Инструкция по работе с отчетом ЕФС -1 для НКО
В статье — полная инструкция по работе с кадровыми разделами отчета ЕФС-1. Отчетность НКО должны сдавать в СФР. В этом материале также найдете подборки кодов для отчета ЕФС-1.
Объединенный отчет — сведения для ведения персонифицированного учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний, далее — ЕФС-1, с 2023 года в социальный фонд обязаны сдавать все работодатели. Для НКО исключений нет, отчет сдают фонды, АНО, общественные объединения и т.д. Если в компании есть хоть один работник, отчет в СФР сдавать придется. В материале — образец отчета и инструкция как заполнить каждый раздел.
СФР — новый фонд, который работает с 2023 года. В состав фонда вошли ПФР и ФСС. Отчетность, которую работодатели НКО сдавали в каждый из фондов, с января 2023 года подавайте в территориальное отделение СФР.
Навигация по статье. Нажимайте на ссылки и переходите в раздел статьи, или читайте ее полностью.
Обзор разделов, которые есть в статье:
- Титульный лист: заполняйте, если сдаете любой из разделов ЕФС-1
- Сведения о застрахованном лице, заполняйте когда сдаете любую из форм первого раздела
- Сведения о трудовой (иной) деятельности заполняйте вместо отчета СЗВ-ТД
- Сведения о страховом стаже заполняйте не на всех работников, как делали в отчете СЗВ- СТАЖ
Титульный лист: заполняйте, если сдаете любой из разделов ЕФС-1
Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа двух разделов и подразделов с бланками для отчетности. Титульный лист заполняйте, какой бы раздел отчета не сдавали в социальный фонд. Ниже — инструкция как заполнить титульный лист по правилам, которые утвердили в фонде, Постановление Правления Пенсионного фонда от 31.10.2022 № 245п, далее- Постановление № 245п.
Инструкция из этой статьи подойдет для работы с отчетом ЕФС-1 в фондах, ассоциациях, союзах, общественных объединениях, АНО- автономных некоммерческих организациях.
На титульном листе два подраздела. Первый — «сведения о страхователе». В нем должна быть информация о вашей компании. Раздел заполняете в любом случае. Второй — «сведения о страхователе, за которого представляются сведения». Этот подраздел заполнять придется в только когда ваша компания стала правопреемником другой организации и нужно скорректировать или подать сведения за нее. Сейчас такое возможно при обращении бывшего сотрудника НКО, правопреемником которой стала ваша.
Полный гайд по процедуре реорганизации НКО в статье “Реорганизация некоммерческой организации: формы, этапы и особенности”
Следуйте инструкции ниже, чтобы заполнить или проверить корректно ли бухгалтер вашей НКО заполнил титульный лист отчета.
В поле «Регистрационный номер» должен быть регистрационный номер вашей НКО. Номер состоит из 12 цифр. Его формат «ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ», 2.1. Порядка заполнения из Приложения 2 к Постановлению № 245, далее — Порядок заполнения. Номер есть в уведомлении о регистрации юридического лица в ПФР, с 2023 года- в СФР. Как вариант попросите у юриста или бухгалтера актуальную выписку из ЕГРЮЛ. Она пригодится, чтобы заполнить и другие поля титульного листа.
Наименование организации должно соответствовать тому, что есть в Уставе. Можно указать как полное так и сокращенное. Если вы адвокат или нотариус, то указывайте фамилию, имя и отчество полностью без сокращений. Отчество указывайте только при наличии, п. 2. 2. Порядка заполнения.
В поле «ИНН» укажите идентификационный номер налогоплательщика, п. 2.3 Порядка заполнения. Проверить код на титульном листе, поможет выписка из ЕГРЮЛ или свидетельство о постановке компании на учет в налоговую. На титульном листе место для 12 цифр. ИНН юридического лица состоит из 10, поэтому заполняйте ячейки начиная с первой, а в последних двух поставьте прочерки. Если отчет заполняете за физическое лицо, то прочерки ставить не нужно, в ИНН физических лиц- 12 цифр.
В поле «КПП» укажите код причины постановки на учет по месту нахождения организации. Код состоит из девяти цифр и есть у всех компаний. Он дополняет ИНН и найти его можно в ЕГРЮЛ или в свидетельстве о постановке на учет в ФНС, п.2.4. Порядка заполнения.
Поле «ОКФС» НКО заполнять не нужно. Оно обязательно только для государственных и муниципальных учреждений. Такие учреждения обязаны заполнить код одном случае, когда сдают в социальный фонд сведения из подраздела 1.3 — «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений», п. 2. 5. Порядка заполнения. Вариантов кода всего три: 12- Федеральная собственность, 13-Собственность субъектов Российской Федерации 14- Муниципальная собственность, классификатор утв. Постановлением Госстандарта от 30.03.1999 № 97.
