Какие документы должны быть у некоммерческой организации: бесплатный юридический онлайн-вебинар «Партнёр НКО»
Открытый онлайн– вебинар на тему «Обязательные документы НКО» прошёл, как обычно, на площадке Академии «Партнёр НКО» в рамках анонсированной ранее информационной субсидии – всеобъемлющей и безвозмездной консультационной и медийно-информационной поддержки российского некоммерческого сектора и общественников со стороны «Партнёр НКО».
Об обязательных для некоммерческих организаций документах, а также о последствиях отсутствия таких документов либо неправильного их оформления для организации российским общественникам рассказали:
- члены экспертного совета ФПН,
- президент Общероссийской общественной организации по содействию в создании и развитии некоммерческих организаций в России "Партнёр НКО"» и омбудсмен по защите прав некоммерческих организаций Александр Горячев.
- эксперт по юридическому сопровождению некоммерческих организаций в России Наталья Грунская.
В начале встречи Наталья Грунская рассказала, какие в некоммерческой организации должны быть предусмотрены документы в принципе – как сразу же после регистрации организации, так и в процессе осуществления ей текущей деятельности. Отметим, что все документы организаций, не только коммерческих, можно разделить на внешние и внутренние.
- Внешние документы – документы, которыми организация обменивается с другими организациями, а также с физическими лицами и органами государственной власти. Сюда относят законы, нормативные акты министерств и ведомств, письма, рекомендации, стандарты, регламенты, инструкции, справочники, правила, акты, акты сверок, счета, счета–фактуры, договоры, справки, заявления, запросы и пр.
- Внутренние документы организации – документы, предназначенные для использования исключительно внутри организации. И те, и другие тесно взаимосвязаны друг с другом настолько, что сложно «нащупать» грань между ними.
В рамках данного семинара мы будем рассматривать в первую очередь внутренние документы, хотя и те, и другие, как правило, рассматриваются всегда вместе, в рамках отдельных групп и подгрупп.
В некоммерческой организации чаще всего выделяют следующие 5 групп документов:
1. Организационные (организационно-правовые). Это базовые документы! Они регулируют организационно-правовую структуру организации и её правовой статус в целом:
- Свидетельства о государственной регистрации НКО.
- Свидетельства о внесении сведений в Единый государственный реестр юридических лиц (ОГРН).
- Свидетельства о постановке НКО на налоговый учет по адресу местонахождения. В свидетельстве указаны при этом ИНН и КПП организации.
- Информирование на бумажном носителе о постановке организации на учет в Фонде социального страхования России (ФСО).
- Информирование на бумажном носителе о постановке НКО на учёт в органах статистики РФ.
- Учредительные документы НКО.
- Уставы.
- Положения (в том числе «О ревизионной комиссии», «О членстве в организации, «О попечительском совете», «О волонтёрах» и др.).
- Регламенты и Инструкции.
- Формы и сведения (например, форма отчета ревизионной комиссии, форма отчета органа управления НКО, сведения о сайте НКО, о символике и пр.).
- Протоколы и решения органов управления (в том числе «Об избрании руководящих органов», «О продлении срока полномочий органов», «Об утверждении целевых или благотворительных программ»).
- Иные внутренние нормативные правовые акты.
В перечне выше представленных организационных документов особое внимание, по словам Натальи Грунской, необходимо уделить Уставу некоммерческой организации: «Устав организации – это базовый документ в перечне организационно-правовых. Документ, на котором базируется вся деятельность НКО! И необходимо особо пристально уделить внимание тому, что там прописано. Важно помнить, что НКО может осуществлять исключительно только те виды деятельности, которые строго прописаны в Уставе. Иного не допускается».
2. Распорядительные (распорядительно-правовые). Данные документы содержат приказы, указания и распоряжения руководства НКО, в том числе содержащие регулирующие нормы по вопросу текущей деятельности организации, а также реализации целей, задач и процессов организации:
- решения (в том числе Решения учредителей, руководителей, коллегиальных органов, ревизионных комиссий, попечительских советов и пр.);
- приказы;
- распоряжения;
- рекомендации;
- инструкции, правила и др.
Нередко организационные и распорядительные документы объединяют в одну группу: организационно-распорядительные документы.
3. Кадровые – могут включать вышеприведённые организационно-правовые и распорядительные в контексте трудовых правоотношений. Это документы по трудовым правоотношениям, отражающие правовую взаимосвязь между НКО и её сотрудниками, в том числе работающих по договору ГПХ и в рамках волонтёрства:
- приказы о приёме сотрудника на работу;
- трудовые договоры с сотрудниками;
- договоры гражданско-правового характера (ГПХ);
- документы по персональным данным, в том числе Приказы о назначении ответственного лица по обработке персональных данных, Положение об обработке персональных данных, документация о применении цифровых и технических средств защиты информации, журналы учета персональных данных и пр.;
- договоры с волонтёрами;
- договоры о полной материальной ответственности;
- дополнительные соглашения к ТД;
- личные дела сотрудников НКО;
- заявления работников, в том числе на отпуск;
- штатное расписание;
- приказы по отпускам;
- положения об оплате труда и премировании сотрудников;
- должностные инструкции;
- соглашения о расторжении трудовых договоров;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- книги учета движения трудовых книжек и их вкладышей;
- положения о системе управления охраной труда;
- журнал инструктажа;
- инструкции по охране труда;
- листы ознакомления сотрудников с ЛНА и др.
Особую важность, по словам Натальи Грунской, имеют такие категория кадровых документов, как документы по персональным данным, а также разного рода договоры с работниками НКО. «Особое внимание необходимо уделить вопросам оборота персональных данных и документальной фиксации данного оборота! Помните, штрафы за данные нарушения сегодня могут доходить до 15 млн рублей! Будьте внимательны!
Что касается договоров с сотрудниками, важно отметить, что сегодня есть три варианта оформления трудовых взаимоотношений НКО с работниками: заключения трудового договора, договора гражданско-правового характера (ГПХ) а также договора как с волонтёром. При этом важно помнить, что с руководителем НКО нужно составлять исключительно либо трудовой договор, либо договор ГПХ. Также руководитель может выполнять полномочия на безвозмездной основе в соответствии с положениями, прописанными в Уставе НКО, а также специальным Решением Высшего органа управления организации, оформленного документально. Заключить волонтёрский договор с руководителем НКО нельзя!».
В контексте оборота персональных данных высказался также Александр Горячев: «Необходимо помнить, что даже если вы просто собираете обычные паспортные данные с сотрудников или волонтёров для отправки, например, в Минюст, вы уже являетесь так называемым оператором персональных данных. Что это означает? Во-первых, необходима подача уведомление в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных по установленной форме, во-вторых, организации необходимо обеспечить конфиденциальность персональных данных, а также их защиту».
О кадровом учёте читайте также в наших статьях:
4. Финансово-бухгалтерские – также могут включать организационно-правовые и распорядительные в контексте финансово-бухгалтерских правоотношений. Это документы о финансовом и бухгалтерском учёте и отчётности НКО:
- товарные накладные, акты об установлении расхождений по количеству и качеству товаров, акты о приемке товаров;
- транспортные накладные и путевые листы;
- приходные расходные кассовые ордера;
- кассовые книги;
- книги учета принятых и выданных денежных средств;
- платёжные поручения и требования;
- расчётно-платёжные ведомости;
- счета на оплату;
- бухгалтерские балансы;
- сметы;
- счёт-фактуры;
- акты об оказании услуг;
- договоры пожертвования;
- налоговые декларации;
- отчеты во внебюджетные фонды;
- кассовые и товарные чеки;
- акты и пр.
Финансово-бухгалтерские документы чаще всего необходимы для ФНС. Хотя нередко ими интересуется и Минюст. Для правильного их оформления организации нужен штатный бухгалтер либо бухгалтерское сопровождение.
5. Информационно-справочные. Они предназначены для обмена информацией между сотрудниками организации, а также между организациями, в том числе для предоставления информации и справок.
- письма;
- служебные записки;
- докладные записки;
- объяснительные записки;
- предложения;
- представления;
- заявления;
- протоколы;
- акты и справки;
- запросы;
- памятки и пр.
6. Коммерческие – подтверждают экономическую деятельность.
- Договоры и контракты.
Если говорить о коммерческих документах, то, как отметила Наталья Грунская: «Необходимо помнить, что договоры и контакты могут включать в себя так называемую "крупную сделку", которая требует обязательного предварительного согласования всеми её учредителями и коллегиальным высшим органом управления НКО, что прописано в Федеральном законе от 07 октября 2022 года № 393-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон о некоммерческих организациях"».
В конце встречи Александр Горячев, обсуждая вопрос касательно оформления документов организации, в том числе внешних и их оборота, призвал некоммерческие организации обзавестись юридическим сопровождением (либо штатным юристом), а также собственным сайтом в интернете.
Наличие сайта у НКО значительно упрощает размещение публичных документов организации прямо на сайте (Уставов, Отчётов, Договоров-оферт, Свидетельств, справочной информации, различных реестров пр.) и указывает на её прозрачность, а также повышать к ней доверия. На площадке сайта также проще и эффективней осуществлять сбор денежных средств, разместив на нём же благотворительные программы и публичную оферту договора пожертвования. Также важно помнить, что одним из самых главных критериев законопослушности и прозрачности НКО, по мнению самого Минюста, является наличие у НКО собственного сайта с размещённой на ней информацией.
Александр Горячев также напомнил, что ФНС и Минюст, осуществляя контроль за правильностью оформления документов и их наличием у организаций, имеют кардинально разные цели и задачи обеспечения законности. Если у ФНС задача «пополнить бюджет» и с ней можно любые споры урегулировать путём «доплаты налогов» или выполнения предписания, то Минюст сконцентрирован исключительно на обеспечении общественной стабильности и пресечении противоправных действий со стороны общественников в контексте обеспечения конституционности и законности, верховенства закона. И с Минюстом спор не удастся решить так же «мягко» как с ФНС. Жёсткие меры реагирования в виде мер административной ответственности (предупреждения, штрафы и пр.), принудительной ликвидации НКО и даже уголовной ответственности «не заставят себя ждать».
О корректном оформлении документов НКО читайте также в нашем материале: Внутренние документы для НКО после регистрации.
Также напоминаем, что в рамках предоставленной российским некоммерческим организациям информационной субсидии группы «Партнёр» бесплатные вебинары на площадке нашей Академии теперь проходят каждую среду.
- 1 среда месяца: Гранты для НКО
- 2 среда месяца: Бухгалтерия НКО
- 3 среда месяца: Развитие и фандрайзинг (+400 к росту НКО)
- 4 среда: Создание НКО и Юридическое сопровождение
- 5 среда (если есть) месяца: IT, сайты, СМИ – говорим про сайты.
После вступления в интересующий вас канал, вы сможете подключиться к еженедельному вебинару по ссылке.
Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО
Подпишитесь на свежие новости НКО Будьте вкурсе важных событий в сфере НКО.
