Как оформить волонтера НКО и оплачивать его работу
Волонтёрство – одна из самых важных и ценных составляющих любой некоммерческой организации. Это не просто помощь, а двигатель изменений, без которого ни одна миссия не будет реализована. Но работать с волонтёрами – это не прогулка в парке. Это серьёзная ответственность, юридические и организационные нюансы, которые нужно понимать и учитывать. Если работать «на глазок», можно нарваться на проблемы с контролирующими органами, потерять людей или даже испортить репутацию. Разбираемся вместе с руководителем бухгалтерского департамента «Партнёр НКО» Маргаритой Филатовой.
Я давно в этом секторе и вижу, как меняется отношение к волонтёрам, как приходят новые правила и как важно всё делать грамотно. Расскажу о главном, чтобы вы могли избежать типичных ошибок и спокойно работать с добровольцами.
Содержание:
- Кто такой волонтёр
- Документы – зачем и какие
- Права и обязанности волонтёра и НКО
- Компенсации – что можно, а что нельзя
- Если волонтёр испортил имущество
- Как расстаться с волонтёром и что если он не выходит на работу
- Ответы на частые вопросы
Кто такой волонтёр
Волонтёр – это человек, который помогает вашей организации безвозмездно и добровольно. Федеральный закон №135 «О благотворительной деятельности и добровольчестве» чётко это закрепляет: волонтёр не получает зарплату. Он может получить компенсацию расходов – на проезд, питание, проживание, – но не оплату за свой труд. В этом принципиальное отличие волонтёра от сотрудника или подрядчика.
Если человек оформлен как ИП или самозанятый или получает деньги по договору подряда, он уже не волонтёр. Очень важно это понимать с самого начала. Не стоит пытаться оформить волонтёров через трудовые договоры или платить им как сотрудникам – это чревато штрафами, доначислениями налогов и конфликтами с проверяющими.
Также мы не отправляем в СФР данные о заключении или о расторжении договора с волонтером, как мы делаем по сотрудникам. И не отчитываемся ежемесячно о наших волонтерах перед контролирующими органами. Однако это не отменяет наличие всех необходимых документов по оформлению волонтера.
Пример из жизни:
Однажды знакомая организация решила «официально» платить волонтёрам небольшие суммы ежемесячно, чтобы не терять людей. Итог – налоговая переквалифицировала это в зарплату, начислила штрафы и потребовала внести страховые взносы. Убытки были гораздо больше, чем сэкономленные деньги.
Документы – зачем и какие
Работать с волонтёрами без документов – как ходить по минному полю без сапёрной лопаты. Самое простое и надёжное – оформить договор о добровольческой деятельности или договор безвозмездного оказания услуг.
Что должно быть в договоре:
- Полные данные обеих сторон – НКО и волонтёра.
- Конкретное описание задач и объёма работ.
- Сроки, на которые привлекается доброволец.
- Условия компенсации расходов (если есть).
- Права и обязанности волонтёра и организации.
- Порядок прекращения сотрудничества.
- Обязательства соблюдать правила внутреннего распорядка и технику безопасности.
Без такого договора любые отчёты, книжки и акты не имеют юридической силы. Это главный документ, который защищает и вас, и добровольца.
Кроме договора, не забывайте получить согласие на обработку персональных данных. Это закон, и без него нельзя хранить контакты, использовать фотографии и вести базу.
Если волонтёр работает с детьми, пожилыми, людьми с ограниченными возможностями – оформляйте приказ о допуске с назначением ответственного куратора. Это повысит безопасность и упростит проверку документов.
Волонтёрская книжка – не обязательный, но удобный инструмент учёта. Личную книжку волонтера НКО может вести самостоятельно: записывать даты, виды деятельности, часы и ставить подписи. Это помогает фиксировать опыт. Такая книжка ценится у грантодателей и очень полезна для портфолио волонтёра. Волонтерские книги волонтер может получить как самостоятельно в специализированных ресурсных центрах или в НКО, в которой он ведет волонтерскую деятельность.
Права и обязанности волонтёра и НКО
В договоре о волонтерстве можно прописать требования к волонтёру по выполнению определённых обязательств: участие в инструктажах, соблюдение правил, выполнение задач, обозначить сроки на выполнение этих задач или дни участия в мероприятии. Однако надо помнить, что волонтерство = добровольно. И мы не можем заставить волонтера выполнять его обязанности, если он передумал и решил не выйти на определенный проект. Если человек пришёл и не хочет что-то делать – нельзя его заставить, ссылаясь на договор. Поэтому важно с самого начала договориться, что именно ожидается, и не только закрепить это письменно, но и по-человечески обозначить всю важность его участия в данном проекте или мероприятии, заинтересовать волонтера и замотивировать.
У НКО тоже есть обязательства:
- обеспечивать безопасные условия,
- проводить обучение,
- предоставлять необходимую поддержку, экипировку и др. важные моменты по взаимодействию прописанные в договоре о волонтерстве.
НКО несёт ответственность за здоровье и безопасность волонтёров. Основание – статья 18 Федерального закона N 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)». Хорошая практика – добровольное страхование жизни и здоровья. Это не закон, но реальная защита от рисков.
Компенсации – что можно, а что нельзя
Волонтёрам нельзя платить зарплату и премии, это прямо запрещено законом. Но компенсировать расходы - можно и нужно.
Что возмещаем:
- Транспортные расходы: билеты, проездные, такси (по обоснованию).
- Питание: продуктовые пайки, обеды или компенсация по чеку.
- Проживание: хостелы, квартиры, гостиницы.
Как оформить:
- В договоре укажите, что вы компенсируете расходы при наличии подтверждающих документов.
- Каждая компенсация должна оформляться актом и авансовым отчётом с приложенными чеками и билетами.
- Деньги лучше компенсировать через р/с организации, если деньги выдаёте наличными обязательно оформлять ведомость на выдачу.
- При крупных суммах лучше оформить приказ руководителя.
Важно не делать компенсации системными и регулярными, в противном случае налоговая инспекция может переквалифицировать выплаты в зарплату.
Отдельный момент – это компенсация питания. По налоговому кодексу все перечисления на питание до 700 рублей в день (по России) освобождается от НДФЛ, всё, что выше – облагается налогом. Это важно учитывать при компенсации питания волонтеру. Данное ограничение не обозначает что мы не можем компенсировать сумму на питание более 700 рублей в день, но говорит о том, что все суммы превышающие 700 рублей в день подлежат начислению НДФЛ и подлежат удержанию и перечислению в бюджет (удержанием, перечислением и отчетностью занимается НКО). Так же необходимо сумму превышающую минимум указать в отчетности. Но, если вы сами закупаете пайки и выдаёте волонтёрам – налоги не начисляются.
Пример из жизни:
Неоднократно сталкивались с тем, что бухгалтер боялась возмещать питание выше 700 рублей, а иногда и вообще оплачивали волонтерам просто по 700 рублей в день как командировочные расходы и не подкрепляли чеки на эти расходы. И тот и другой случай неверны.
Максимальный лимит по питанию может быть изложен в отдельном приложении к договору. Все компенсации проходят только при наличии подтверждающих документов (чеков), в рамках лимитов, установленных организацией. И на все суммы, превышающие 700 рублей в день (по России), начисляем НДФЛ.
Если волонтёр испортил имущество
Волонтёры – люди, и ошибки случаются. Если волонтёр повредил имущество, первым делом разбираемся: был ли это умысел, неосторожность, нарушение правил и техники безопасности.
В договоре желательно предусмотреть пункт о материальной ответственности, но в рамках разумного. На практике чаще вопрос решается переговорным путём, т.к. по законодательству очень сложно будет доказать вину волонтера, ведь он не сотрудник и не несет материальную ответственность за вверенное ему имущество.
Если ущерб значительный, можно попросить добровольца компенсировать затраты, хотя чаще всего приходится использовать внутренние ресурсы фонда.
Как расстаться с волонтёром и что если он не выходит на работу
Волонтёрство – добровольное дело. Если человек перестал приходить и не предупреждает, формально его не накажешь. Но чтобы не создавать хаос, важно прописать в договоре порядок уведомления об отсутствии и последствия. Это важно сделать для четкого понимания дальнейшего взаимодействия не только волонтера, который нарушил свои договоренности, но и для остальных волонтеров. Это будет примером для других, как не стоит поступать, если тебе дорог вклад в данную НКО и деятельность, которую ты здесь творишь и планируешь продолжать.
Если волонтёр систематически нарушает договор или наносит вред – договор можно расторгнуть в одностороннем порядке. Тут действует принцип деловой этики, а не трудового законодательства.
Ответы на частые вопросы
Что делать, если волонтёр травмируется?
Волонтёры не подпадают под трудовое страхование, но ответственность за безопасность лежит на организации. Помогает тщательный инструктаж и добровольное страхование.
Можно ли работать с детьми и иностранцами?
Можно, но с осторожностью. Для детей до 14 лет – согласие родителей и сопровождение взрослых. Для иностранцев – проверка легальности пребывания и корректное оформление договоров.
Не получится ли, что волонтёры – это сотрудники, и мы нарушим ТК РФ?
Если не платить зарплату, не ставить жёстких графиков и не требовать отчётов, всё будет законно. Если работа похожа на труд, лучше оформлять штат.
Можно ли поощрять добровольцев?
Грамоты, благодарности, небольшие подарки – да. Но не денежные выплаты и премии, чтобы не создавать видимость оплаты труда.
Что писать в отчётах о волонтерах?
Фактические данные: сколько людей, сколько часов, какие результаты. Подкреплять документы: акты, журналы, книжки.
Как найти и удержать волонтёров?
Через соцсети, партнёрства, вузовские программы. Главное – чётко проговаривать задачи, давать обратную связь, обучение, поддержку и признание.
Какие основные документы должны быть по волонтёрам при компенсации расходов?
Договор с волонтером, согласие на обработку персональных данных, положение о волонтерах, акт о проделанной задаче с подкрепленными чеками на возмещение, журнал учета волонтеров.
Волонтёрство – про доверие, честность и ответственность. Нужно оформлять отношения правильно, понимать ограничения, не превращать добровольцев в работников и уважать их выбор.
Опыт показывает, что самые крепкие волонтёрские команды – те, где люди чувствуют себя частью дела, где есть понятные правила и искренняя благодарность.
Как руководитель с опытом, могу сказать: лучший способ удержать волонтёров – уважать их время и свободу, обеспечивать комфорт и признание. Тогда и результат будет, и люди останутся с вами надолго.
Остались вопросы?
Пишите или звоните: +7 (495) 003-45-71
Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.
Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО
Подпишитесь на свежие новости НКО Будьте вкурсе важных событий в сфере НКО.
