Составление протокола собрания о регистрации Ассоциации (союза)

Ассоциации и союзы — объединения, в которых юридические и/или физические лица добровольно собираются под эгидой общей цели. Это не просто формальность, а целенаправленное создание сообщества, в котором каждый член вносит свой вклад в достижение поставленных задач, будь то продвижение профессиональных стандартов, развитие определенной отрасли или защита общих интересов. Ассоциации и союзы — это движущие силы гражданского общества, платформы для сотрудничества и объединения усилий.

Однако, как и любая другая организация, ассоциации и союзы должны пройти процедуру государственной регистрации, которая требует соблюдения определённых правил и норм. Одним из ключевых этапов этого процесса является оформление протокола учредительного собрания. Этот документ — не просто формальность, а юридическое свидетельство о рождении организации, отражающее волю её основателей.

В этой статье мы не будем углубляться в дебри теоретических рассуждений, а сосредоточимся на практических аспектах. Мы рассмотрим основные требования к оформлению протокола учредительного собрания, уделив особое внимание моментам, которые имеют решающее значение для успешной первичной регистрации ассоциации или союза в Министерстве юстиции. Ведь именно от правильности и точности заполнения этого документа во многом зависит, получит ли ваша Ассоциация или союз «зелёный свет» на своём пути или столкнётся с бюрократическими вопросами. Поэтому наша задача — предоставить вам чёткий и понятный алгоритм действий, чтобы ваш путь к реализации общей цели был гладким и успешным.

Содержание

1. Основные положения регистрации ассоциации
2. Составление протокола Ассоциации (союза)
3. Протокол первичной регистрации ассоциации
4. Причины отказа в регистрации в регистрации Ассоциации/союза из-за личности учредителя
5. Кейс из практики «Партнёр НКО»
6. Оформление Протокола о регистрации Ассоциации/союза 
7. Порядок действия учредителей ассоциации
8. Структура протокола от регистрации союза
9. Электронный способ подачи документов для регистрации ассоциации

Основные положения регистрации ассоциации

В Российской Федерации Гражданский Кодекс и закон «О некоммерческих организациях» регламентируют не только деятельность, но и порядок создания всех юридических лиц, в том числе Ассоциаций и Союзов.

Согласно Российскому законодательству, учредителями Ассоциации или Союза могут быть не только физические лица — граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, достигшие 18 лет, но и юридические лица. 

Решение о создании Ассоциации или Союза принимает инициативная группа, состоящая минимум из двух учредителей, которое принимают на собрании учредителей и закрепляют в протоколе. 

Протокол имеет свою структуру, которая, определена действующим законодательством и, конечно, желательно ее придерживаться не только при регистрационных действиях, но и при проведении очередных заседаний органов управления Ассоциации или Союза.

Важно понимать, что протокол — это официальный документ, а не вольный пересказ. Он должен быть составлен чётко, грамотно и однозначно. Небрежное оформление, ошибки и неточности могут не только затянуть процесс регистрации, но и стать причиной отказа со стороны Министерства юстиции.

При создании ассоциации или союза важно знать, что существуют определённые правила оформления протоколов собраний. Эти правила установлены Гражданским кодексом (статьи 50.1 и 181.2) и Административным регламентом Минюста (пункты 42 и 43). В этих документах указано, какая информация обязательно должна быть включена в протокол, чтобы он был признан действительным.

Итак, что нужно помнить при оформлении протокола учредительного собрания, исходя из общих принципов делопроизводства:

В соответствии со ст. 50.1 Гражданского кодекса Российской Федерации в решении об учреждении Ассоциации/союза указываются сведения:

• об учреждении Ассоциации/союза; 
• утверждении устава Ассоциации/союза, а в случае, предусмотренном пунктом 2 статьи 52 Гражданского кодекса Российской Федерации, о том, что Ассоциации/союза действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом;  
• о порядке, размере, способах и сроках образования имущества Ассоциации/союза;
• об избрании (назначении) органов Ассоциации/союза.

Позвонить юристу

Оставить заявку

Пишите, мы онлайн!

Согласно п. 4 ст. 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации в протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:

• дата, время и место проведения собрания;
• сведения о лицах, принявших участие в собрании;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
• сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

В силу п. 42 Административного регламента протокол (выписка из протокола) заседания высшего органа управления организации, содержащий решение о создании Ассоциации/союза, об утверждении ее учредительных документов и об избрании (назначении) органов (о формировании руководящих и контрольно-ревизионных органов), помимо вышеперечисленных сведений, должен содержать: 

• список учредителей - участников общего собрания членов, заседания;
• сведения о количественном и персональном составе (фамилия, имя, отчество) органов управления;
• существо принятых решений и результаты голосования по ним;
• сведения (фамилия, имя, отчество) об избранных (назначенных) членах руководящих и контрольно-ревизионных органов;
• фамилию, инициалы и личную подпись председателя, и секретаря общего собрания членов, ответственных за составление протокола.

Если учредительное собрание Ассоциации или союза проводится в заочной форме, то и требования к протоколу несколько отличаются от требований к протоколам очного голосования. Согласно статье 181.2 Гражданского кодекса РФ, в протоколе заочного голосования должны быть указаны: 

• дата, до которой принимались документы с голосами участников; 
• список лиц, принявших участие в голосовании;
• результаты голосования по каждому вопросу;
• информация о лицах проводивших подсчет голосов; 
• сведения о тех, кто подписал протокол.

Важно отметить, что на протоколы заочного голосования также распространяются требования пунктов 42 и 43 Административного регламента Министерства юстиции.

Составление протокола Ассоциации (союза)

Ассоциация (Союз) — одна из организационно-правовых форм некоммерческих организаций, являющаяся добровольным объединением юридических и (или) физических лиц. Деятельность такой организации регламентируется положениями Гражданского Кодекса Российской Федерации и ФЗ № 7 «О некоммерческих организациях». Также вышеуказанными источниками регламентируется и требования к составлению документов, которые необходимо предоставлять для государственной регистрации в Регистрирующий орган.

Одним из самых важных документов, которые необходимо предоставить при первичной регистрации или регистрации изменений Ассоциации/Союза является протокол, потому что он отражает основные организационно-правовые моменты, которые позволяют создать или внести изменения в вашу Ассоциацию/Союз.

Протокол имеет свою структуру, которая определена статьями 181.1 и 181.2 ГК РФ. Необходимо ее придерживаться не только при регистрационных действиях, но и при проведении очередных и внеочередных заседаний органов управления Ассоциации или Союза.

Протокол первичной регистрации ассоциации

Рассмотрим ключевые моменты, на которые необходимо обращать внимание при составлении протокола о первичной регистрации Ассоциации: 

1. Указание даты и времени проведения мероприятия, которое описывает протокол. С момента составления протокола у вас есть 3 месяца, чтобы подать документы в регистрирующий орган. Основание — ст. 13.1 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»
2. Место проведения и форма проведения действия, описанного в протоколе. Указание конкретного места помогает подтвердить, что собрание действительно имело место, а не было фиктивным. Это особенно важно для контролирующих органов, которые могут проверить, соответствовало ли фактическое проведение собрания тому, что указано в протоколе.

Позвонить

Оставить заявку

Пишите, мы онлайн!

Причины отказа в регистрации Ассоциации/союза из-за личности учредителя 

За последний год в практике участились случаи отказа в государственной регистрации, связанные с учредителями — физическими лицами.

Кейс из практики «Партнёр НКО»

Группа неравнодушных энтузиастов, объединённых страстью к сохранению исторического наследия, решила основать Ассоциацию «Хранители памяти». Пятеро человек, каждый из которых обладает уникальным опытом в области культуры и реставрации, мы взялись за разработку устава и других учредительных документов. На старте всё шло как по маслу, и казалось, что регистрация — это лишь вопрос времени. 

Один из учредителей, назовём его Алексеем, оказался банкротом. Причём этот факт он по личным причинам скрыл от своих коллег. Эта, казалось бы, незначительная деталь, как бомба замедленного действия, впоследствии привела к срыву регистрации и потере драгоценного времени. 

Минюст, проведя проверку, выявил факт прохождения Алексеем процедуры банкротства. С учетом того что он не выступал руководителем создаваемой Ассоциации, а являлся только учредителем, надеялся, что не сыграет роли, а этот факт был расценен как признак возможной недобросовестности и финансовой нестабильности организации. В результате в регистрации было отказано.

Данная ситуация наглядно демонстрирует, что незначительная, на первый взгляд, деталь может стать серьёзным препятствием для регистрации Ассоциации. Этот случай подчёркивает важность тщательной подготовки, открытости и профессионального подхода к процессу регистрации. Не пренебрегайте проверкой всех учредителей. Помните, что профилактика всегда лучше, чем устранение последствий ошибок.

Оформление Протокола о регистрации Ассоциации/союза 

В протоколе о создании ассоциации или союза, если учредителем является юридическое лицо, следует подробно описать его участие. Это включает в себя полные реквизиты организации (ИНН, ОГРН, КПП) и точное указание представителя, действующего от имени юридического лица. Если это руководитель, достаточно указать его должность и ФИО. Если представитель действует по доверенности, необходимо указать номер доверенности и приложить ее копию к протоколу.

Опционально можно добавить и сокращенное наименование юр. лица.

Необходимо закрепить сведения о лицах, которые были избраны Председателем Собрания, Секретарем Собрания и Ответственным за подсчет голосов.

Третьим большим этапом является составление повестки дня. Повестка дня должна представлять из себя содержательный список действий, которые будут в дальнейшем рассмотрены в данном протоколе. Далее мы приведем необходимые пункты повестки дня с краткими постановлениями по ним.

• Самым первым действием, которое необходимо закрепить в протоколе, является положение об Учреждении вашей Ассоциации/Cоюза. Оно закреплено статьей 50.1 ГК РФ (Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая).
• Вторым действием является определение наименования будущей Ассоциации/Союза. В данном подпункте нужно отразить полное и сокращенное наименование на русском языке. Также дополнительно можно указать полное и сокращенное наименование на иностранном языке при наличии.
• Следующем пунктом необходимо определить адрес (место нахождения) будущей Ассоциации/Союза.
• Одним из пунктов необходимо закрепить положение о принятии устава Ассоциации/Союза.
• Также обязательно будет наличие в протоколе положения об определении размера имущества Ассоциации/Союза, сроках и методе его формирования. Согласно текущему законодательству, минимальный размер такого имущества должен составлять минимум 10 000 рублей. Основание - п. 5 ст. 50 ГК РФ (Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая). Данное положение связано с п.1 ст. 62.2. ГК РФ, которая в свою очередь закрепляет равнозначность положения, закрепленного ст. 14 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». На текущий момент в законодательстве обозначена верхняя граница срока, которая составляет 4 месяца с момента государственной регистрации. Положения п. 1 ст. 16 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», устанавливают верхнюю границу образования имущества, но не регламентируют минимальное время для его образования. Поэтому можно закрепить протоколом меньший срок, но необходимо помнить то, что протокол является важным документом Ассоциации/Союза, соответственно регламентирует порядок ее регистрации. Несоблюдение срока, прописанного в протоколе, является поводом для наложения санкций на Ассоциацию/Союз. 

Наиболее распространенным путем формирования имущества является внесение учредителями денежных средств на расчетный счет в равных размерах. Также законодательством предусмотрен иной способ: передача имущества Ассоциации/Союзу. В данном случае будет необходимо приложить документ, который может подтвердить денежный эквивалент вложенному имуществу, то есть акт независимой оценки имущества.

• Избрание единолично исполнительного органа Ассоциации/Союза, Коллегиального органа, контрольно-ревизионного органа Ассоциации/Союза. Также в данном пункте можно закрепить положение, которое позволит выбрать лицо, которое будет действовать по доверенности от лица Ассоциации/Союза. Коллегиальным органом Ассоциации/Союза является общее собрание членов, но если организация насчитывает более 100 участников, то вы можете образовать представительный (коллегиальный) орган, например, съезд, конференцию и т. д. Основание - ст. 65.3 ГК РФ.

Порядок действий учредителей ассоциации

Обязательным пунктом является закрепление порядка действий, выполняемых учредителями для создания Ассоциации. В данном пункте на практике чаще всего используются два основных положения:

1.  Учредители/учредитель, осуществляющие подготовку документов, необходимых для государственной регистрации Ассоциации: протокола Общего собрания учредителей, заявления о государственной регистрации Ассоциации и иных документов, предусмотренных действующим законодательством.
2. Один из учредителей, который будет осуществлять подготовку Устава Ассоциации.

После необходимо назначить лицо, ответственное за проведение регистрационных действий Ассоциации.

Также обратите внимание на структуру рассмотрения вопросов повестки. Она обусловлена положениями статьи 50.1 ГК РФ (Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая). Далее мы приведем примеры из практики со ссылками на положения вышеуказанной статьи.

В текущий момент принято пользоваться формой «Вопрос-ответ/решение». Сначала в протоколе мы утверждаем определенное положение, по которому необходимо принять решение, затем вносим запись о проголосовавших: «За», «Против», «Воздержались». Данное положение закреплено 3 пунктом данной статьи и применяется ко всему протоколу. Его несоблюдение влечет за собой нарушение правил составление такого рода документов и как следствие отказ в государственной регистрации. Затем, в утвердительном ключе условно обозначив пункт «Принятое решение», повторяем предыдущую формулировку повестки дня.

В соответствии с текущим законодательством учредить некоммерческую организацию, в нашем случае Ассоциацию или Союз, можно только по единогласному решению всех учредителей (пункт 2 вышеуказанной статьи) по положениям, закрепленным на повестке дня. Соответственно необходимо закрепить добровольное и единогласное волеизъявление учредителей. На практике это чаще всего закрепляется фразой «Сведения о лицах, голосовавших против принятия решений и потребовавших внести запись об этом в настоящий протокол: нет.». Данную фразу размещают после рассмотрения последнего вопроса повестки дня.

После внесения записи об добровольном и единогласном волевом решении учредителей необходимо разместить пометки, по которым можно было бы с точностью определить, действительно ли они присутствовали на приведенном выше мероприятии или нет. 

В протоколе данный факт отражается с помощью определения подписантов в конце протокола. Подписантов необходимо разместить на листе, который содержит в себе одну из структурных составляющих решений, принимаемых на повестке дня. Если учредителем Ассоциации является юридическое лицо, то необходимо засвидетельствовать подпись предстателя данной организации ее печатью.

Структура протокола о регистрации союза

Далее рассмотрим две ситуации, с которой сталкиваются учредители после составления протокола:

1. По своей структуре протокол составляет один лист.
2. По своей структуре протокол представляет собой документ, состоящий минимум из двух листов

В первом случае особых действий, кроме его подписания перед подачей в регистрирующий орган, производить не нужно.

Во втором же необходимо будет привезти его в соответствии со статьей 41 Приказа Минюста России от 30.12.2011 № 455 «Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по принятию решения о государственной регистрации некоммерческих организаций».

На текущий момент можно выделить следующие требованию к протоколу:

1. Пронумеруйте его.
2. Прошейте. 
3. Скрепите сшивкой. При первичной регистрации Ассоциации на сшивке укажите лицо, на которое были возложены полномочия выступить им при прохождении государственной регистрации. Обязательно засвидетельствуйте сшивку его подписью. Также укажите количество листов, которые были прошиты и скреплены данной сшивкой.
4. Напечатайте протокол с помощью односторонней печати.

Данные положения являются сборником практических рекомендаций, которые были получены путем долгих обращений в территориальные подразделения Министерства юстиции по всей стране.

После рассмотрения основных моментов составления протокола о первичной регистрации Ассоциации/Союза можно перейти к Протоколам, которые могут вносить корректировки в ее деятельность. 

Условно данную группу протоколов можно поделить на три большие группы:

1. Протоколы, положения которых закрепляет изменения в Устав.
2. Протоколы, которые вносят изменение исключительно в сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц.
3. Протоколы, которые осуществляют регулирование исключительно внутренний деятельности на уровне Ассоциации/Союза и не требуют гос. регистрации.

Итак, сперва необходимо разобрать структурную составляющую будущего протокола.

Выделим черту, которая позволяет избежать ряд трудностей в составлении такого рода документов. Протоколы о первичной регистрации и внесении изменений будут существенно отличаться следующими положениями:

1. Порядковый номер документа.
2. Использование в шапке протокола индивидуальных регистрационных номеров.
3. Орган, принимающий решения, которые описывает протокол.
4. Список лиц, которые участвовали в собрании, которое отражено в протоколе.
5. Повестка дня Протокола.
6. Перечень лиц, подписи которых засвидетельствовали данный протокол.

Далее разберем особенность оформления такого рода документов. Фундаментальным отличаем таких протоколов является формат сшивки при использовании документов, которые состоят минимум из 2 листов.

Оформление сшивки протокола о внесении изменений:

1. Подготовка протокола: после оформления протокола о внесении изменений (например, в устав, состав органов управления и т. д.) убедитесь, что все страницы протокола пронумерованы.
2. Сшивание: аккуратно сшейте все листы протокола вместе с помощью нити или прочной веревки. Для сшивания обычно делается несколько проколов в левой части листа, отступив от края на несколько сантиметров. Концы нити (верёвки) выводятся на обратную сторону последнего листа.
3. Наклейка (пломба): На концы нити (верёвки) с обратной стороны последнего листа наклеивается небольшая бумажная наклейка (пломба), которая должна закрывать узел нити. Наклейка должна быть достаточно прочной, чтобы её было трудно оторвать без повреждений.
4. Заверительная надпись: На наклейке (пломбе) или рядом с ней (обычно на обратной стороне последнего листа) делается заверительная надпись. Она включает в себя:

• Количество прошитых листов: указывается количество листов, содержащихся в протоколе, цифрами и прописью (например, “Прошито и пронумеровано 5 (пять) листов”).
• ФИО руководителя: Указывается фамилия, имя, отчество (полностью) руководителя ассоциации или союза.
• Должность руководителя: Указывается должность руководителя (например, «президент», «председатель», «директор»).
• Подпись руководителя: Руководитель ставит свою собственноручную подпись на наклейке (пломбе) так, чтобы часть подписи находилась на наклейке, а часть — на бумаге, что гарантирует ее целостность.
• Печать Ассоциации/союза: поверх наклейки (пломбы) ставится печать ассоциации или союза таким образом, чтобы часть оттиска печати находилась на самой наклейке, а часть — на листе протокола. Таким образом, печать также обеспечивает целостность сшивки.

В рамках  статьи мы рассмотрели основные практические моменты составления протокола Ассоциации/Союза и основные проблемы, которые могут повлиять на решение в регистрации этого вида НКО.

Электронный способ подачи документов для регистрации ассоциации

Все большей популярностью пользуется электронный способ подачи документов в регистрирующий орган. Он состоит в том, что при регистрации Ассоциации/Союза учредители тратят значительно меньше денежных средств. Не уплачивается государственная пошлина и услуги нотариуса по заверению заявления по форме Р11001. Также значительно упрощен сам процесс подготовки и подачи документов в регистрирующий орган.

После прохождения государственной регистрации Ассоциации/Союза вы получите документы в электронном виде, заверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП) налогового органа, которые имеют равную юридическую силу с бумажными аналогами с синей печатью.

Случаи, при которых нужны Протоколы  Ассоциации/Союза: 

1. После прохождения государственной регистрации будет необходимо открыть расчетный счет в банке. Для его открытия необходимо будет предоставить протокол.
2. Любые регистрационные действия, не связанные с электронным документооборотом, требует заверения заявлений (по формам Р11001, Р13014, Р15016 и др.) у нотариуса. Чтобы заверить такие заявления необходимо предоставить протоколы, которые подтверждают их. 

В ходе проверки Министерством Юстиции будет поднят архив с вашими документами Ассоциации/Союза. Будет уделено особое внимание всем протоколам. Поэтому также важно соблюдать их нумерацию.

Остались вопросы?

Пишите или звоните: +7 (495) 003-45-71

Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.