Электронные или бумажные книжки НКО: что выбрать?

Статья — полный гайд по работе с трудовыми книжками в НКО. Прочитайте статью и узнаете: как работать с трудовыми книжками в бумажном и электронном формате, какие записи вносить в бумажную трудовую и что делать, если новый работник в 2023 году требует оформить ему новую трудовую книжку на бумаге. 

Трудовая книжка- основной документ, в котором есть информация о стаже работника. Несмотря на то, что информация о стаже есть в системе Социального фонда России— СФР и работодатели отчитываются о кадровых мероприятиях в фонд, перешли на электронные трудовые книжки не больше 30 процентов работников.

Из этой статьи узнаете:

1. Для чего нужны трудовые книжки
2. В чем разница между бумажными и электронными трудовыми книжками (ЭТК)
3. Как вести учет ЭТК работодателям НКО 
4. Как хранить бумажные трудовые книжки в НКО
5. Как заполнять приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них
6. Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
7. Какие штрафы грозят работодателю НКО за ошибки в работе с трудовыми книжками 
8. Какие записи вносить в бумажные трудовые книжки работников НКО
9. В каких случаях работнику НКО нужно выдать бумажную трудовую 

Для чего нужны трудовые книжки

Основная информация, которая есть в трудовой книжке о стаже работника. Каждый работодатель последовательно указывает в документе информацию о приеме, постоянных переводах и увольнении работника. Для вас документ — гарант наличия опыта работы, о котором кандидат заявил в резюме и  на собеседовании. Еще из записей в трудовой книжке можно узнать, что кандидат был уволен из-за того, что прогуливал работу, или например пришел на работу пьяным.

При этом, сведения о таких дисциплинарных взысканиях, как замечание и выговор, в трудовые книжки  не вносят. В документе будут записи только об увольнении работника по соответствующим основаниям.  

Для самого сотрудника, данные в трудовой книжке важны при назначении пенсии. 

В бумажной трудовой книжке есть информация об образовании сотрудника. Но к сожалению ее не всегда актуализируют, поэтому в этом вопросе, ориентируйтесь на документы из образовательных учреждений.Также в бумажной трудовой есть раздел «Сведения о награждении». В нем найдете информацию о том, награждали ли сотрудника на прошлых местах работы. 

 

Информация о дисциплинарных взысканиях в трудовой книжке позволяет работодателю узнать  причины увольнений сотрудника с  прошлых работ.

В чем разница между бумажными и электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 1 января 2020 года были введены электронные трудовые книжки (далее  — ЭТК).

ЭТК — электронная трудовая книжка — документ,  в котором есть информация о стаже работы сотрудника. Работодатель ведет электронную трудовую книжку на каждого сотрудника вне зависимости от того, отказался ли работник от бумажной трудовой. Для этого работодатель НКО отчитывается в СФР по форме ЕФС-1. Полная инструкция как работать с кадровыми разделами отчета в 2023 году— в статье.  Задачи работодателя по работе с электронными трудовыми книжками на этом не заканчиваются. Тем, кто перешел на электронный формат трудовых книжек, нужно выдавать справки СТД-Р. 

Форма СТД-Р- это выписка о стаже работы сотрудника у конкретного работодателя. Причем в справке будет вся информация о работе сотрудника в НКО, а не только период с 2020 года.

Есть ее одна форма справки о трудовой деятельности и ее сотрудники получают самостоятельно в личном кабинете СФР, на Госуслугах или лично обратившись в территориальное отделение СФР. Такая справка называется — СТД- СФР. В этой справке информация о стаже работника, которая есть в СФР. Но это не только сведения из отчетов СЗВ-ТД до 2023 года и ЕФС-1 с 2023 года. Дополнительно в справке есть сведения о том, какие периоды ваш сотрудник выполнял задачи на основании договоров ГПХ. Так как в документе периоды работы по трудовому договору и договору ГПХ, не рекомендуем считать стаж сотруднику для оплаты первых трех дней больничного.  

Трудовые книжки на электронном носителе, безусловно, отличаются от трудовых книжек в бумажном формате. 

Назовем преимущества электронных трудовых книжек для работодателей:

1. Во-первых, введение ЭТК — это, прежде всего, минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки, поскольку инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно большое количество. А оштрафовать за ошибки в трудовых книжках, инспектор ГИТ может на сумму до 50 000 рублей. Посмотреть, что именно проверяют в трудовых книжках, как бумажных, так и электронных, можете в чек- листе для трудового инспектора. Узнайте про виды проверок НКО ГИТ в этой публикации.
2. Во-вторых, переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде исключает риск утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, так как сведения для нее хранятся в электронной системе СФР. 
3. В-третьих, электронные трудовые книжки удобно систематизируют сведения о трудовой деятельности, тем более что многие работодатели уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме.
4. В-четвертых, переход на ЭТК — это также снижение издержек на кадровый документооборот. При этом бланки для трудовых и вкладышей покупать в любом случае придется. Ведь даже если сейчас все сотрудники НКО перешли на электронные трудовые книжки, в любой день может прийти новичок, который не готов отказаться от бумажной трудовой, тогда пригодятся вкладыши, если место в самой книжке закончится. Другой вариант — новый сотрудник напишет заявление, что трудовую книжку потерял и потребует завести ему новую. Отказать не имеете права, ст. 65 ТК РФ. Но если ваша НКО для сотрудника первое место работы, бумажную трудовую книжку зависти ему не сможете.
5. В-пятых, трудовые книжки на электронном носителе обеспечивают высокую степень защиты персональных данных ввиду того, что базы защищены и передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Как оформить ЭЦП для НКО, рассказала руководитель юридического отдела, эксперт с высшей компетенцией НКО — Наталья Грунская. Переходите в статью, чтобы узнать подробности.

 Обозначим преимущества использования электронных трудовых книжек для работников.

1. В первую очередь стоит отметить, что после цифровизации трудовых книжек получать сведения о трудовой деятельности стало быстрее. Ранее возникали такие ситуации, в которых получение сведений о трудовой деятельности работника было затруднено при ликвидации организации. Сейчас же при наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, сотрудник сможет запросить в СФР справку по форме СТД-СФР.
2. Второе преимущество —  возможность отслеживать уплату страховых взносов работодателем. Этот процесс станет более удобным при использовании «личного кабинета» на сайте Социального фонда России.
3. Третье преимущество использования электронных трудовых книжек — удобство получения сведений, чтобы оформить визу, загранпаспорт или кредит в банке. Необходимые сведения можно получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в СФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном — заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Можно сделать вывод, что при сравнении с трудовыми книжки в бумажном виде использование электронных трудовых более удобный и современный способ хранения и учета информации о трудовой деятельности работника. Но несмотря на это, формально сохраняется риск того, что данные из системы СФР могут быть утеряны. Именно по этой причине большая часть работников не готовы отказаться от бумажных трудовых книжек. Заставлять персонал переходить на ЭТК- запрещено. Заявление работник должен написать добровольно.

Позвонить

Как вести учет ЭТК работодателям НКО

Рассмотрим подробнее некоторые обязанности работодателя при переходе на электронные трудовые книжки.

Работодатели с 2020 года сдают в Пенсионный фонд России отчет СВЗ-ТД, а с 2023 года отчет ЕФС-1 в СФР. Инструкция по работе с отчетом — в публикации эксперта. 

Один из разделов отчета — выбор работником формата трудовой книжки. В любой момент, сотрудник может перейти с бумажной трудовой на электронную, даже если уже принес заявление о том, что выбирает бумажный формат трудовой. Поменять решение и вернуть вам бумажную трудовую, если выбрал электронную возможности у сотрудника нет. 

Часть отчета с выбором формата трудовой книжки вы не заполняете на тех новичков, которые пришли к вам после после 1 января 2020 года и у них нет стажа. Так как права на бумажную трудовую книжку у них нет, то электронную книжку вы заводите таким сотрудникам без их заявления.

Отчет ЕФС-1 сможете подать, только после того, как сотрудник принесет одно из двух заявлений. О переходе на ЭТК или о выборе бумажной трудовой книжки. На тех, кто выбрал бумажную трудовую, все-равно нужно подавать отчетность в СФР.

Срок, чтобы отчитаться в СФР- до 25 числа месяца, который следует за тем в котором получили от сотрудника заявление. Например, Иванов принес заявление о переходе на ЭТК 10 апреля 2023 года, подать об этом отчет в СФР, нужно до 25 мая 2023 года.

Стоит отметить, что вести учет трудовых книжек на электронном носителе не входит в обязанности работодателя. Ведь необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, собирает и хранит у себя Социальный фонд России. Как провести процедуру выдачи сотруднику бумажной трудовой книжки, узнаете дальше в статье. Но мы рекомендуем вести учет заявлений с выбором формата трудовых книжек. Вносить данные о заявлениях можете в журнал входящей документации или завести отдельный электронный реестр. Справки по форме СТД-Р, которые будете выдавать сотрудникам, которые перешли на ЭТК по их заявлению и при увольнении, регистрируйте в журнале исходящей документации. 

