Облачная (виртуальная) касса в НКО
Созданная российской компанией «Атол» в 2018 году облачная онлайн-касса, дающая возможность фиксировать сделки с покупателями -физлицами и направлять последним чеки онлайн на электронную почту без применения физических кассовых аппаратов, всё чаще применяется не только предпринимателями, но и некоммерческими организациями при осуществлении ими предпринимательской деятельности. Рассмотрим, что представляет собой облачная касса, опишем принципы и параметры её работы, процесс подключения.
Облачная (виртуальная) касса – это цифровой инструмент, обеспечивающий возможность фиксации сделок организации с физическими и юридическими лицами при расчетах за товары и услуги и позволяющий автоматический направлять сведения в ФНС, а также электронные чеки на электронную почту покупателю. При этом платежи могут быть как наличными, так и электронными.
Облачная касса – незаменимый помощник бухгалтера! В отличие от обычных физических кассовых аппаратов и онлайн-касс, облачная касса не размещается непосредственно в «месте продажи товара или услуги». Она располагаться на удалённых серверах, расположенных в так называемых, дата–центрах. Доступ к ней осуществляется с компьютера либо с приложения на смартфоне. Передача информации осуществляется через сеть-Интернет, как и при использовании обычной онлайн-кассы.
Облачную (виртуальную) кассу часто путают с так называемой онлайн–кассой – физической кассой, которая направляет сведения оператору фискальных данных (ОФД) и ФНС через сеть-Интернет и выдаёт бумажный чек покупателю.
Кассы являются обязательными к применению в Российской Федерации. Напомним, что в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации» в редакции от 24 июня 2025 кассовые аппараты обязаны применять все без исключения хозяйствующие субъекты (включая ИП) и некоммерческие организации при осуществлении ими расчётов наличностью и электронными платежами.
Электронные платежи – это один из видов безналичных расчётов, осуществляемых при помощи банковских карт, системы быстрых платежей (СБП), электронных кошельков и других инструментов.
Не путать с собственно безналичными расчётами между юридическими лицами «со счёта на счёт» при помощи платёжных поручений. В этом случае выдача чеков и наличие кассы не требуются!
Также наличие кассы и выдача чеков не требуется самозанятым применяющих специальный режим НПД (налог на профессиональный доход).
За нарушения положений №54-ФЗ для некоммерческих организаций и других субъектов предусмотрена административная ответственность по статье 14.5 КоАП РФ: от 70% до 100% размера суммы по расчету, осуществленному без применения кассы, но не менее 30 000 рублей.
Некоммерческая организация обязана применять кассу и «пробивать» чеки при любых так называемых коммерческих поступлениях денежных средств в организацию от физических и юридических лиц (за исключением безналичных расчётов организаций «со счёта на счёт»). Перечень видов коммерческой деятельности, когда организации, в том числе некоммерческой, можно работать без кассы, прописан в статье № 2 ФЗ №54-ФЗ. При пожертвованиях, благотворительных взносах, членских и добровольных взносах использовать кассу не требуется!
Как работает облачная касса
- Покупатель оплачивает покупку товара или услуги онлайн (карта, СБП, эл. кошелёк и пр.) или наличными деньгами. Если покупка осуществляется не через интернет-магазин, продавцу необходимо зафиксировать факт оплаты покупки в приложении на смартфоне;
- Облачная касса, расположенная в дата-центре провайдера, получает информацию о платеже и направляет её оператору фискальных данных (ОФД) а также формирует электронный чек и направляет его покупателю (либо по электронной почте, либо по SMS);
- ОФД получает информацию о чеке от облачной кассы и передаёт её в Федеральную налоговую службу (ФНС). Сведения о сделки сохраняются в фискальном накопителе облачной кассы, обеспечивая их сохранность.
ВАЖНО! Облачную кассу нельзя использовать в так называемых стационарных точках офлайн-торговли (стационарные магазины всех форматов, супермаркеты, автосалоны, рестораны, столовые, кафе, бары, автосервисы, частные медицинские учреждения, ветклиники, склады, билетные кассы, офисы, ПВЗ и пр.). В данном случае необходима обычная или онлайн-касса, способная «пробить» бумажный чек.
| Облачные кассы | Характеристики |
| Orange Data | аренда в дата-центре: вы подключаете интернет-магазин или сервис, а чеки автоматически формируются и уходят через ОФД в ФНС. Провайдер работает с разными отраслями – от e-commerce до такси и ЖКХ, предоставляет личный кабинет и интеграции по API. Отдельно отмечают размещение в ЦОД уровня Tier III и дистанционное подключение – удобно, если не хотите возиться с железом и регистрацией на месте. Подходит, когда нужна «невидимая» касса, которая просто и стабильно фискализирует онлайн-платежи; |
| АТОЛ Онлайн | облачная касса «живет» в дата-центре, не печатает бумажные чеки, а рассылает электронные и передает данные в ФНС. Провайдер подробно объясняет, чем такой формат отличается от обычной ККТ, дает личный кабинет, документацию и сценарии для интернет-сервисов и магазинов. Плюс – экосистема материалов и инструкций по подключению и регистрации, что облегчает запуск без визита в инспекцию. Хороший вариант, если нужна поддержка «под ключ» и много готовых интеграций; |
| КОМТЕТ Касса | ставка на быстрый старт: обещают запуск за ~60 минут при наличии ЭЦП, помогают зарегистрировать онлайн-ККТ в ФНС, активируют ОФД и сразу включают отправку чеков. Есть готовые модули для популярных CMS и платежных систем, чтобы не писать интеграцию с нуля. Сервис держит фокус на e-commerce и курьерке: личный кабинет, история чеков и контроль смен делают рутину проще. Подходит, когда важны скорость, «безболезненная» интеграция и понятный процессинг чеков; |
| Ferma (OFD.ru) | сервис аренды облачных касс от оператора фискальных данных OFD.ru. Услуга ориентирована на интернет-продажи, вендинг, курьеров; поддерживает актуальные форматы ФФД, включает передачу чеков в ФНС и работу с маркировкой в «Честном знаке». В пакете – круглосуточная поддержка, авторегистрация через личный кабинет и интеграции с десятками сервисов. Подходит тем, кто хочет держать кассу и ОФД в одном контуре и минимизировать число подрядчиков; |
| CloudKassir (CloudPayments) | облачная касса для фискализации безналичных онлайн-платежей без покупки физического аппарата: сервис размещен в ЦОД, работает круглосуточно, формирует и отправляет электронные чеки и в ФНС, и покупателю. Есть личный кабинет для ручных операций и готовые модули/API для CMS, CRM и сайтов, а также сценарии «оплата по ссылке» и возвраты. Практично для интернет-проектов, где эквайринг уже подключен или планируется связка с CloudPayments; |
| «Цифровая касса» Эвотор | решение без экрана и принтера, расположенное в дата-центре Эвотора: вы управляете им через личный кабинет, а чеки автоматически уходят покупателю и в ФНС. Решение соответствует требованиям ФНС, интегрируется в экосистему Эвотор и партнеров, а банки-партнеры подчеркивают автоматическую отправку чеков и включенный ОФД. Выбор для тех, кто уже пользуется продуктами Эвотор или хочет единый стек с поддержкой 24/7; |
| БИФИТ Касса | сервис облачной фискализации для интернет-магазинов, доставки и транспорта: аренда ККТ в облаке, ОФД на первый год, замена ФН и телефонная поддержка. Можно подключить свою кассу к облаку, если хотите объединить офлайн и онлайн в одном контуре. Для e-commerce есть готовые приложения и интеграции, электронные чеки отправляются клиенту на e-mail/SMS, что упрощает соответствие 54-ФЗ без покупки оборудования; |
| Kit Online | «ферма онлайн-касс» с ориентацией на устойчивость и подменяемость: в аренду предоставляют собственные ККТ, размещают их в ЦОД, помогают с регистрацией и даже с выпуском квалифицированной подписи при необходимости. Решение рассчитано на интернет-магазины, курьеров, транспорт, вендинг и компании, принимающие платежи в сети. Уместно, когда нужна масштабируемая облачная инфраструктура с личным кабинетом и типовыми интеграциями; |
| Первый ОФД | кассы размещают в дата-центрах уровня Tier III, регистрация в ФНС выполняется прямо из личного кабинета, фискальный накопитель устанавливают и меняют в составе сервиса. Включена передача чеков в ФНС и покупателю, есть API, круглосуточное обслуживание и поддержка маркировки «Честный знак». Подходит, если хотите одну точку входа «ОФД + облачная касса» и минимальное количество ручных операций при масштабировании; |
| е-ОФД | официальный оператор ФНС предлагает аренду для интернет-магазинов и курьеров, плюс мобильные инструменты. Сервис закрывает передачу данных по 54-ФЗ, хранение и работу с чеками через личный кабинет; фокус – простое подключение и базовые онлайн-сценарии без физического оборудования. Подходит малому бизнесу и проектным запускам, когда важно быстро выполнить требования закона и начать работу. |
Об онлайн-кассах подробно читайте в нашей статье: Касса в НКО
То есть в стационарных точках офлайн торговли, согласно ФЗ №54, покупателю необходимо «пробивать» бумажные кассовые чеки при помощи обычной кассы. При помощи облачной кассы это делать не допускается!
