Учет расходов на аренду жилья сотрудников
По статистике, около 3% российских компаний и корпораций вынуждены арендовать жильё для своих так называемых «иногородних сотрудников». Эксперты «Партнёр НКО» обсудили учёт издержек, связанных с арендой жилья для иногородних сотрудников организации.
Содержание:
Жильё для сотрудников в отдельных случаях вынуждены арендовать и некоммерческие организации, хотя тут доля таких организаций гораздо меньшая – 0,2%, так как для НКО, как правило, нет особой необходимости привлекать рабочую силу из других регионов, и некоммерческие организации гораздо реже прибегают к такой практике. Обычно жильё для сотрудников снимают крупные компании, для которых данные издержки не являются существенными и вместе с тем позволяют выходить на общенациональный рынок труда, а не ограничиваться отдельным регионом. Это, в свою очередь, позволяет «обзаводиться» более качественными кадрами по более заниженным ставкам заработных плат, что косвенно покрывает затраты на аренду жилья.
Особенности аренды жилья для сотрудников
Важно отметить, что в крупных российских мегаполисах, таких как Москва, Санкт-Петербург и других, где до 1/4 всей рабочей силы составляют приезжие из других регионов РФ, при поиске последними работы они уже закладывают затраты на аренду жилья в свои «зарплатные ожидания» и тем самым фактически по умолчанию вынуждают компании включать издержки по аренде в их оплату труда.
В ряде случаев – по двухсторонней договорённости между работодателем и наёмным рабочим, если последний вынужден арендовать жильё, организация компенсирует лишь часть его расходов на аренду как правило, до 50%. Также нередко бизнес выплачивает компенсацию за аренду жилья по итогам года. Форм на самом деле существует очень много.
Предоставление сотрудникам жилья регламентировано и российским законодательством (ст. 166–169 ТК РФ). Однако тут речь идёт исключительно о командировании сотрудников или же их вынужденном переезде на работу в другую географическую местность, в том числе при приглашении сотрудника на работу из-за границы.
Таким образом, компенсация аренды жилья сотрудникам может быть как добровольной, так и обязательной, как это требует законодательство.
Оплачивать аренду жилья для иногородних сотрудников организация не обязана, за исключением случаев, прописанных в ст. 166–169 ТК РФ.
Однако для организаций самый главный вопрос состоит не в обязательности или не обязательности аренды, а в том, как наилучшим образом юридически оформить данную процедуру и наиболее экономически выгодно для себя списать данные затраты в свои расходы, тем самым уменьшив налогооблагаемую базу.
Юридические аспекты
Существует две юридические формы оформления организацией аренды жилья для иногородних сотрудников:
- корпоративная аренда;
- самостоятельная аренда.
Корпоративная аренда – это аренда жилья организацией с последующим заселением иногороднего сотрудника в арендованное жильё. Такая форма имеет свои плюсы и минусы. Безусловным минусом являются дополнительные издержки и риски такого мероприятия для организации. Необходимо, чтобы кто-то из действующих сотрудников организации или же её руководитель отыскал жилье, проконтролировал все риски, заключил договор и пр. Плюсы в том, что цена данного жилья не будет завышенной, и в него можно заселить любого сотрудника. Договор аренды жилья между юридическим и физическим лицом по содержанию ничем не отличается от обычного договора найма между физлицами.
Вместе с тем важно, чтобы в договоре фигурировала формулировка «аренда», а не «найм». Также в «шапке» договора необходимо указать реквизиты организации и прописать в качестве «нанимателя» ответственное лицо от организации, например, директора или руководителя подразделения.
Самостоятельная аренда жилья самим сотрудником – иногородний сотрудник арендует жильё самостоятельно и оплачивает стоимость найма напрямую арендодателю. Однако «не из своего кармана», а за счёт тех средств, которые ему направляет для этих целей организация. Тут тоже есть свои минусы и плюсы.
Организация не контролирует данную процедуру. Стоимость жилья нередко может завышаться, а не добросовестные иногородние сотрудники часто прибегают к разным «махинациям» и обманным действиям. Так, например, фиксировались случаи, когда иногородние работники фактически жили у родственников или знакомых безвозмездно или же вступали в брак, а с организации получали ежемесячно денежные средства на «аренду квартиры» в размере ½ их зарплаты, предоставляя при этом поддельные договоры аренды.
«Сотрудник, самостоятельно арендующий жильё и получающий денежные средства от организации, должен предоставить: договор найма, в котором чётко прописаны: адрес квартиры и стоимость её аренды, а также в котором сотрудник указан как наниматель. Кроме того, необходимо предоставление документов, подтверждающих факт оплаты: чеки, расписки от арендодателя в получении денежных средств и прочее», – Елена Козырева, финансовый директор «Партнёр НКО».
