Финансы в Некоммерческом секторе: практические рекомендации
Рассмотри важный вопрос: Нужно ли вести бухгалтерский учет, финансовую отчетность и проводить аудит некоммерческим организациям? Чаще всего люди представляют себе НКО как группу людей, работающих на энтузиазме в свободное от основной работы время и имеют в связи с этим неверное суждение о важности финансовой составляющей. Утверждения о том, что некоммерческий сектор "не про деньги" и что "деньги получают и ведут учет только коммерческие компании" в корне неверны. НКО так же важны для общества, как и коммерческие компании, и эффективное управление их финансами критически необходимо для их устойчивости и способности выполнять свои миссии.
Давайте разберем несколько ключевых аспектов.
1.Финансовая составляющая в НКО
Хотя основной целью НКО не является получение прибыли, это не означает, что деньги и финансовое управление не играют важной роли. Финансовые ресурсы необходимы для выполнения множества ключевых задач, которые стоят перед НКО. Вот несколько аспектов:
- Выполнение основных целей: без финансовой поддержки невозможно реализовать социальные, экологические, образовательные и другие проекты, которые являются основой деятельности НКО.
- Выплата заработной платы сотрудникам: хотя многие НКО полагаются на волонтеров, для эффективного управления и реализации проектов необходимы профессионалы, которым нужно выплачивать заработную плату.
- Административные расходы: это включает в себя аренду офисов, покупку оборудования, оплату коммунальных услуг и другие текущие расходы, которые необходимы для поддержания работы организации.
- Привлечение дополнительных средств: финансовое планирование и грамотное управление ресурсами помогают НКО привлекать дополнительные гранты, пожертвования и другие формы финансирования.
О финансовой устойчивости НКО читайте в материале
2. Значение финансового управления
Четкое понимание и управление финансовой составляющей критически важны для устойчивого функционирования НКО. Вот почему:
- Прозрачность и отчетность: НКО должны демонстрировать прозрачность в использовании средств, чтобы заслужить доверие жертвователей, грантодателей и общественности. Это включает в себя ведение четкой бухгалтерии, регулярные отчеты и аудиты.
- Эффективное использование ресурсов: Грамотное финансовое управление позволяет максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы, направляя их на достижение поставленных целей и минимизируя потери.
- Стратегическое планирование: Финансовое планирование помогает НКО разрабатывать долгосрочные стратегии, оценивать риски и возможности, а также обеспечивать устойчивость своей деятельности.
- Соблюдение законодательных требований: НКО обязаны соблюдать определенные требования по ведению учета, установленные законодательством и отслеживаемые контролирующими органами (Статистика, ИФНС, СФР и Минюст). Неправильное ведение учета может привести к юридическим последствиям и потере статуса некоммерческой организации.
3. Учет и аудит в НКО: ошибки учета
Учет и аудит в НКО действительно играют ключевую роль в экономической и финансовой безопасности. Во время аудита мы часто сталкиваемся с большим количеством ошибок.
Рассмотрим самые распространенные:
Несдача отчетности в контролирующие органы
Каждая некоммерческая организация сдает от 40 отчетов в течение отчетного года в контролирующие органы. Почти каждая НКО имеет не только ежегодные и ежеквартальные отчеты, но и ежемесячные. Из-за недостаточной квалификации бухгалтера отчеты не подаются вовремя или вовсе не сдаются. Это приводит к штрафам и пени за просрочку, что негативно влияет на финансовое состояние организации и её репутацию.
Неправильное ведение учета
А) Отсутствие раздельного учета
Некоммерческая организация, занимаясь своей благотворительной и некоммерческой деятельностью, может вести деятельность, приносящую доход, для выполнения основных целей ее создания. В связи с этим необходимо разделять коммерческую деятельность от некоммерческих проектов. Кроме того по законодательству необходимо вести раздельный учет доходов и расходов по каждому виду деятельности. Несоблюдение этого правила приводит к проблемам с налогообложением и затрудняет контроль за целевым использованием средств.
Б) Неправильное отражение поступлений от некоммерческой деятельности
Например, организация получила пожертвования на проведение благотворительной акции. Но в основании платежа жертвователи отразили другую информацию, например «Оплата по счету…», или «Оплата за проведение мероприятия», возможно основание просто оставили пустым. Все эти оплаты Налоговая инспекция может переквалифицировать в коммерческую деятельность и попросить вас объяснить почему данные поступления не попали в налогооблагаемую базу. Если не сможем доказать, что это пожертвования – придется оплатить налоги.
