Открытие личного фонда: первые шаги после регистрации

Создание личного фонда — это важный и ответственный шаг, который выходит за рамки простой юридической процедуры. От правильных действий на старте зависит дальнейшее развитие фонда, его устойчивость и эффективность в управлении капиталом, а также возможность построить личный фонд будущего, способный обеспечить долгосрочные и стратегические цели. Каждый учредитель сталкивается с множеством вопросов: как правильно оформить личный фонд, какую систему налогообложения выбрать, какие документы подготовить, как выстроить финансовый учет и организовать эффективное управление активами. В этой статье мы пошагово разберём ключевые этапы, на которые стоит обратить внимание, чтобы избежать ошибок и заложить прочный фундамент для успешной работы личного фонда.

На фото: руководитель юридической стратегии личных фондов Наталья Грунская и эксперт по управлению активами личных фондов Александр Горячев 

Каждый раздел написан с учётом реального опыта и актуальных требований законодательства, ведь «Партнёр НКО» более 15 лет работает в консалтинговой сфере. Каждый наш специалист досконально разбирается в тонкостях бухгалтерского учёта, налоговом законодательстве и правовых аспектах работы НКО. 

Наша команда берёт на себя полное комплексное сопровождение личных фондов России: от разработки устава, условий управления, последующей государственной регистрации, постановки бухгалтерского учёта и подготовки отчётности до правовой поддержки, и организации внутреннего документооборота. При этом мы не просто решаем текущие задачи, а предотвращаем возможные риски, оптимизируем рабочие процессы и обеспечиваем полное соответствие всем требованиям законодательства.

Разбираемся, с чего именно начать после учреждения личного фонда.

Содержание: 

1. Передача имущества в личный фонд
2. Кейс. От идеи к реализации: история создания личного фонда под руководством «Партнёр НКО»
3. Получение электронной подписи (ЭЦП) для руководителя личного фонда
4. Открытие расчётного счёта личного фонда
5. Составление документов для обработки персональных данных. Уведомление РКН
6. Оформление руководителя личного фонда
7. Разработка внутренних документов личного фонда
8. Налоговое и финансовое планирование личного фонда
9. Отчетность личного фонда
10. Разработка Учетной политики личного фонда
11. Система регулярного мониторинга и контроля личного фонда
12. Включение «Партнёр НКО» в систему корпоративного управления
13. Резюме

Передача имущества в личный фонд

Создание фонда – это лишь первый шаг. В момент государственной регистрации мы имеем «пустую оболочку», юридическое лицо без содержания. Чтобы личный фонд ожил, наполнился смыслом и получил возможность действовать, учредитель должен совершить главное – передать имущество в собственность личного фонда. Именно это имущество становится ядром, вокруг которого строится жизнь и стратегия личного фонда.

Как передать имущество личному фонду

Юридическая основа 

• Гражданский кодекс (ст. 123.20–4) указывает: личный фонд становится собственником имущества, и оно безвозвратно выходит из владения учредителя. Это не временный вклад и не доверительное управление – имущество принадлежит именно личному фонду, и только он распоряжается им в соответствии с уставом, условиями управления и волей учредителя.

Практический взгляд

На практике редко сразу передают весь массив активов. Чаще начинают с наиболее удобного капитала – так личный фонд получает юридическую и финансовую основу для жизни. Более крупные активы – недвижимость, доли бизнеса, ценные бумаги – передают постепенно, после того как будут выстроены юридические и налоговые конструкции.

Вам ответит наш эксперт!

ПОЗВОНИТЬ

Пишите, я онлайн!

Кейс. От идеи к реализации: история создания личного фонда под руководством «Партнёр НКО»

Семья приняла решение о создании личного фонда. Решение структурировать активы и передать управление ими профессиональной команде потребовало тщательной подготовки. Первым шагом после создания стало внесение стартового капитала в размере 100 миллионов рублей.

Компания «Партнёр НКО» взяла на себя роль надёжного проводника в процессе создания и постановки деятельности личного фонда. Эксперты разработали детальную дорожную карту, включающую комплексный аудит, стратегическое планирование и методическую поддержку на каждом этапе реализации проекта.

Шестимесячный период становления личного фонда ознаменовался созданием обширной документации. В рамках финансового блока были разработаны: детальная учётная политика, финансовый план, система регулярной отчётности и организован бухгалтерский учёт.

Особое внимание специалисты уделили правовому обеспечению. Команда подготовила документы для взаимодействия с регуляторами, сформировала пакет документов по работе с персональными данными и разработала локальные нормативные акты в соответствии с ТК РФ.

Основой успешного функционирования личного фонда стали тщательно проработанная внутренняя документация и регламенты. Были созданы положения о конфиденциальности, соглашения о неразглашении информации (NDA), регламенты работы коллегиальных органов и политика информационной безопасности.

Ключевым элементом успешного запуска личного фонда стали еженедельные стратегические планёрки. На этих встречах команда личного фонда под руководством экспертов «Партнёр НКО» получала исчерпывающую информацию по всем аспектам деятельности.

Систематический обмен знаниями позволил:

• Сформировать единое понимание целей и задач.
• Изучить тонкости работы личного фонда с различными активами.
• Освоить лучшие практики управления личным фондом.
• Получить детальные разъяснения по сложным вопросам.

Благодаря этой работе команда личного фонда накопила обширную базу знаний, что позволило минимизировать возможные риски и обеспечить бесперебойную работу всех процессов.
Успешная реализация проекта создала прозрачную систему корпоративного управления с минимизацией правовых и налоговых рисков. Личный фонд получил эффективную структуру управления активами и был полностью готов к масштабированию деятельности.

После успешной подготовки в личный фонд поэтапно передали ключевые активы: объекты недвижимости, транспортные средства и другие ценные активы. Сегодня личный фонд успешно реализует поставленные учредителем цели, эффективно управляя семейным капиталом. 

Получение электронной подписи (ЭЦП) для руководителя личного фонда

Государственная регистрация личного фонда является основополагающим этапом его легитимизации. Однако для реализации полного спектра полномочий и осуществления юридически значимых действий в цифровой среде необходимо получение квалифицированного электронного сертификата – электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).

Что такое ЭЦП 

ЭЦП – электронный аналог собственноручной подписи и печати. С её помощью руководитель личного фонда подтверждает любые юридически значимые действия: от подачи отчётности до подписания договора. Отсутствие ЭЦП существенно ограничивает правоспособность личного фонда, делая невозможным полноценное функционирование в условиях современного цифрового документооборота. 

Для чего нужна ЭЦП

• Отчётность – все юридические лица обязаны сдавать налоговую, статистическую и социальную отчётность в электронном виде.
• Госорганы – ФНС, Роскомнадзор, Росстат, Минэкономразвития и другие ведомства взаимодействуют с юридическими лицами через электронные системы.
• Договоры и внутренние документы – ЭЦП позволяет вести документооборот без бумаги.

Кто получает ЭЦП

ЭЦП оформляют на управляющего (руководителя личного фонда) – единственного лица, которое вправе действовать без доверенности. В ряде случаев можно оформить дополнительные ЭЦП, например, на бухгалтера или доверенное лицо, но для этого потребуется решение учредителя и нотариально оформленная доверенность.

Как получить ЭЦП

Открытие расчётного счёта личного фонда

Расчётный счёт представляет собой фундаментальный элемент финансово-хозяйственной деятельности личного фонда, обеспечивающий реализацию его имущественных прав и исполнение обязательств.

Расчетный счет нужен для: 

• Приёма и учёта взносов или средств, переданных учредителем и третьим лицами.
• Оплаты расходов на уставные цели – будь то выплаты выгодоприобретателям или содержание имущества.
• Уплаты налогов, госпошлин, страховых взносов.
• Взаимодействия с контрагентами: аренда, услуги, поставки.
• Прозрачности: операции через расчётный счёт позволяют формировать отчётность и подтверждать целевое использование средств.

Расчётный счёт выступает ключевым инструментом реализации правоспособности личного фонда, обеспечивающим непрерывность его функционирования в рамках гражданского оборота.

Какие банки работают с личными фондами

На практике чаще всего открывают счета в:

• Сбербанк – традиционный выбор для НКО, но требует тщательной проверки документов, может быть «бюрократичным».
• ВТБ – лоялен к некоммерческим структурам, гибкие тарифы.
• Альфа-Банк – активно работает с личными фондами, предлагает дистанционное обслуживание.
• Тинькофф Банк – удобный онлайн-сервис, но к НКО относятся строже, возможны дополнительные запросы.

Какие документы нужны для открытия расчетного счёта личного фонда

Банк запрашивает стандартный пакет:

1. Устав личного фонда.
2. Условия управления личным фондом.
3. Лист записи о государственной регистрации с открытыми данными на учредителя.
4. ИНН личного фонда.
5. Решение о создании личного фонда.
6. Решение о назначении руководителя (управляющего).
7. Паспорт руководителя.

На практике банк может запросить дополнительные документы, но поддержка в открытии расчётных счетов – важная составляющая комплексного обслуживания клиентов «Партнёр НКО». Мы обеспечиваем эффективное взаимодействие с ведущими банками, упрощая процедуру открытия счетов для наших клиентов.

Кто может открыть расчётный счёт

Открыть расчётный счёт имеет право только управляющий (руководитель личного фонда) как единоличный исполнительный орган. В случае, когда фондом управляет управляющая компания, счёт открывает её руководитель на основании договора и доверенности от фонда.