Во всех же остальных случаях в соответствии с п.п. 5.1, 5.6, 5.8, 5.9, 5.10 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ использовать облачную кассу и заменять ею обычную онлайн кассу разрешается:
- интернет-магазины;
- оплата покупок в различных онлайн-сервисах и приложениях;
- продажа в передвижных и мобильных торговых точках;
- продажа в автолавках;
- предоставление услуг на везде;
- клининг;
- курьерская доставка;
- пассажирские перевозки;
- продажа онлайн-курсов;
- вендинговая торговля и пр.
Как подключить облачную кассу
- Выбрать оператора кассы. Сегодня на рынке действует десятки предложений: «Атол Онлайн», «1С-Рарус», «Эвотор», «Комитет Касса», «Orange Data», «PayKassa» и др. Оцените возможности предлагаемых вариантов. Обратите внимание на условия технической поддержки. У многих операторов с ней «проблема»;
- Зарегистрируйтесь на сайте выбранного оператора. Создайте личный кабинет организации, указав реквизиты НКО, и выберите ваш тарифный план. Не забудьте про дополнительные опции (фискальный накопитель, ОФД и пр.) и возможность интеграции кассы с другими сервисами и платформами (например, 1С);
- Получите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она будет необходима для регистрации вашей кассы в ФНС. Ее можно оформить у самого оператора за дополнительную плату;
- Заключите договор с оператором фискальных данных с ОФД. ОФД – это своеобразный «посредник» между вами и ФНС. ОФД принимать чеки и направляет их в ФНС. Сегодня также существует десятки предложений: «Платформа ОФД», «Первый ОФД», «Такском», «Тензор», «СКБ Контур», «Ярус», «Калуга Астрал» и многие др. Это также можно сделать прямо через сайт оператора кассы;
- Зарегистрируйте кассу в ФНС. С помощью полученной УКЭП зарегистрируйте кассу в налоговой по месту регистрации НКО. Это можно сделать дистанционно на сайте ФНС. После регистрации вы получите ваш регистрационный № облачной кассы (РН ККТ);
- Активируйте кассу. Скачайте мобильное приложение оператора кассы и активируйте её при помощи полученного РН ККТ.
Всё, кассой можно пользоваться! Протестируйте её, проведя пробный платёж, чтобы убедиться, что данные передаются в ОФД и ФНС, а электронные чеки формируются корректно и отправляются покупателям. После этого ваша облачная касса полностью готова к полноценной работе. Инструкцию по работе с облачной кассой о том, как ей пользоваться, предоставляет оператор. Ничего сложного там нет!
Облачную кассу можно интегрировать с различными электронными сервисами и платформами (CRM, 1С и пр.). Кроме того, её можно интегрировать с вашим интернет-магазином, если он у вас есть.
Остались вопросы?
Пишите или звоните: +7 (495) 003-45-71
Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.
Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО
Подпишитесь на свежие новости НКО Будьте вкурсе важных событий в сфере НКО.