Как организовать кадровый учет в НКО и можно ли вам вести его в упрощенной форме, читайте в статье.

Регистрация документов, которые относятся к ЭТК поможет оперативно выяснить, кто из персонала выбрал определенный формат трудовой книжки. Это важно, так как работодатель не обязан выдавать справки СТД-Р всем работникам по запросу. Дело в том, что такая справка аналог бумажной трудовой и ее получают только те, кто забрал бумажную трудовую и работодателя и у него осталась только ЭТК, письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465.

Далее разберем, какую информацию выгодно включать вам в журнал учета электронных трудовых книжек. В этом журнале можно отразить информацию о:

1. Порядковом номере записи;
2. Ф.И.О. работника;
3. Должности сотрудника;
4. Дате заявления о переходе на ЭТК;
5. Дате, когда работнику выдали бумажную трудовую книжку;
6. Датах выдачи формы СТД-Р;
7. Ф.И.О. и должности сотрудника, ответственного за ЭТК;
8. Подписи работника, которая подтвердит, что справку СТД-Р он получил.

В случае, если вы решили, что журнал будет бумажным, обратите внимание на правила работы с документом:  

1. Первое — это оформление обложки, на которой необходимо указать полное и краткое наименование НКО, название регистра, а также даты начала и окончания журнала;
2. Второе — журнал нужно прошить, также все его  страницы должны быть пронумерованы;
3. Третье — руководитель организации должен заверить журнал своей подписью и печатью НКО;
4. Четвертое — наличие надписи на заднем обороте журнала «Прошито и пронумеровано на __ листах»;
5. Пятое — в журнале учета электронных трудовых книжек не должно быть помарок и исправлений.

Придерживайтесь этих правил при работе с любым регистрационным журналом или книгой.

При этом необходимо отметить, что ведение учета электронных трудовых книжек работодателем не обязателен. При необходимости можете разработать и утвердить удобную форму журнала.

Позвонить

Как хранить бумажные трудовые книжки в НКО

Бумажные трудовые книжки — это документы строгой отчетности. Храните их в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях в которых документы будут в сохранности. Доступ к бумажным трудовым должен быть строго ограничен, п. 41 Порядка  ведения и хранения трудовых книжек утв.Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее — Порядок № 320н. Нельзя, например оставить ключ в сейфе, если дверь в кабинет не закрыта и уйти обедать.  

Бланки трудовых книжек и вкладышей выдавайте сотруднику, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Ответственного нужно назначить приказом по НКО. 

Как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

В некоммерческих организациях должен быть организован учет бланков трудовой книжки и вкладышей в них, а также учет движения трудовых книжек и вкладышей в них, п. 40 Порядка № 320н.

Записи в книгу по учету бланков нужно вносить сразу, как только получите бланки от поставщиков.В книге должны быть указаны серии и номера каждой трудовой и вкладыша. В этом же журнале регистрируйте, кому и на каком основании отдали новый бланк. Например, если специалист по кадрам оформила заявку на новый бланк трудовой книжки, чтобы оформить ее дубликат сотруднику. Также в книге должна быть информация о стоимости бланков.

Все листы в книге пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя НКО и печатью, п. 40-41 Порядка № 320н.

 

  Учет бланков строгой отчетности необходимо вести поштучно, то есть с момента изготовления бланка и до того момента, когда бланк будет израсходован и выдан под отчет на руки.

 

С января 2023 года трудовые книжки и вкладыши в них Гознак выпускает на новых бланках, Порядок,  утв. приказом Минфина от 11.04.2022 № 55н. В новых бланках стало больше разворотов в разделе со сведениями о работе. Теперь их 14 в трудовой книжке и 12 во вкладыше. А вот разворотов раздела в разделе о награждении стало меньше. Теперь их семь в трудовой и пять во вкладыше.

 Унифицированные формы книг и журналов учета бланков книжек стали необязательны после того как начал действовать Порядок № 320н. Получается, что работодатель может самостоятельно разработать бланк документа и предусмотреть в нем те графы и разделы, которые будут нужны организации.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек нужна для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу и при увольнении. Также книга понадобится при оформлении дубликатов, новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Вести учет трудовых книжек и вкладышей должен сотрудник у которого есть доступ к персональным данным работников НКО. Назначить ответственного нужно приказом, п.42 Порядка  320н. В документе должна быть информация и о том, кто отвечает за трудовые книжки, если основной сотрудник отсутствует.ю Например, в отпуске или заболел.