Важно, чтобы правовые отношения по оплате аренды жилья для сотрудника были закреплены в трудовом договоре со следующей формулировкой: «работодатель обязуется возмещать работнику стоимость фактически понесённых расходов на наём жилого помещения. Для компенсации расходов работнику необходимо представить организации следующие документы».
Экономические аспекты
Тут также действует 2 подхода:
- отнесение расходов на часть заработной платы сотрудника;
- списание расходов в общие расходы организации.
Отнесение расходов на часть заработной платы сотрудника. Как трактуют оплату аренды жилья для иногородних сотрудников наши налоговые органы «компенсация аренды жилья – это доход физического лица в так называемой «натуральной форме» (в форме благ или удобств). То есть это тоже доход наряду с зарплатой работника. Не денежный, но доход! Ведь субъект получает некое благо, которым распоряжается. Причём, как прописывает наше налоговое законодательство (ст. 131 ТК РФ) доля «натурального дохода» в заработной плате работника не должна превышать 20%. Почему именно 20 – никто не знает!
Как же быть с остальной частью натурального дохода и как её списывать? Причем это касается и общего (ОСНО) и упрощённого режима налогообложения (УСН). Если это доход, то организация, выступающая налоговым агентом своих сотрудников, обязана в соответствии со всё тем же налоговым законодательством оплатить НДФЛ и СВ (страховые взносы) за сотрудников с данного дохода. Удерживаются и уплачиваются НДФЛ и СВ с суммы компенсации по аренде по тем же правилам и нормам, что и с ежемесячной заработной платы.
Например, заработная плата сотрудника до вычета НДФЛ – 100 тыс. руб. При этом компенсировать ему на аренду жилья организация может не больше 20% от зарплаты, то есть – 20 тыс. руб. Тогда НДФЛ 13% начисляется на всю сумму – 120 тыс. (120 000*0,13=15600 руб.). Данная сумма вычитается из 100 тыс. и «на руки» сотрудник получает (100 000 – 15600=84 400 руб.). При этом, в расчёте 6-НДФЛ сумму арендной платы указывают в строках 020 и 130, а дату её перечисления арендодателю – в строке 100. В строках 040 и 140 указывают размер НДФЛ с натурального дохода. В справке 2-НДФЛ компенсацию обозначают кодом 2530 «Оплата труда в натуральной форме». Также, вся сумма, направленная на аренду жилья для сотрудника, облагается СВ. То есть зарплатный фонд сотрудника, на который начисляться взносы (30%), будет не 100 тыс., а 120 тыс. руб.
В бухгалтерском учёте используют следующие проводки:
- Д 76 К 51 – денежные средства за аренду направлены;
- Д 70 К76 – аренда учтена в заработной плате сотрудника;
- Д 26 К 69 – начислены страховые взносы;
- Д 70 К 68.2 – удержан НДФЛ.
Важно отметить, что в последнее время нередко возникают многочисленные судебные споры по вопросу включения натурального дохода в базу для начисления СВ. С чем это связано? В ч. 1 ст. 7 ФЗ №212 «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» прописано: «взносами облагается только доход, полученный по индивидуальному трудовому договору». А вместе с тем компенсацию аренды жилья компании нередко прописывают в коллективных трудовых договорах.
Списание расходов в общие расходы организации. Также в соответствии с п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ, организация может учесть суммы, направленные на аренду жилья для иногородних сотрудников, в так называемых «других расходах» организации – расходах, не связанных напрямую с основной деятельностью организации, однако влияющие на получение прибыли или достижения целей организации. При таком методе организация отказывается считать расходы на аренду жилья для сотрудника частью его заработной платы и относит эти издержки к так называемым «расходам, неразрывно связанным с нуждами организации, без которых она не может функционировать». То есть расходы на аренду учитываются полностью и не привязываются к зарплате сотрудника. С них не удерживают НДФЛ и не уплачивают СВ. Данный метод списания издержек аренды в расходы и уменьшения, соответственно, налогооблагаемой базы видится наиболее оптимальным для организации.
Однако налоговики относятся к такому методу насторожено и нередко приходиться доказывать «крайнюю нужду для организации аренды жилья для своего сотрудника».
«Партнёр НКО» продолжит знакомить вас с экспертными материалами о финансово-экономической составляющей деятельности и развития НКО. Следите за обновлениями на нашем сайте и в соцсетях!
Вам может быть интересно:
Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО
Подпишитесь на свежие новости НКО Будьте вкурсе важных событий в сфере НКО.