Поэтому важно сразу писать правильные основания платежа, если поступления в некоммерческий сфере, то лучше указывать следующие основания: «пожертвования на уставную деятельность», «пожертвование в рамках программы…», «взносы на уставную деятельность», «членские взносы» - в организациях, основанных на членских взносах. Важно в основании платежа отразить что поступление именно в рамках некоммерческой деятельности.
В) Ошибки в расчете налога
В результате неправильного учета поступлений и расходов на благотворительные программы, организация неправильно рассчитывает налог на прибыль. Это приводит к недоплате налогов и возможным штрафным санкциям со стороны налоговых органов, а также переплате.
В практике работы с некоммерческими организациями (НКО) часто возникают ситуации, требующие особого внимания и глубокого знания налогового законодательства. Один из недавних случаев ярко иллюстрирует важность правильного подхода к учету и налогообложению.
Ситуация. Наш клиент по аудиту, общероссийская общественная организация, получает все поступления на расчетный счет в виде пожертвований или займов от руководителя. Организация применяет упрощенную систему налогообложения «Доходы – расходы» (УСН 15%). Бухгалтер, которая вела учет этой организации, ранее работала исключительно в коммерческих компаниях и не была до конца уверена в особенностях налогообложения НКО.
Бухгалтер слышала, что с некоммерческих поступлений налоги не взимаются, но не могла поверить в такую возможность полностью. Поэтому она приняла решение начислить налоги на расходы, которые, по её мнению, не имели прямого отношения к деятельности НКО, такие как аренда офиса, закупка канцелярии и заработная плата бухгалтера. В результате сумма налога составила 280 тысяч рублей.
Когда мы проанализировали ситуацию, стало ясно, что бухгалтер допустила несколько ошибок:
- Неправильное понимание налогового законодательства: В НКО действительно предусмотрены льготы по налогообложению пожертвований, и они не облагаются налогом, если используются по целевому назначению.
- Ошибочный подход к расходам: Расходы на аренду офиса, закупку канцелярии и оплату труда бухгалтера являются обоснованными и необходимыми для деятельности НКО, и их нельзя считать неподходящими для целей организации.
Решение. Мы провели корректировку учета и объяснили бухгалтеру, что в соответствии с законодательством НКО на УСН 15% имеет право учитывать все расходы, связанные с уставной деятельностью, включая аренду, канцелярские товары и заработную плату сотрудников. После пересчета налогов с учетом правильного подхода оказалось, что организация не должна была платить налог в размере 280 тысяч рублей.
Этот случай подчеркивает важность глубокого знания специфики бухгалтерского учета и налогообложения некоммерческих организаций. Правильное применение законодательства и учет всех особенностей деятельности НКО позволяет избежать излишних налоговых выплат и направить средства на достижение уставных целей.
Еще один из недавних случаев ярко иллюстрирует важность внимательного подхода к бухгалтерскому учету и использования всех возможных льгот.
Ситуация. Наш клиент по аудиторскому сопровождению, крупный фонд, получающий значительное финансирование, ведет деятельность на упрощенной системе налогообложения «Доходы» (УСН 6%). Часть средств поступает от коммерческой деятельности. Когда бухгалтер фонда подготовила расчеты по налогу УСН, что составило 3 миллиона рублей и была готова отправить платеж на эту сумму, подошло время анализа.
Решение. Однако, при проверке расчетов я обратила внимание на возможность использования льготы, о которой бухгалтер, к сожалению, не знала. Согласно подпункту 3 пункта 3.1 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ, каждая организация на УСН 6% может уменьшить свой налог до 50% на сумму уплаченных страховых взносов с ЗП сотрудников.
Когда я спросила бухгалтера, почему она не применила эту льготу, она сослалась на то, что программа 1С так посчитала. Вместе мы разобрались в настройках программы и пересчитали налог с учетом льготы. Оказалось, что с учетом уплаченных страховых взносов налог составил не 3 миллиона рублей, а всего 1,5 миллиона.
Исправив ошибку и пересчитав налог правильно, бухгалтер с радостью сообщила руководителю о значительном снижении налоговых выплат. В результате Фонд сэкономил 1,5 миллиона рублей, которые теперь можно направить на уставные цели и реализацию новых проектов.
Этот случай так же подчеркивает важность не только точного ведения бухгалтерского учета, но и глубокого знания налогового законодательства и возможностей для оптимизации налоговых обязательств.
Г) Игнорирование в бухгалтерском учете грантов, поступивших на спец. счета
В процессе консультирования и аудита бухгалтерского учета и финансовой отчетности некоммерческих организаций (НКО) мы часто сталкиваемся с мнением руководителей, получивших гранты: «если грантовые средства не поступили на наш расчетный счет, то и отражать их в бухгалтерском учете не нужно». Руководители объясняют это тем, что они отдельно отчитываются перед грантодателем.
Однако это мнение верно лишь наполовину. Действительно, за полученное финансирование необходимо отчитаться перед грантодателем, предоставляя подробные отчеты о расходовании денежных средств. Но столь же важно отразить поступление и расход денежных средств в бухгалтерском учете своей некоммерческой организации. Игнорирование этой обязанности приводит к неполному и недостоверному учету.
Пример ошибки в учете грантов:
Недавно мы проверяли НКО, которая получила значительный грант на реализацию социального проекта. Средства по гранту не поступали на расчетный счет организации, а поступили на специализированный казначейский счет, с которого и были произведены все оплаты по данному проекту. Главный бухгалтер организации считала, что, в связи с этим отражать грантовые средства в бухгалтерском учете нет необходимости, так как все отчеты предоставляются грантодателю и счет не являлся их расчётным.
Когда мы проанализировали бухгалтерские документы, стало ясно, что отсутствие информации о грантовых средствах в учете привело к искажению общей финансовой картины. Организация не учитывала значительную часть своих операций, что негативно влияло на достоверность финансовой отчетности.
Почему важно отражать гранты в бухгалтерском учете?
- Полнота и достоверность отчетности: Учет всех поступлений и расходов, включая гранты, обеспечивает полную и достоверную финансовую отчетность. Это важно для анализа финансового состояния организации, планирования бюджета и принятия управленческих решений.
- Соответствие законодательству: Российское законодательство требует, чтобы все операции, связанные с поступлением и расходованием средств, включая грантовые средства, отражались в бухгалтерском учете. Несоблюдение этих требований может привести к штрафам и санкциям со стороны налоговых органов и других контролирующих структур.
- Укрепление доверия: Прозрачность и полнота финансовой отчетности укрепляют доверие со стороны доноров, партнеров и других заинтересованных сторон. Это может способствовать привлечению новых грантов и финансирования в будущем.
Отражение грантовых средств в бухгалтерском учете НКО — это не только обязательство перед грантодателем, но и важная часть финансового учета самой организации. Без этого учет будет неполным и недостоверным, что может привести к серьезным последствиям для финансового состояния и репутации НКО. Поэтому важно своевременно и правильно учитывать все операции, связанные с поступлением и расходованием грантовых средств.
Д) Ведение двойной кассы
Сталкиваемся так же с принятием пожертвований не только на расчетный счет организации, но и на карты руководителей и волонтеров. В законодательстве нет такого разрешения о сборе пожертвований на свои личные карты. И за эти действия могут привлечь людей за незаконный сбор пожертвований и нецелевое использование данных средств.
И здесь за последний й период есть несколько примеров:
Ситуация 1. Благотворительный Фонд, нет движений по р/с, все поступления идут на карту руководителя. Денежные средства все тратятся в рамках уставной деятельности без обмана. Но у учредителей закрались сомнения, не разобравшись на личном контакте обратились сразу в полицию с заявлением о незаконных действиях руководителя. Руководитель предоставил все выписки с карт, подтвердил все расходы документами. Учредители забрали заявление, а руководитель стала вести деятельность БФ прозрачно.
Ситуация 2. Фонд, часть денег проходит по р/с, а часть собирается на карту, для того чтобы купить товары со скидкой, товары в этом случае продают без подтверждающих документов за наличные денежные средства. Волонтера, собирающего денежные средства пригласили в налоговую инспекцию дать объяснение что за денежные средства поступают ей на карту. Волонтер честно ответила, что она волонтер и собирала денежные средства для фонда. Следующими в налоговую инспекцию пригласили руководителя фонда. А как мы понимаем, что руководитель не может показать ни поступление этих денежных средств на р/с фонда ни оплату товара, т.к. документов нет. Чем закончится проверка не известно, потому что сейчас она в самом разгаре.
Но не советую проверять на это себе. Так же есть примеры с проверками от Минюста, но там все закончило плачевно, и ассоциация была закрыта Минюстом.
Есть очень много способов официально принимать денежные средства к себе на р/с, так же удобных для жертвователей: QR коды, кнопки пожертвований на сайте НКО, короткие SMS – самые распространенные способы для жертвователей Физических лиц.
Отсутствие специализированных программ для бухгалтерского учета
Руководители часто бывают крайне удивлены, когда обращаются за проверкой своего бухгалтерского учета и выясняют, что в их организации учет вовсе не ведется в специализированной программе 1С. Вместо этого все расчеты проводятся вручную в блокнотах или в таблицах Excel. Более того, некоторые компании, несмотря на активную деятельность, подают нулевую отчетность. В таких случаях невозможно провести полноценный аудит и выдать достоверное аудиторское заключение.
В ходе аудита бухгалтерского учета и финансовой отчетности некоммерческих организаций (НКО) мы нередко сталкиваемся с многочисленными ошибками, которые могут существенно влиять на финансовое состояние и репутацию организаций. От несдачи отчетности до неправильного ведения учета и использования устаревших методов вместо специализированных программ – все эти факторы создают серьезные риски для НКО.
Ошибки и неверный учет приводят к следующим последствиям
Постоянные проверки и штрафы от контролирующих органов:
Неправильное ведение бухгалтерского учета или нарушение налогового законодательства могут привести к постоянным штрафам и проверкам со стороны контролирующих органов. Штрафы бывают разные, от 500 руб. из Налоговой инспекции и СФР и до 100 000 руб. из Росстата. Это не только создает дополнительные финансовые расходы на уплату штрафов, но также отвлекает время и ресурсы от основной деятельности организации.
Отказ в гранте при отрицательном налоговом сальдо:
Организации, работающие с грантами и субсидиями, должны поддерживать чистый финансовый статус и положительное налоговое сальдо. Отрицательное налоговое сальдо может послужить основанием для отказа в предоставлении гранта или субсидии, что может серьезно затруднить финансовое положение и реализацию проектов организации.
Снижение доверия инвесторов, кредиторов и других заинтересованных сторон:
Неправильная бухгалтерская отчетность или финансовые ошибки могут подорвать доверие жертвователей и других заинтересованных сторон к организации. Это может привести к трудностям в получении грантов, пожертвований и других форм финансирования, а также ухудшить репутацию организации в глазах общественности.
Ликвидация НКО:
Самое серьезное наказание для НКО. Чаще всего встречается из-за элементарного непредставления отчетности в Налоговую инспекцию или Минюст. К нам ежегодно обращаются около 10 НКО с просьбой вывести их из-под ликвидации, но только 1-2 компании удается спасти. Самое обидное, когда ликвидируются компании, которые функционировали очень давно.
Трудности в развитии и страхи руководителя:
Недостаточное понимание бюджета НКО, специфика учета и, в связи с этим боязнь участвовать в крупных проектах, принимать финансирование - существенно затрудняют развитие организации. Без адекватного финансирования и понимания бюджетных процессов организация не способна реализовать свои цели и задачи.
В целом, правильное ведение бухгалтерии и соблюдение финансовых норм и правил играют решающую роль в финансовой устойчивости и развитии некоммерческих организаций. Управление финансами должно быть приоритетом для эффективного функционирования и достижения целей организации.
Для успешной и устойчивой деятельности НКО крайне важно уделять внимание правильному и своевременному ведению бухгалтерского учета. Использование специализированного программного обеспечения, грамотное отражение всех финансовых операций, соблюдение отчетных сроков и использование налоговых льгот помогут избежать ошибок и создать прочную финансовую основу для реализации благородных целей некоммерческих организаций.
На нашей сайте есть очень много информации по срокам сдачи отчётности, особенностям учета, сложностям и решениям этих задач. Изучайте или приходите к нам – мы поможем. Главные бухгалтера готовы взяться за ведение учета или консультировать вас в особенностях НКО. Аудиторы могут проверить и поддержать вашего главного бухгалтера на новом пути.
Остались вопросы?
Пишите или звоните: +7 (495) 003-45-71
Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.
Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО
Подпишитесь на свежие новости НКО Будьте вкурсе важных событий в сфере НКО.