Составление документов для обработки персональных данных. Уведомление РКН 

Функционирование личного фонда неизбежно сопряжено с взаимодействием различных категорий физических лиц, включая: работников, лиц, входящие в структуру его органов, выгодоприобретателей, контрагентов и т.д. (ФИО, паспортные данные, контактные телефоны и пр.). Любая организация, которая собирает и хранит такие данные, обязана сообщить об этом Роскомнадзору до начала обработки. Основание – ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Что будет, если забыть уведомить:

• для руководителя фонда – штраф от 3 000 до 20 000 руб.;
• для самого фонда – от 30 000 до 150 000 руб.

Когда уведомлять обязательно:

• если личный фонд принимает работников в штат, осуществляет выплаты выгодоприобретателям, обрабатывает контакты подрядчиков;
• если данные могут передаваться третьим лицам, например, бухгалтерии на аутсорсе.

Оформление руководителя личного фонда

Формирование управленческой структуры личного фонда является критически важным этапом его функционирования. После передачи имущества и получения ЭЦП возникает необходимость в оформлении единоличного исполнительного органа, осуществляющего руководство текущей деятельностью личного фонда.

Назначение руководителя личного фонда является фундаментальным элементом в системе корпоративного управления, обеспечивающим эффективное функционирование и реализацию целей личного фонда.

 «Система юридических документов – это каркас, на котором строится вся правовая деятельность организации, обеспечивающий её стабильность и предсказуемость», – Ю.А. Тихомиров, доктор юридических наук.

Разработка внутренних документов личного фонда

После завершения этапа первичной институционализации личного фонда, включающего формирование имущественной базы, получение ЭЦП и оформление единоличного исполнительного органа, наступает критически важный этап разработки внутренней нормативной документации. Это фундаментальный этап в развитии личного фонда, обеспечивающий для его устойчивого функционирования и достижение поставленных целей в строгом соответствии с законодательством и интересами учредителя.

Система внутренних регламентов обеспечивает прозрачность деятельности личного фонда, эффективность управленческих решений, защиту интересов учредителя и целевое использование активов.

Нормативно-правовая база личного фонда включает следующие ключевые документы:

1. Внутренние положения и регламенты.
2. Порядок принятия управленческих решений.
3. Правила документооборота.
4. Стандарты отчётности.
5. Процедуры контроля.

«Юридические документы – это материальная форма выражения правоотношений, без которой невозможно представить современное правовое регулирование», – В.Н. Карташов, доктор юридических наук.  

Налоговое и финансовое планирование личного фонда

У личного фонда есть всего 30 дней, чтобы выбрать систему налогообложения. Ошибка или промедление на этом этапе может повлечь лишние расходы и дополнительные риски.

Для обеспечения устойчивости и прозрачности деятельности личного фонда:

1. Определите систему налогообложения. Выбор оптимальной модели (общая или упрощённая система) зависит от целей и планов личного фонда, характера активов и предстоящей деятельности.
2. Организуйте аудит. Подберите надежную аудиторскую компанию, которая обеспечит проверку отчетности и контроль соблюдения законодательства.
3. Привлеките налогового эксперта. Такой специалист поможет закрыть все вопросы, связанные с финансовым и налоговым учетом, а также выстроить корректную отчетность.
4. Получите консультационную поддержку. Профессиональное сопровождение по вопросам бухгалтерии и финансов позволит снизить риски и сосредоточиться на развитии личного фонда.
5. Разработайте программу стратегического развития. Если деятельность личного фонда предполагает долгосрочные проекты или управление капиталом, заранее подготовьте план развития и инвестиционной политики.
6. Решите вопросы с брокерскими счетами. При необходимости – наладьте учет и сопровождение операций с ценными бумагами.

Грамотное налоговое планирование – это не просто формальная обязанность, а стратегический инструмент, позволяющий личному фонду рационально использовать ресурсы и минимизировать риски.

«Сила налогового планирования — это возможность сохранить то, что принадлежит вам», – Том Уилрайт, один из самых известных инвесторов в недвижимость. 

Отчетность личного фонда

Как только личный фонд начинает функционировать – получать средства от учредителя, расходовать средства, управлять имуществом – наступает время отчитываться перед государством. Это не формальность, а гарантия того, что личный фонд работает четко и прозрачно.

Кому и что сдавать:

• ФНС – налоговая отчётность, подтверждение уставной деятельности, налоги с фонда.
• СФР – если есть работники (даже один управляющий по ТК), необходимо сдавать отчёты по пенсионным и социальным отчислениям.
• Росстат – статистическая отчётность НКО. Форма отчетности зависит от размера фонда и типа деятельности.

Разработка Учетной политики личного фонда

Учётная политика представляет собой совокупность способов ведения бухгалтерского учёта, определяющих методологию и порядок организации учётного процесса в личном фонде. Это фундаментальный документ, определяющий порядок ведения бухгалтерского учёта и обеспечивающим прозрачность финансово-хозяйственной деятельности личного фонда в соответствии с требованиями законодательства и интересами учредителя.

Без учетной политики бухгалтерия и отчётность превращаются в хаос. 

Методологическая основа учётной политики включает в себя: 

• принципы ведения бухгалтерского учёта, 
• способы оценки активов и обязательств, 
• порядок документального оформления операций, 
• методы формирования отчётности.

Учетную политику должна утверждает учредитель личного фонда. Ее закрепляют документально, чтобы при проверках не возникало вопросов. 

Система регулярного мониторинга и контроля личного фонда

В процессе становления деятельности личного фонда одним из ключевых элементов является организация регулярных планёрок, проводимых по утверждённому графику. Так выглядит непрерывный контроль за реализацией поставленных задач и своевременное выявление возможных отклонений от намеченного курса развития организации.

Регулярные совещания важны для оперативного управления проектом. 

Участники встреч:

• определяют приоритетные задачи на предстоящий период, 
• контролируют исполнение ранее поставленных заданий, 
• анализируют эффективность принимаемых решений,
• при необходимости разрабатывают корректирующие меры.

Плюсы планерок:

• гарантия прозрачности всех процессов,
• своевременное выявление потенциальных рисков и оперативная реакция на возникающие сложности. 
• внедрение необходимых инструментов и документации, 
• поддержка высокого уровня дисциплины исполнения.

Контрольные функции в рамках данной системы направлены на 

• проверку соблюдения установленных сроков, 
• оценку качества выполнения работ, 
• мониторинг использования ресурсов,
• контроль соответствия действий органов управления установленным регламентам. 

Данная система регулярного мониторинга, получившая название «Комплексный управленческий контроль», является неотъемлемой частью комплексного сопровождения, предоставляемого «Партнёр НКО». Она гарантирует, что все процессы в организации развиваются в соответствии с утверждённым планом, а органы управления действуют в рамках установленных полномочий и с соблюдением всех необходимых процедур. В итоге личный фонд получает уверенность в развитии проекта в соответствии с намеченным курсом и в своевременном внедрении изменений и нововведений.

Включение «Партнёр НКО» в систему корпоративного управления

В рамках комплексного сопровождения мы предлагаем уникальную возможность включения «Партнёр НКО» в состав коллегиальных надзорных органов личного фонда. Такое решение – дополнительный уровень контроля за деятельностью личного фонда, повышающий эффективность его управления.

Как это происходит

Механизм корпоративного контроля реализуется через наделение «Партнёр НКО» полномочиями в рамках коллегиального органа. Специалисты компании осуществляют постоянный мониторинг деятельности единоличного исполнительного органа, оценивают эффективность принимаемых управленческих решений и следят за соблюдением интересов учредителя личного фонда.

Профессиональный контроль за деятельностью руководителя личного фонда включает в себя комплексный анализ различных аспектов работы организации. «Партнёр НКО» проводит детальную проверку финансово-хозяйственной деятельности, анализируют отчётность, контролируют целевое использование средств и следит за соблюдением требований законодательства.

В чем преимущества такого формата сотрудничества

Происходит независимый профессиональный контроль за деятельностью личного фонда. Специалисты компании объективно оценивают эффективность принимаемых решений и своевременно выявляют потенциальные риски.

Правовая основа участия «Партнёр НКО» в надзорном органе тщательно прорабатывается на этапе формирования документации. Соответствующие положения закрепляются в уставе личного фонда, внутренних регламентах и договорах о предоставлении услуг. Это обеспечивает чёткое определение полномочий и ответственности всех участников процесса.

Процесс взаимодействия строится на принципах прозрачности и эффективности. Мы устанавливаем чёткий порядок принятия решений, определяем периодичность проведения заседаний коллегиального органа, регламентируем процесс подготовки и предоставления отчётности.

Включая «Партнёр НКО» в состав коллегиального надзорного органа, вы создаёте надёжную систему контроля для повышения эффективности управления личным фондом и защиты интересов всех участников корпоративных отношений. Учредитель будет уверен, что его активы находятся под надёжной профессиональной опекой.

Резюме

Старт личного фонда – не просто регистрация, но и последовательное создание инфраструктуры: активы, цифровой ключ, выстроенная система управления и контроля, внутренние правила и отчётность. Только тогда личный фонд превращается из юридической формы в мощный инструмент управления капиталом и реализации целей учредителя.

Доверьте создание и развитие личного фонда экспертам – мы знаем все тонкости процесса и готовы предложить оптимальные решения для вашего бизнеса. Вместе мы избежим типичных ошибок и максимально эффективно организуем работу личного фонда!

Наталья Грунская

Остались вопросы?

Пишите или звоните: +7 (495) 005-45-71

Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО