Проведение собрания в НКО онлайн: какой формат выбрать
Общее собрание в некоммерческих организациях может проводиться в двух формах: очной и заочной (онлайн). В некоторых ситуациях очную организовать невозможно, но необходимость общего собрания есть, поэтому проводятся собрания НКО в удаленном формате.
Это означает, что принимать участие в заседании общего собрания теперь можно как лично, в месте проведения заседания, так и дистанционно. Но как это организовать? В рамках статьи будут разобраны следующие моменты:
- Виды собрания в НКО: очное и заочное
- Разница очного и заочного голосования
- Проведение собрания в НКО онлайн
- Необходимо ли внести в Устав возможность проведения онлайн-встречи в НКО
- 7 условий проведения онлайн-собраний НКО
Виды собрания в НКО: очное и заочное
Выбор очной формы проведения заседания привычен и удобен: все участники лично присутствуют в месте проведения и обговаривают вынесенные на повестку дня вопросы. Однако не всегда лично присутствовать предоставляется возможным, и потому с июля 2021 года появилась возможность дистанционной организации собраний с помощью электронных ресурсов, чтобы голосования и обсуждения проходили в удобном формате.
К слову, вынесенное в ходе голосования решения собрания считается принятым, если за него проголосовало большинство участников собрания. При этом участвовать в самом заседании должно не меньше половины (50%) участников.
Проведение заседания необязательно: с помощью заочного голосования можно отправить голоса пакетом документов (тоже не меньше 50% голосов от общего числа членов организации). Решение будет принято, если за него из участников проголосовало большинство.
Законом, единогласным решением участников организации или уставом юридического лица может быть предусмотрено совмещение очного и заочного голосования.
- Важно заверить итоги очного голосования и результаты заочного подтверждающим итоги протоколом.
В протоколе важно отразить:
- Дату, время и место проведения заседания;
- Способ дистанционного участия в нем;
- Дату, до которой принимали документы о заочном голосовании, и способ их отправки;
- Данные об участниках заседания и (или) отправителях документов;
- Результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
- Сведения о тех, кто по поручению подсчитывал голоса;
- Информация о тех, кто голосовал против принятия решения и потребовал внести запись об этом в протокол;
- Данные о ходе заседания или голосования, если участник потребовал внести их в протокол;
- Сведения о тех, кто подписал протокол.
Этот список реквизитов протокола является общим не только для протоколов очного собрания, но и подходит для заочного голосования.
Кроме того, если собранием используется «смешанный» формат, то есть если какая-то часть участников, например, присутствует очно физически, а какая-то нет (присутствует онлайн), то надо указать место, где физически присутствовали некоторые участники, отметив способ дистанционного участия остальных.
Письменная форма — важная особенность протокола. Его можно создать в том числе и в электронном формате. Протокол составляется в письменной форме.
Подписывает протокол председательствующий и секретарь заседания. Если голосование осуществлялось в заочной форме — все подписывается лицами, считавшими голоса или зафиксировавшими его результат. Не исключено, что возможен и альтернативный способ подтверждения решений, например, уставом или единогласным решением участников.
Разница очного и заочного голосования
Высший орган управления НКО обладает исключительной компетенцией. К таким вопросам согласно ст. 29 Закона о некоммерческих организациях относятся:
- Изменение устава;
- Образование органов некоммерческой организации и досрочное прекращение их полномочий;
- Принятие решений о создании некоммерческой организацией других юридических лиц;
- Принятие решений о реорганизации и ликвидации организации и другие.
Поэтому основная разница между очным и заочным видами голосования заключается в том, что вопросы исключительной компетенции высшего органа управления организацией выносятся только на очное голосование, по остальным вопросам можно проголосовать заочно.
Потребность в использовании онлайн-формата заседаний возникла давно. Так, еще в 2011 году были предприняты попытки самостоятельного использования электронных систем участниками различных организаций. Образовалась судебная практика в этой части. Иногда суды даже отклоняли доводы истцов, участвовавших дистанционно в собрании членов НКО и выражавшим несогласие с принятыми решениями, принятыми на них, о том, что возможность участия в собрании участников в режиме видеоконференции (распространено было использование программы Skype) не предусмотрена законом.
Суды поддерживали такой формат организации заседаний. Дистанционный формат проведения собраний, к слову, и законом не запрещен: он, наоборот, является прогрессивным и своей работой увеличивает возможности бизнес-коммуникаций. Кроме того, проведение собрания становится более экономным с финансовой точки зрения и более оперативно. Это наиболее важно в случаях неотложности принятия срочных корпоративных решений.
Однако стоит отметить, что суды принимали во внимание и выясняли, не повлияла ли такая форма участия в собрании на возможность выражения воли заявителей и ее отражения в соответствующих протоколах.
Пандемия вновь продиктовала востребованность новых цифровых технологий, которые бы существенно расширили возможности дистанционного участия в сфере деятельности гражданско-правовых сообществ. Соответственно, созрела потреюность в законодательной фиксации всех нововведений.
Очное собрание НКО онлайн
Источник, с которого участники подключаются к собранию, не так важен: присутствовать можно с помощью мобильных телефонов, планшетов, ноутбуков и других средств связи. Но так было не всегда.
В ГК РФ имеется ст. 181.2, которая уже была упомянута ранее. В 2021 году в указанную статью внесли изменения. Теперь члены организации могут участвовать в заседании дистанционно, с помощью электронных либо иных технических средств.
Для посещения могут использоваться любые способы, допускающие использование дистанционного формата. Самое главное, чтобы они позволяли верно определить лицо, принимающее участие в заседании. Отсюда следует, что и программное обеспечение должно предусматривать возможность аудиовизуальной идентификации участника собрания. Поэтому такие программы, как Skype, Zoom, Teams и т. д., вполне подходят для проведения дистанционных заседаний.
Важно, чтобы связь позволяла определить достоверно участника заседания. Предположительно, можно использовать специализированные приложения и сервисы, созданные специально для организации юридически значимых собраний. Данные сервисы вполне могут предусматривать использование ЭЦП или подтверждать подключение определенным кодом. Голосование, например, может осуществляться нажатием кнопки в приложении и тому подобное.
Для участвующих в заседании лиц не должно быть препятствий с присоединением к заседанию. Участники должны лично участвовать в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать ним. Каждый из участников заседания должен иметь техническую возможность высказать свое мнение (при его наличии) в процессе обсуждения каждого вопроса повестки дня заседания.
Необходимо ли внести в устав возможность проведения онлайн-встречи в НКО?
Для организации удаленного собрания важно отразить эту возможность в уставе или единогласным решением участников организации. Так, в уставах можно закрепить:
- Случаи дистанционного проведения собрания;
- Способы, позволяющие достоверно определить участвующее в заседании лицо (например, предъявление на камеру паспорта и т. д.);
- Электронные и технические средства, с помощью которых будет проводиться дистанционное собрание.
В протоколе собрания обязательно указывается способ дистанционного участия, если такой формат использовался на заседании. Например, это могут быть YouTube, Zoom, Skype, Discord и другие площадки для онлайн-трансляций.
Ранее нормы статьи не предусматривали возможность участвовать в собраниях в таком формате. Для участия в заседании требовалось физическое присутствие в помещении, где проводится заседание. На практике складывалась такая ситуация, что если участие в собрании происходило в онлайн режиме, с использованием видеосвязи, например, то такие заседания не считались проведенными очно. Зачастую их рассматривали как проведенные с нарушением требований законодательства. Вследствие этого, возникло много вопросов о том, законны или нет принятые такими собраниями решения.
Получается, очная форма предполагает активное участие в собрании. Поэтому в случае, когда лицам предоставлена возможность выступить самим, выслушать других участников и, разумеется, проголосовать, можно говорить об очной форме их участия.
- Возможность определения участника собрания также является безусловным доказательством очного присутствия лица на собрании, принятия участия в нем. Вполне очевидно для всех, что в собрании участвует реальное лицо.
Условия о достоверной идентификации участников и надлежащим образом выраженной ими воле, а именно — непосредственном участии в обсуждении вопросов повестки дня и голосовании, законом оговариваются не просто так. Это делается для того, чтобы в последующем не появлялись вопросы о том, является ли достоверным голосование, проведенное при дистанционном участии в собрании лиц.
При необходимости корректировки содержания, в устав НКО возможно внести изменения. которые позволят отразить текущую ситуацию и, например, позволят проводить дистанционные собрания, если раньше их возможность не была прописана.
7 правил онлайн-собраний НКО
Предлагаем вам, чтобы закрепить информацию, просмотреть семь правил, без которых проведение онлайн-собрание в НКО не будет возможным:
- Используемый способ дистанционного участия должен позволять идентифицировать, т.е. достоверно установить, лицо, принимающее участие в заседании (должна предусматриваться возможность аудиовизуальной идентификации участника собрания, а качество связи должно быть высоким во всех проявлениях);
- Отсутствие технических препятствий для участия лица в обсуждении вопросов повестки дня и голосования;
- Важно заранее предусмотреть возможность проведения дистанционного собрания в уставе или единогласным решением участников организации;
- Если для проведения заседания используется формат дистанционного участия, то он в обязательном порядке указывается в протоколе собрания;
- Идентификатором могут являться имя пользователя и пароль лица;
- Дистанционный формат участия в собрании приравнивается к очной форме участия;
- Решения, принятые на собрании, проведенном в онлайн режиме, именуются как «принятые путем голосования на очном заседании собрания».
Возможность признания собрания, проведенного с использованием информационных и коммуникационных технологий, может именоваться очным при условии обеспечения идентификации его участников, подтверждает Минюст России. Решения, принятые на таком собрании, именуются как «принятые путем голосования на очном заседании собрания».
Поскольку нововведения только еще начинают приспосабливаться к реальности, то практика их распространения крайне невелика. Минюст России по этой же причине пока не дает никаких комментариев.
Остались вопросы?
Пишите или звоните!
8 (495) 003-45-71 (МСК), 8 (812) 629-00-03 (СПБ), 8 (800) 100-60-71 (по России).
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.
Вам также может быть интересно:
