалистам в рамках консультационного сопровождения. Прямого запрета на привлечение внешних специалистов в законодательстве нет. При этом ответственным за воинский учёт перед военкоматом остаётся должностное лицо самого фонда — функции исполняет привлечённый специалист, но ответственность несёт руководитель.

Пошаговая инструкция: как организовать воинский учёт в Личном фонде

Если в Личном фонде есть (или планируются) штатные военнообязанные сотрудники, необходимо последовательно выполнить следующие шаги.

Шаг 1. Проверьте статус сотрудников.

При приёме на работу любого сотрудника запросите документы воинского учёта (военный билет, приписное свидетельство). Зафиксируйте, подлежит ли данное лицо воинскому учёту.

Шаг 2. Подготовьте организационные документы.

Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учёт. Разработайте Положение о воинском учёте, инструкции для сотрудников и учётные формы.

Шаг 3. Встаньте на учёт в военном комиссариате.

Обратитесь в военкомат по месту нахождения фонда. Представьте проект приказа о назначении ответственного и карточку учёта организации (форма № 18). После согласования вы получите документы о постановке организации на воинский учёт.

Шаг 4. Заведите личные карточки.

На каждого военнообязанного сотрудника оформите карточку гражданина (форма № 10) — как в бумажном, так и в электронном виде.

Шаг 5. Настройте процессы уведомления.

При каждом кадровом движении (приём, увольнение, изменение данных) в течение 5 рабочих дней направляйте уведомление в военкомат.

Шаг 6. Обеспечьте взаимодействие с реестром повесток.

Проверяйте, не поступают ли вашим сотрудникам электронные повестки через реестр «реестрповесток.рф». При получении повестки — незамедлительно уведомьте сотрудника и обеспечьте явку.

Шаг 7. Сдавайте ежегодную отчётность.

Ежегодно представляйте в военкомат Форму № 18, Приложение № 6 и план работы по воинскому учёту.

Кейс: Личный фонд с управляющим по трудовому договору

Ситуация. Учредитель Личного фонда — предприниматель 58 лет — в 2024 году зарегистрировал фонд и принял на работу по трудовому договору профессионального управляющего (мужчина, 45 лет, пребывающий в запасе) и бухгалтера (женщина). Дополнительно привлечено три юридических консультанта по договорам ГПХ.

Обязательства по воинскому учёту. Воинский учёт ведётся только в отношении управляющего-мужчины (как военнообязанного сотрудника по трудовому договору). Бухгалтер-женщина не имеет военно-учётной специальности — под учёт не подпадает. Консультанты по ГПХ — не в периметре воинского учёта фонда.

Что необходимо сделать:

1. Назначить ответственного (в данном случае — сам управляющий или бухгалтер как совместитель).
2. Встать на учёт в военкомате по месту нахождения фонда.
3. Оформить карточку гражданина (форма № 10) на управляющего.
4. Уведомить военкомат о приёме на работу военнообязанного сотрудника в течение 5 рабочих дней.
5. Ежегодно сдавать отчётность.

Вывод. При грамотном выстраивании кадровой модели административная нагрузка по воинскому учёту в типичном Личном фонде минимальна — речь идёт о нескольких документах и регулярных уведомлениях. Главная задача — не игнорировать обязанность, а выстроить простую и надёжную систему.

Кейс: Личный фонд без штатных сотрудников — оптимальная модель

Ситуация. Учредитель — владелица крупного бизнеса — структурировала управление Личным фондом следующим образом: в качестве управляющего привлечена управляющая компания (ООО) по договору ГПХ, бухгалтерские услуги оказывает сторонняя аудиторская компания, юридическое сопровождение — юридическая фирма. Штатных сотрудников нет.

Обязательства по воинскому учёту. Отсутствуют — в фонде нет ни одного лица, оформленного по трудовому договору. Учредитель не является работником фонда.

Рекомендации:

• Оформить справку-пояснение об отсутствии военнообязанных сотрудников и хранить её в деловой документации фонда.
• Ежегодно подтверждать, что кадровая модель не изменилась.
• При привлечении сотрудника по трудовому договору — незамедлительно инициировать постановку на воинский учёт.

Воинский учёт после смерти учредителя

После смерти учредителя Личный фонд по его желанию может продолжать деятельность на прежних условиях. При этом обязанности по воинскому учёту переходят к тому органу или должностному лицу, которое принимает на себя функции единоличного исполнительного органа.

Важно учитывать:

• Реорганизация Личного фонда после смерти учредителя запрещена, за исключением преобразования в общественно полезный фонд.
• Документы о ведении воинского учёта должны сохраняться и передаваться новым управляющим в полном объёме.
• При смене исполнительного органа необходимо уведомить военный комиссариат о назначении нового ответственного за воинский учёт.

Практические рекомендации для управляющих Личными фондами

На основе анализа правоприменительной практики и требований законодательства можно сформулировать следующие рекомендации.

При создании фонда:

• Ещё на этапе проектирования кадровой модели определитесь: будет ли управляющий оформлен по трудовому договору или через ГПД с ИП/управляющей компанией. Последний вариант снимает обязательства по воинскому учёту.
• Заложите в устав возможность привлекать исполнителей по договорам ГПХ — это расширяет гибкость кадрового управления.

При наличии штатных сотрудников:

• Не откладывайте постановку на воинский учёт. Срок для направления сведений в военкомат — 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора. Пропуск этого срока уже является нарушением.
• Используйте электронный формат взаимодействия с военкоматом через Госуслуги — это упрощает процесс и снижает риск нарушения сроков.
• Рассмотрите возможность привлечения профессионального консультанта для сопровождения воинского учёта, что позволит снизить нагрузку на управляющего.

В текущей деятельности:

• Проверяйте наличие военного билета или приписного свидетельства при приёме каждого нового сотрудника-мужчины — это требование закона.
• Следите за уведомлениями на Госуслугах ваших сотрудников, связанными с воинским учётом.
• Храните все документы по воинскому учёту не менее 75 лет (личные карточки) — такой срок хранения установлен нормативными актами.

Часто задаваемые вопросы о воинском учёте в Личных фондах

1. Обязан ли Личный фонд вести воинский учёт?

Да, если у Личного фонда есть сотрудники, оформленные по трудовым договорам, которые являются военнообязанными (призывники и пребывающие в запасе). Личный фонд — это юридическое лицо (НКО унитарного типа), и на него в полном объёме распространяется законодательство о воинском учёте. Исключений для Личных фондов законом не предусмотрено.

2. Учредитель Личного фонда — является ли он сотрудником, на которого нужно вести воинский учёт?

Нет. Учредитель Личного фонда не может входить в состав органов управления (исполнительного органа, попечительского совета) и не является сотрудником фонда. Соответственно, он не является военнообязанным в контексте воинского учёта фонда.

3. Нужно ли вести воинский учёт, если управляющий оформлен как ИП?

Нет, если управляющий — это индивидуальный предприниматель, привлечённый по договору гражданско-правового характера. Воинский учёт ведётся только в отношении сотрудников по трудовым договорам. Однако важно, чтобы отношения с ИП-управляющим не имели признаков трудовых — в противном случае они могут быть переквалифицированы.

4. Какие штрафы грозят Личному фонду за нарушения воинского учёта?

В 2026 году штрафы для организаций составляют: за непредставление списков военнообязанных — от 175 000 до 400 000 руб.; за необеспечение явки сотрудника по повестке — от 175 000 до 400 000 руб.; за необеспечение явки по мобилизации — от 400 000 до 500 000 руб. Размер штрафа зависит от того, является ли фонд малым или средним/крупным предприятием.

5. Что делать, если в Личном фонде нет ни одного военнообязанного сотрудника?

В этом случае фактическая обязанность по ведению воинского учёта отсутствует. Рекомендуется документально зафиксировать данный факт: составить справку-пояснение с перечнем всех сотрудников и указанием на то, что никто из них не является военнообязанным. Это защитит от необоснованных претензий при проверках.

6. Обязан ли Личный фонд вставать на учёт в военкомате, если военнообязанных сотрудников нет?

Формально постановка на воинский учёт в военкомате требуется при наличии военнообязанных сотрудников. Если таковых нет — обязанность не возникает. Тем не менее ряд военкоматов на практике требует направить уведомление об отсутствии военнообязанных в штате. Рекомендуется уточнить позицию территориального военкомата по месту нахождения фонда.

7. Как воинский учёт связан с мобилизацией? Что делать фонду при призыве сотрудника?

При мобилизации или призыве сотрудника по контракту трудовой договор с ним не расторгается, а приостанавливается в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ. За сотрудником сохраняется рабочее место. Фонд обязан: (а) приостановить трудовой договор, (б) уведомить военкомат, (в) внести изменения в систему воинского учёта. При возвращении сотрудника — возобновить трудовой договор, уведомить об этом СФР.

8. Можно ли передать ведение воинского учёта в Личном фонде на аутсорсинг?

Прямого запрета на привлечение внешних специалистов для сопровождения воинского учёта законодательство не содержит. Однако ответственным перед военкоматом остаётся должностное лицо самого фонда — передать ответственность нельзя, можно лишь привлечь компетентных специалистов для сопровождения. Такой подход оправдан для Личных фондов с небольшим штатом: затраты на консультационное сопровождение значительно ниже возможных штрафов.

9. Изменилось ли что-то в воинском учёте в 2025–2026 годах, что особенно важно для Личных фондов?

Да, с мая 2025 года полноценно работает Единый реестр воинского учёта в электронном формате. Теперь повестки могут направляться сотрудникам через Госуслуги, а работодатели обязаны отслеживать их получение и обеспечивать явку. Также сохраняются повышенные штрафы для организаций, введённые в 2023 году. Это делает воинский учёт в Личных фондах вопросом, который нельзя откладывать «на потом».

10. Чем отличается воинский учёт в Личном фонде от воинского учёта в обычной НКО?

Принципиальных различий в требованиях законодательства нет — и обычная НКО, и Личный фонд как разновидность НКО несут одинаковые обязательства по воинскому учёту. Специфика Личных фондов — в их типичной кадровой модели (малочисленный штат или полное отсутствие трудовых договоров), которая при грамотном выстраивании позволяет легально минимизировать или полностью исключить обязательства по воинскому учёту.

Директор ОИЦ ФПН

к.э.н. Д.Г.Плынов

Вам может быть интересно:

 

---

Остались вопросы?

Пишите или звоните: +7 (495) 004-02-10

Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

---