Книгу учета движения трудовых книжек начинают заново только тогда, когда закончится старый журнал. Поэтому если в некоммерческой организации штат небольшой, то одного журнала может хватить организации на длительный срок. 

Хранить книгу учета после того как она закончится будете 50 лет, пп. "в" п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Но если, старая книга учета закончилась до 1 января 2003 года, ее хранить придется 75 лет.

Какие штрафы грозят работодателю НКО за ошибки в работе с трудовыми книжками

За неправильный учет и хранение трудовых книжек НКО и ее должностных лиц, ГИТ может оштрафовать. Так НКО как юридическое лицо заплатит от 30 000 до 50 000 рублей. А должностное лицо, чаще всего руководитель НКО или тот, кто отвечает за трудовые по приказу от 1000 до 5000 рублей.

За повторное нарушение наказание более строгое. Так НКО придется заплатить от 50 000 до 70 000 рублей, а должностное лицо оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицируют на срок до трех лет. ч 1 и 2 статьи 5.27 КоАП.

Какие записи вносить в бумажные трудовые книжки работников НКО

В бумажные трудовые книжки работников НКО вносите сведения о работе и награждении. Если оформляете новую трудовую, вкладыш или дубликат трудовой, заполняйте титульный лист.

Дальше — перечень самых частых записей, которые вы будете вносить в бумажные трудовые книжки своих работников. Все строчки перечня кликабельные. Нажимайте на них и скачивайте образцы записей в трудовые книжки работников НКО. Если в статье нет нужного вам образца, пишите в комментариях и мы оперативно его добавим. 

Записи о работе:

О приеме на работу;

О приеме по внутреннему совместительству;

О приеме по внешнему совместительству;

О переводе;

О временном переводе, который стал постоянным;

О переходе на ЭТК;

Об увольнении по собственному желанию.

В каких случаях работнику НКО нужно выдать бумажную трудовую 

Есть три ситуации в которых вы должны выдать работнику нКО бумажную трудовую книжку. Первая — увольнение. Трудовую нужно выдать сотруднику в его последний рабочий день, ст. 84.1 ТК РФ. Но если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, то трудовую книжку вам нужно выдать ему в последний рабочий день перед отпуском. На дату увольнения не ориентируйтесь, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 №131-О-О.

В случае, если работник не забрал трудовую книжку в свой последний рабочий день, отправьте ему по почте уведомление о необходимости забрать документ. Пересылать трудовую книжку по почте, без письменного заявления работника с такой просьбой и адресом —запрещено.

После того как получили согласие работника, нужно отправить трудовую книжку не позднее трех рабочих дней с даты, когда получили согласие ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ

 

Вторая ситуация, когда работнику нужно отдать бумажную трудовую — если работник оформляет пенсию. Действуйте по правилам из статьи 62 ТК РФ. Получите у работника заявление с просьбой выдать трудовую. Не позже чем через три рабочих дня с даты когда получили заявление, выдайте трудовую. Никакие дополнительные записи в нее вносить не нужно. Если добавили в книгу учета движения трудовых графу с указанием причины, по которой сотрудник получил трудовую, попросите сотрудника расписаться за документ. Работаете с привычной формой книги учета, возьмите с сотрудника расписку о том, что документ он получил и обязуется вернуть не позднее чем через три рабочих дня с даты, когда получит ее в СФР.

Третья ситуация — когда сотрудник перешел на ЭТК. Внесите записи в бумажную трудовую работника. Образец есть в статье выше. 

Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

В графе 13 книги учета движения трудовых книжек сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». После этой записи сотрудник должен поставить подпись, письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150. Но внести такую запись в достаточно узкую графу книги учета затруднительно. Поэтому рекомендуем поставить сноску с цифрой, а внизу под табличной частью книги написать расшифровку.

Не задерживайте трудовые книжки сотрудников, ведь работодатель несет административную и материальную ответственность при процедуре выдачи трудовой книжки. Например, работник может потребовать от работодателя возместить материальный ущерб за весь срок задержки выдачи трудовой книжки в соответствии со ст. 234 ТК РФ, если работник без трудовой книжки, которая не была выдана работодателем, не смог устроиться на работу.

Однако работодатель может быть освобожден от ответственности в случае, если работник отказался от получения или не явился за трудовой книжкой. В таком случае работодатель хранит трудовую книжку до востребования.

---

Остались вопросы?

Пишите или звоните!

8 (495) 003-45-71 (МСК), 8 (812) 629-00-03 (СПБ), 8 (800) 100-60-71 (по России).

Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

---

Вам также может быть интересно:

• Какую форму выбрать: ООО или НКО?
• Устав НКО 2023
• Регистрация НКО 2023