Состав и разбор документов для личного фонда

Личный фонд является новым инструментом для управления российскими активами, который обеспечивает их защиту и эффективное администрирование. По своей структуре он представляет собой некоммерческую организацию с определенными особенностями, что делает необходимым юридическое сопровождение и создание внутренней документации фонда. В этой статье эксперт по юридическому сопровождению НКО Наталья Грунская анализирует, почему так важно правильно организовать внутреннюю документацию личного фонда, какие документы должны быть в ее составе и каковы последствия неполноты документов.  

Содержание

1. Положения органов управления личного фонда
2. Дистанционное и заочное голосование
3. Вознаграждение членам органов управления и руководителю личного фонда
4. Крупные сделки в личном фонде
5. Благотворительность в части договора пожертвования
6. Стратегия управления личным фондом
7. Обязательный аудит фонда
8. Персональные данные в личном фонде
9. Положение о конфиденциальности в деятельности личного фонда

Не так давно в Российской Федерации появилась возможность создания личных фондов, аналогичных зарубежным трастам. Одно из главных отличий российского личного фонда от иностранных трастов в том, что активы, переданные учредителем, становятся собственностью самого фонда. Учредитель не обладает правами на эти активы. Законодательное решение в данном случае последовательное, поскольку права учредителя на имущество прекращаются, и фонд становится полноправным собственником, обладая статусом самостоятельного юридического лица. Это подчеркивает высокую степень изолированности активов — они отделены от личного имущества учредителя.

Внутренние документы личного фонда играют решающую роль в его деятельности. Они обеспечивают прозрачность и регулируют все аспекты управления фондом, что крайне важно для соблюдения законности и открытости его работы. Без четко прописанных правил и процедур управление фондом может стать неорганизованным, а поставленные цели — недостижимыми.

Положения органов управления личного фонда 

Основным элементом внутренней документации личного фонда являются Положения органов управления, которые дополняют устав и условия управления фондом. 

В уставе личного фонда может быть предусмотрено создание высшего коллегиального органа и попечительского совета, в состав которых могут быть включены выгодоприобретатели или сам учредитель. Закон не детализирует полномочия этих органов, за исключением случаев, когда требуется согласование сделок, если это прописано в уставе. Учредитель имеет право самостоятельно определять их функции, стремясь создать сбалансированную и эффективную систему управления фондом.

При жизни учредителя состав органов, их функции и члены определяют и могут внутренние документы, в частности, Положения органов управления, которые утверждаются учредителем согласно уставу и условиям управления. После смерти учредителя формирование и изменение органов фонда осуществляется в соответствии с уставом, условиями управления и ранее утвержденными Положениями. Степень воздействия учредителя на формирование органов может быть различной. Так, он может выбрать гибкий подход или, наоборот, ограничить своё участие в управлении, в зависимости от того, насколько он желает продолжать влиять на процессы.

Дистанционное и заочное голосование

Важность правильного регулирования процесса голосования в рамках личного фонда нельзя недооценивать. Органы управления фонда периодически проводят заседания, и в этой связи возникает необходимость в четком и детализированном порядке проведения дистанционного и заочного голосования. 

Положение о проведении дистанционного голосования и Положение о проведении заочного голосования служат основой, обеспечивающей правовую прозрачность и защиту прав всех членов органов управления, позволяя им ясно осознавать свои обязанности и возможности.

Вышеупомянутые положения определяют ключевые правила и процедуры, которые необходимо соблюдать в процессе голосования. В частности, для заочного голосования требуется наличие бюллетеней или форм/опросников, которые должны быть разосланы участникам по почте. Это условие позволяет каждому участнику выразить свое мнение, даже если он не может присутствовать на заседании. Таким образом, заочное голосование становится доступным инструментом, обеспечивающим вовлеченность всех членов фонда.

Что касается дистанционного голосования, то оно предполагает процесс, схожий с очным голосованием, но осуществляется в онлайн-формате. Члены имеют возможность взаимодействовать друг с другом, обсуждать актуальные вопросы и принимать решения в реальном времени. Ответственный за подсчет голосов фиксирует результаты голосования, учитывая мнения участников, присутствующих в виртуальном пространстве. Это обеспечивает оперативность, актуальность и прозрачность результатов, что особенно важно в современном мире.

Таким образом, наличие Положение о проведении дистанционного голосования и Положение о проведении заочного голосования не только формирует структурированный подход к управлению фонда, но и становится необходимым инструментом для создания открытой среды в фонде.

Вознаграждение членам органов управления и руководителю личного фонда 

Также членам органов управления личного фонда может быть предоставлено вознаграждение. Если член этого органа является сотрудником, выплату производят согласно трудовому законодательству, что квалифицируется как заработная плата. Обычно вознаграждение состоит из фиксированной части и переменной (бонусной).

Для членов органов управления личного фонда, не являющихся его сотрудниками, порядок, форма и размер вознаграждений устанавливаются на основании решения учредителя, устава фонда, условий управления и внутренних регламентирующих документов. В качестве основы для выплат также может быть заключен гражданско-правовой договор между фондом и соответствующим членом органа управления. Вознаграждения могут носить регулярный характер, например, выплачиваться ежемесячно или реже — ежеквартально.

Кроме того, вознаграждение предусмотрено для единоличного исполнительного органа фонда — его руководителя. Важно, чтобы руководитель был оформлен в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, особенно если на руководителя вменяются функции, указанные в статье 15 Трудового кодекса РФ, которая регулирует «трудовые отношения».

Для юридической определенности и упорядоченности управления фондом необходимо заключение трудового договора с руководителем, в котором четко прописаны его должностные обязанности, соответствующие полномочиям, закрепленным в уставе фонда. Также в договоре должны быть оговорены условия оплаты труда, график работы и возможные бонусы. Эти элементы важны для эффективной и прозрачной работы фонда, что способствует его успешному развитию.

Крупные сделки в личном фонде 

В зависимости от состава имущества, передаваемого в фонд, сферы деятельности, состава управляющих органов и других факторов могут быть установлены особые правила для совершения сделок. Эти меры предназначены для предотвращения нецелесообразных или недобросовестных действий со стороны органов фонда. Примером указанных действий может быть риск необоснованной продажи имущества фонда или совершение крупных сделок, противоречащих интересам учредителя или выгодоприобретателей.

Согласно российскому законодательству, сделка считается крупной, если она или несколько связанных между собой сделок связаны с приобретением или продажей активов, стоимость которых составляет 25% или более от общей балансовой стоимости активов организации. Этот показатель определяется на основе бухгалтерского отчета за последнюю отчетную дату.

Вывод: крупные сделки личного фонда требуют особого внимания и соблюдения установленных правил для защиты интересов учредителя и выгодоприобретателей. Для этого разрабатывают внутренний документ, регулирующий процедуру одобрения таких сделок, который обычно называется Положением об одобрении крупных сделок. Этот документ играет ключевую роль в создании безопасной и прозрачной среды для сделок личного фонда, способствуя эффективному и безопасному управлению им.

Благотворительность в части договора пожертвования 

Также в условиях управления личного фонда может быть прописано, что часть дохода от его деятельности предназначена для благотворительных целей. Это может быть финансирование некоммерческих организаций и социальных учреждений. Важно, чтобы такая поддержка осуществлялась в рамках договоров пожертвования, что обеспечивает правовую основу для передачи средств и защиту интересов как фонда, так и благополучателей.

Исходя из этого, договор пожертвования является важным документом для укрепления «доверия» между личным фондом и благополучателями, а также для обеспечения прозрачности и ответственности в передаче и использовании благотворительных средств. Такие меры помогают создать устойчивые контакты с третьими лицами и позволяют личному фонду реализовывать свои благотворительные инициативы.

Стратегия управления личным фондом 

Стоит понимать, что управление личным фондом – сложный и многогранный процесс, который требует не только глубоких знаний в области финансов, экономики, менеджмента, но и четкой стратегии управления. Разработка и реализация стратегии – ключевой аспект для достижения целей и устойчивого развития фонда.

Хорошо продуманная стратегия позволяет личному фонду адаптироваться к новым вызовам и возможностям – в перспективе это долгосрочное развитие, устойчивость фонда и прозрачность его работы. 

Социальные и экономические условия могут меняться быстро, и тогда гибкость стратегии становится особенно важной. Это позволяет личному фонду более эффективно реализовывать свои инициативы, адаптируясь к переменам. Стратегия — это не просто план действий, это путь к корректному управлению, который гарантирует будущее и развитие личного фонда.

Обязательный аудит фонда 

Не менее важными являются внутренние документы личного фонда, которые определяют порядок проведения аудиторских проверок. В соответствии с Федеральным законом «Об аудиторской деятельности», обязательный аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности требуется для организаций с организационно-правовой формой фонда, если сумма поступлений, включая денежные средства, превышает 3 миллиона рублей за год, предшествующий отчетному.

Одним из ключевых внутренних документов является Положение об аудиторской проверке, которое структурирует процесс аудита. 

Персональные данные в личном фонде 

В условиях быстрого развития цифровых технологий корректная обработка персональных данных становится ключевым аспектом работы любого юридического лица, включая личные фонды. Основой для этого процесса является положения Федерального закона «О персональных данных», который устанавливает обязательные правила для защиты и обработки личной информации.

Для работы с персональными данными личному фонду необходимо разработать документы по вопросам обработки и сбора данных. Этот процесс начинается с издания приказа о назначении ответственного лица, которому поручают контроль за соблюдением законодательства. Важно также разработать должностную инструкцию для ответственного, что позволит ему успешно выполнять свои обязанности и защищать права субъектов персональных данных. 

Также согласие на обработку персональных данных, в соответствии со статьей 9 закона № 152-ФЗ, должно быть четким, конкретным и информированным. Особое внимание стоит уделить получению согласия на обработку данных несовершеннолетних. В таких случаях необходимо предварительное письменное согласие от законного представителя — родителя, опекуна или попечителя, если требуется доступ к сведениям, отличным от общедоступных.

Что касается согласия на передачу персональных данных, то оно оформляется отдельно и должно четко содержать список тех данных, которые субъект разрешает передавать. Без такого согласия операторы не имеют права передавать данную информацию. Кроме того, персональные данные могут быть переданы третьим сторонам только с письменного разрешения субъекта, за исключением ситуаций, когда передача необходима случаях, предусмотренных законом.

Разработка внутренних документов, таких как правила обработки и положения о защите персональных данных, поможет определить, какие данные подлежат обработке, сроки их хранения и способы уничтожения. К данным документам дополнительно разрабатывают приказ о назначении ответственного за обработку данных, в котором также указывают обязанности по контролю за защитой личной информации и информированию сотрудников о действующих нормативных актах.

Политика обработки персональных данных для посетителей сайта является определяющим документом, который разъясняет правила сбора, использования и защиты персональных данных пользователей. 

Все описанные меры не только защитят интересы субъектов персональных данных, но и создадут надежную основу в личном фонде для дальнейшего взаимодействия с ними.

Положение о конфиденциальности в деятельности личного фонда 

В августе 2024 года в России был принят новый федеральный закон, который привнес изменения в ряд законодательных актов, касающихся регулирования деятельности личных фондов. Одним из ключевых изменений стал пересмотр положений Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». 

В соответствии с новеллами, следующие данные, содержащиеся в государственных реестрах, стали конфиденциальными:

• решения о создании личных фондов;
• уставные документы;
• информация об учредителях;
• сведения, удостоверяющие личность физических лиц,

Для обеспечения защиты таких данных требуется разработать внутренний документ — Положение о конфиденциальности, который установит правила обращения с конфиденциальной информацией в рамках деятельности фонда. 

Положение о конфиденциальности определяет:

• какие данные считаются конфиденциальными;
• какие условия необходимы для их защиты;
• как должна происходить их обработка.

Корректно проработанное Положение о конфиденциальности станет отличным механизмом защиты данных учредителей, выгодоприобретателей и других сведений, относящихся к личным фондам, помогая минимизировать риски утечки информации в общий доступ.

Юридическое сопровождение и разработка внутренней документации для личного фонда – важными меры для эффективной и устойчивой деятельности фонда. Будьте внимательны к деталям, и вы сможете создать инструмент управления активами, отвечающий интересам как учредителя, так и выгодоприобретателей. Компетентное юридическое оформление обеспечивает правовую защиту и достижение целей личного фонда. Юристы компании «Партнёр НКО» разработают необходимую внутреннюю документацию, ответственно подходя к каждому этапу работы в деятельности личного фонда. Ждем вас! 

---

Остались вопросы?

Пишите или звоните: +7 (495) 005-45-71

Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

---