Цифровой код «ОКОГУ» тоже заполняют только работники государственных и муниципальных учреждений. Для них он обязателен только при работе с отчетом из подраздела 1.3, п. 2.6. Порядка заполнения. В коде семь цифр и он должен соответствовать Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления- ОК 006-2011, утв. приказом Росстандарта от 26.04.2011 № 60-ст.
Код «ОКПО» обязаны заполнять специалисты государственных и муниципальных учреждений, в том же случае, что и коды «ОКФС» и «ОКОГУ», п. 2.7. Порядка заполнения. Код состоит из восьми цифр и он есть в ЕГРЮЛ. Если учреждение обособленное структурное подразделение, указывают код головной организации.
В поле «Код по ОКВЭД» нужно проставить код в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности ОК 029-2014 по основному виду экономической деятельности НКО, классификатор утв. Приказом Росстандарта от 31.01.2014 №14-ст. Новые НКО указывают тот код, который указывали в заявлении на регистрацию юридического лица. Начиная со второго года деятельности - код, который подтвердили в территориальном отделении СФР, п. 2.8. Порядка заполнения.
В поле «ОГРН (ОГРНИП)» укажите основной государственный регистрационный номер, который есть в свидетельстве о государственной регистрации юридического лица. Код есть и в ЕГРЮЛ.
На титульном листе 15 ячеек для ОГРН. НКО, у которых номер ОГРН из 13 знаков, в первых двух ячейках проставят нули, п. 2. 9. Порядка заполнения.
В поле «Номер контактного телефона» должен быть номер городского или мобильного телефона, по которому с руководителем НКО смогут связаться сотрудники социального фонда. Номер должен быть с кодом города или оператора сотовой связи. Цифры заполняйте в каждой ячейке. Знаки «тире» и «скобка» не нужны, п. 2.10. Порядка заполнения.
В поле «Адрес электронной почты» укажите адрес электронной почты, которую сможете мониторить или попросите бухгалтера или кадрового специалиста НКО оперативно пересылать вам письма от СФР. Адрес заполняйте без пробелов, запятых и других знаков препинания. Можно указывать только точки или тире, п. 2.11. Порядка заполнения.
Отчет может подписать руководитель НКО или сотрудник НКО у которого есть доверенность. Правило действует как для электронных, так и для бумажных отчетов. В нижней части титульного листа нужно указать должность сотрудника, который отчет подписывает, подставить подпись и указать ее расшифровку, п. 2.13 Порядка заполнения. Расшифровка должна быть без сокращений, п. 1.15.-1.16. Порядка заполнения. Нельзя написать : «Сидоров Д.И.». Правильная формулировка: «Сидоров Дмитрий Иванович». Если сдаете отчет в бумажном виде, поставьте печать НКО.
Сведения о застрахованном лице, заполняйте когда сдаете любую из форм первого раздела
Раздел 1 отчета ЕФС-1 состоит из четырех подразделов. Первый, в котором будете указывать информацию о сотруднике НКО или исполнителе по ГПД, заполняйте каждый раз, когда подаете любую из форм раздела ЕФС-1. Инструкция как заполнить сведения о застрахованном лице из НКО— дальше.
В поле «СНИЛС» укажите страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника НКО или исполнителя, с которым НКО руководитель НКО заключил договор гражданско- правового характера. СНИЛС состоит из 11 цифр. Формат: XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX, п. 3.1. Порядка заполнения. Информация в отделе кадров или у бухгалтера НКО по работникам должна быть, ведь пластиковую карточку с номером или форму АДИ-РЕГ приносит тот, с кем в НКО заключают трудовой договор, ст. 65 ТК. Отчисления по договорам ГПХ НКО тоже производит, поэтому СНИЛС исполнителя должен быть в реквизитах договора или в акте приема-передачи.
В поле «ИНН» укажите идентификационный номер налогоплательщика, если сотрудник или исполнитель предоставил свидетельство из ФНС, п. 3.2. Порядка заполнения. Свидетельство –документ не обязательный и требовать его у сотрудника НКО или исполнителя по ГПД не имеете права. Подтверждают это и специалисты Роструда.
Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняйте на русском языке в именительном падеже полностью. Например : “Петров Георгий Сергеевич”. Сокращать или заменять имя и отчество инициалами нельзя. Фамилию и имя сотрудника или исполнителя по ГПД укажите обязательно, без этой информации отчет в СФР не примут, п. 3.3. Порядка заполнения.
В поле «Дата рождения» укажите дату рождения сотрудника НКО или исполнителя, с которым заключили ГПД, п. 3.4. Порядка заполнения. В каком формате указывать дату рождения в порядке заполнения отчета не написали. Есть уточнение, что Ф. И. О., дата рождения и СНИЛС должны совпадать в отчете и в документе, который подтверждает регистрацию в фонде — СНИЛС или АДИ-РЕГ, п. 3.5. Порядка заполнения.
В поле «Код категории ЗЛ» нужно указать код, который обозначает к какой категории относится сотрудник НКО или исполнитель по ГПД, о котором отчитываетесь, п.3. 6. Порядка заполнения. Подобрать код поможет таблица ниже.
| Код для отчета НКО |
Сотрудник НКО или исполнитель по ГПД: |
|---|---|
| ГРФ |
Гражданин Российской Федерации |
|
ПЖИГ
|
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно проживающее на территории Российской Федерации |
|
ВЖИГ
|
Иностранный гражданин или лица без гражданства, временно проживающее на территории Российской Федерации, а также временно пребывающие на территории Российской Федерации иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище в соответствии с Федеральным законом от 19.02. 1993. № 4528-1 "О беженцах" |
|
ВПИГ
|
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающие на территории Российской Федерации. Исключение-высококвалифицированные специалисты |
|
ВКС
|
Иностранный гражданин или лицо без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих на территории Российской Федерации |
В Поле «Гражданство (код страны)» проставьте код в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. п 3.7. Порядка заполнения. В классификаторе, утв. Постановлением Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст у каждой страны есть буквенный и числовой код. В сведениях о застрахованном нужно указывать числовой. Таблицу со списком кодов скачайте здесь. Если отчитываетесь о лице без гражданства, укажите код «000».
Сведения о трудовой (иной) деятельности заполняйте вместо отчета СЗВ-ТД
Подраздел 1.1 Раздела 1 в отчете ЕФС-1- аналог СЗВ-ТД, но информации в нем придется указывать больше, да и по привычке заполнить отдельные графы не получится. Сдавать отчет с 2023 года нужно не позднее следующего рабочего дня после того как издали приказ о приеме, увольнении, заключили или расторгли договор ГПХ. В такой же срок нужно отчитываться о приостановлении и возобновлении действия трудового договора из-за мобилизации, Закон от 07.10.2022 № 379-ФЗ.
Например, если издали приказ об увольнении сотрудника НКО 14 марта 2023 года, подать об этом отчет в СФР нужно не позднее 15 марта 2023 года.
Ежемесячный отчет также остался, Закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ. Сообщать не позднее 25 числа месяца следующего за отчетным, нужно о таких кадровых мероприятиях как:
- Решение сотрудника НКО насчет формата трудовой книжки;
- Постоянный перевод;
- Переименование компании;
- Запрет для сотрудника НКО занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
- Присвоение сотруднику второй или последующей должности или профессии.
Таблица с крайними сроками сдачи отчета в СФР для НКО в 2023 году - ниже. Если 25 число- выходной день, сдать отчет можно в следующий рабочий день.
|
За какой месяц 2023 года отчитываетесь |
Последний день когда можно сдать отчет |
|---|---|
| Январь 2023 | 27 февраля |
| Февраль 2023 | 27 марта |
| Март 2023 | 25 апреля |
| Апрель 2023 | 25 мая |
| Май 2023 | 26 июня |
| Июнь 2023 | 25 июля |
| Июль 2023 | 25 июля |
| Август 2023 | 25 августа |
| Сентябрь 2023 | 25 сентября |
| Октябрь 2023 | 25 октября |
| Ноябрь 2023 | 27 ноября |
| Декабрь 2023 | 25 декабря |
Инструкция как заполнить раздел, дальше.
Заполнять сведения о выборе формата трудовой книжки, нужно только на тех сотрудников, которые в 2023 году приняли решение оставить бумажную трудовую или перейти на электронную —справки о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Дублировать отчет на всех, кто раньше подавал заявление не нужно, п. 4.1. Порядка заполнения.
Укажите дату, когда сотрудник принес заявление в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Поле заполняйте только если работник принес заявление в вашу некоммерческую организацию. Если он уверяет, что отдавал документ прошлому работодателю, скорректировать отчет или отменить уже отправленный, сможет бывший работодатель. Если ошиблись с датой заявления, отправляйте корректирующий отчет. Когда нужно отменить сведения с решением по трудовой книжке, продублируйте информацию из отчета с ошибкой и проставьте знак «X» в поле «Признак отмены».
Рекомендации от эксперта по работе с бумажными или электронными трудовыми книжками в НКО — в статье.
Дальше — инструкции как заполнять табличную часть отчета, который заменил для НКО отчет СЗВ-ТД.
В таблице все номера в первой графе будут сквозными: 1,2,3 и т.д. Номер присваивайте каждому кадровому мероприятию или сообщению о заключении или расторжении договора ГПХ, п. 4.2. Порядка заполнения. Номера указывайте в порядке возрастания и не повторяйте их в одном отчете.
В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» укажите дату в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Заполняйте графу если сообщаете в фонд о кадровом мероприятии, заключении или расторжении договора ГПХ, п. 4.3. Порядка заполнения.
В графе 3 укажите, о чем отчитываетесь в фонд, п. 4.4. Порядка заполнения. В отчете указывайте наименование мероприятия большими буквами.
Наименования мероприятий для отчета НКО в СФР :
- ПРИЕМ. Если Заключили трудовой договор;
- ПЕРЕВОД Если перевели работника на другую должность;
- ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ. Если изменили наименование компании;
- УСТАНОВЛЕНИЕ /ПРИСВОЕНИЕ. Если установили или присвоили работнику вторую и последующую профессии, специальность или иную квалификацию;
- УВОЛЬНЕНИЕ. Если уволили работника;
- ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ/ ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. Если работника лишили права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью по приговору суда;
- ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ. Если приостановили действие трудового договора, а за работником сохранили рабочее место на основании ст. 351.7 ТК РФ.;
- ВОЗОБНОВЛЕНИЕ. Если возобновили действие ранее заключенного трудового договора при котором за работником сохранялось рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 ТК РФ;
- НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ. Если заключили с исполнителем договор ГПХ;
- ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. Если расторгли с исполнителем договор ГПХ;
В графе 4 «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» укажите один из двух кодов.
Заполните графу, если работник или исполнитель по ГПД трудится в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. Всего есть два кода: РКС —работа в районах Крайнего Севера, МКС —работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, п. 4.5. Порядка заполнения. Таблицу с перечнем регионов КС или МКС, скачайте по ссылке.
Что еще нового в правилах работы НКО в 2023 году, читайте в статье “Обзор изменений в законодательстве НКО в 2023 году ”.
В графе 5 «Трудовая функция…структурное подразделение» укажите наименование должности сотрудника НКО. Если в трудовом договоре написали в какое подразделение или отдел оформили работника, название отдела в отчете укажите. Ограничились в договоре должностью, пишите в отчете только про нее.
Наименование должности в отчете должно совпадать с тем как вы назвали ее в штатном расписании. Если работа в должности дает сотруднику льготы, или для работы есть ограничения, которые чиновники прописали в законах, название должности должно быть из профстандарта. В ситуации, когда профстандарт не утвердили, ориентируйтесь на квалификационные справочники. Иначе у работника будут проблемы при назначении пенсии, а вам в суде придется доказывать почему назвали должность не так, как было нужно.
Если отчитываетесь о том, что установили сотруднику вторую и последующую профессию, укажите его новую профессию, специальность или квалификацию.
В ситуации, когда работнику, по приговору суда запретили занимать должность или заниматься определенным видом деятельности, в отчете нужно указать на какой срок и какую должность ему запретили занимать. Также важно указать реквизиты приговора.
Для отчетов по исполнителям с которым компания заключила договор ГПХ, графу пять в табличной части отчета не заполняйте, п. 4.6. Порядка заполнения. Так как у исполнителей нет должности, они выполняют конкретную работу для заказчика.
В графе 6 «Код выполняемой функции» придется указывать коды как для отчетов по работникам НКО, так и для тех, с кем у НКО договоры ГПХ. Для работников подбирайте пятизначный цифровой код в формате «XXXX.X». Они такие же как и для отчета СЗВ-ТД. Поэтому если в электронной кадровой программе коды подобрали для всех должностей, менять коды не нужно. Если нужно подобрать код для новой должностью, воспользуйтесь классификатором ОК 010-2014 утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-с.
Код выполняемой функции обязательно заполняйте, когда отчитываетесь о приеме, переводе, увольнении работника НКО. И в любом отчете об исполнителе по договору ГПХ, п. 4.7. Порядка заполнения.
В отчетах по договорам ГПХ придется указать два кода. Первый- код выполняемой функции. Подбирайте их для исполнителей по аналогии с работниками НКО.
Например, исполнитель по ГПД работает с документами и берет на себя юридические задачи. Значит, код для отчета ЕФС-1 будет: 2611.8.
Второй код из Правил заполнения. Чтобы подобрать код, проверьте о чем заключили договор с исполнителем. Для этого сверьте название договора с вариантами из таблицы.
| Какой код указать |
Какой вид договора подходит к коду |
|---|---|
|
ДГПХ
|
Договор гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг |
|
ДАВТ |
Договор авторского заказа |
|
ДОИП |
Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
| ИЗЛД |
Издательский лицензионный договор |
|
ЛДПИ
|
Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе |
В графе 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» укажите код причины увольнения из классификатора. Каждый код соответствует определенной причине увольнения. Например, в отчете об увольнении работника по его инициативе, проставите код: «п3ч1с77тк», а если с работником расторгли договор по соглашению сторон, код будет: «п1ч1с77тк». Таблицу с кодами скачайте по ссылке.
Добавьте статью в закладки, в ней в экспресс-формате информация об отчетах, которые должны сдавать НКО.
Основание увольнения, будете указывать не только в виде кода, но и в текстовом варианте. Сокращать текст нельзя. Формулировки в текстовом варианте — в таблице с кодами.Скачать ее можете нажав на ссылку выше.
В отчете о прекращении договора ГПХ, графу с причиной увольнения не заполняйте, п. 4.8. Порядка заполнения.
В графе 8 «Наименование документа» подраздела «Основание» укажите наименование документа, который подтверждает кадровое мероприятие или наличие договора ГПХ. Это будет приказ или трудовой договор, если от приказов о приеме отказались. В отчете о договоре гражданского характера указывайте его как основание, п. 4.9. Порядка заполнения.
В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ. Дату берите из документа, который подтверждает основание мероприятия, о котором отчитываетесь. Его название должно быть в графе 8. В отчетах о договорах ГПХ датой его заключения, укажите день, когда договор подписали заказчик и исполнитель. Дату прекращения берите из текста договора или дополнительного соглашения к нему, если была пролонгация, п. 4.10. Порядка заполнения. В ситуации, когда датой окончания договора ГПХ считаете дату оплаты по договору, указывайте ее. Главное, чтобы в тексте договора было прописано, какая дата будет означать окончание срока договора.
В графе 10 «Номер документа» подраздела «Основание» укажите номер приказа, другого документа, который подтверждает кадровое мероприятие или номер договора ГПХ. Знак «№» в графе не ставьте, п. 4.11. Порядка заполнения.
Когда нужно отменить запись из отчета который уже отправили в фонд, продублируйте отчет с ошибкой, а в графе 11 «Признак отмены записи» поставьте «X», 4.12. Порядка заполнения. Если нужно исправить сведения, в первой строчке таблицы продублируйте информацию с ошибкой и отмените ее. Для этого проставьте знак «X» в графе 11. Во второй строчке заполните отчет правильно, п. 4.13. Порядка заполнения.
Если наименование компании изменилось, отразите то событие 3 графе табличной части как «Переименование». Отчет об этом нужно отправить не только на каждого работника, который в штате на дату переименования, но и на исполнителей по ГПД, с которыми на день когда изменилось название компании, действовал договор, 4.14 Порядка заполнения.
Сведения о страховом стаже заполняйте не на всех работников, как делали в отчете СЗВ- СТАЖ
Подраздел 1.2 раздела 1 – это отчет о стаже, но заполнять его нужно только в определенных ситуациях. Отчет ежегодный, сдавать его будете не позднее 25 января по данным за прошлый год, закон № 237-ФЗ Самый первый отчет по форме подадите не раньше 2024 года, так как по правилам, отчетный период в форме может быть 2023 год или позднее, п. 5.1 Порядка заполнения. Полный перечень случаев, в которых нужно отправить отчет есть в статье 1 Закона № 237-ФЗ.
Самые распространенные случаи, в которых придется, сдавать отчет, если в прошлом году сотрудник НКО выполнял работу, которая дает право на досрочное назначение пенсии, его отстраняли от работы или отправили в простой. А еще, отчет обязательно подавать на сотрудников НКО, которые были в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет или в отпуске без сохранения заработной платы. Вместе с формой из подраздела 1.2 нужно заполнить титульный лист и сведения о каждом работнике НКО, о котором отчитываетесь в фонд.
Остались вопросы?
Пишите или звоните!
8 (495) 003-45-71 (МСК), 8 (812) 629-00-03 (СПБ), 8 (800) 100-60-71 (по России).
Форум НКО - крупнейшее сообщество НКО в России.
Как еще НКО работать с отчетностью, читайте в статьях:
