Как отразить в учете расходы на командировку
Некоторые некоммерческие организации в процессе своей деятельности иногда сталкиваются с необходимостью отправить работника в другую местность на определённый срок для выполнения какого-либо служебного поручения. При этом организация обязана возместить работнику понесенные им в ходе поездки расходы, перечень которых определён в ст. 168 ТК РФ. Оформляя командировку, важно правильно произвести бухгалтерский и налоговый учёт расходов.
В самом начале статьи отметим, что лица, не состоящее в штате некоммерческой организации и не оформленные по ТД (работники по договорам ГПХ и волонтёры) в соответствии с российским законодательством не могут быть направлены в официальную служебную командировку и, соответственно, им не могут быть выплачены суммы на компенсацию командировочные расходов. Для данных категорий лиц предусмотрены так называемые компенсационные выплаты, которые регулируются иными нормами трудового права.
Также важно отметить, что срок командировки работника не может превышать 40 дней, не считая времени, затраченного «на дорогу». Однако эта норма не касается строителей, и их предельный срок командирования может доходить до 1 года.
В первую очередь командирование работника должно быть оформлено официальным Приказом, в котором прописываются: географическое место назначения, период командировки, а также и её цели и задачи. Выдача командировочного удостоверения или служебного задания не предусматривается – на усмотрение организации.
Далее бухгалтер, опираясь на оформленный Приказ, рассчитывает командировочные расходы. Порядок признания в бухгалтерском учете командировочных расходов регулируется пунктами № 7, 9, 12 и 16 ПБУ10/99.
К командировочным расходам относят:
- Собственно командировочные расходы. Их ещё называют авансовыми платежами или авансами. Это компенсация дорожно-транспортных расходов и расходов на проживание (гостиницу/отель). К ним также относят платежи на компенсацию так называемых дополнительных разовых расходов, согласованных с руководством (например оплата ужина с бизнес-партнёрами в ресторане, аренды представительского автомобиля, покупка цветов, оплата услуг переводчика, иные представительские расходы и пр.);
- Суточные – денежные средства, за счёт которых покрываются так называемые текущие личные расходы работника в поездках (затраты на трёхразовое питание в заведениях общепита, местные транспортные расходы – оплата метро, автобуса или такси в переделах населённого пункта, в который направлен работник, иные мелкие расходы).
В командировочных расходах по авансовым платежам и суточным используется, как правило, счёта № 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» и № 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
Командировочные расходы (авансы)
Авансовые платежи на компенсацию дорожно-транспортных расходов и расходов на проживания определяются исходя из стоимости билетов «туда и обратно» и цен на гостиницы.
Дорожно-транспортные издержки
Дорожно-транспортные расходы могут складываться из стоимости проезда по железной дороге, перемещения воздушным и водным транспортом, автомобильным транспортом общего пользования – автобусом (п. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749). Если же используется служебный автомобиль организации или личный автомобиль работника, стоимость складывается из километража «туда и обратно», умноженного на норму расхода топлива (К*норма ГСМ).
К дорожно-транспортным расходам также относят так называемые сопутствующие расходы. Такие, например, как приём пищи в вагоне-ресторане, постельное бельё, платная зарядка телефонов, штрафы в пути (например, оштрафовало ДПС, когда работник направлялся к месту командировки на личном автомобиле).
В целях налогового учёта, дорожно-транспортные расходы при командировании работника должны строго соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, и отсутствовать в перечне, прописанном в ст. 270 НК РФ.
Проживание
Стоимость проживания в гостинице/отеле (или же съёмной квартире) определяется исходя из так называемой средней стоимости мест для временного проживания в населённых пунктах. Так, например, в большинстве российских компаний и корпораций в 2025 году лимит стоимости проживания в командировках установлен на уровне 2500 руб./сутки. Для городов Москвы и в Санкт-Петербурга – 3000 рублей. То есть гостиничные номера для работников нужно искать в пределах данной стоимости. Хотя сумма превышения может быть значительно выше и также может быть компенсирована.
Расходы на проживание в гостинице/отеле командированный работник подтверждает чеком, бланком строгой отчётности (БСО), договором, актом оказанных услуг и иными документами. При этом стоимость питания в гостинице/отеле не входит в расходы на проживание, а компенсируется исключительно суточными (Письмо Минфина от 14 октября 2009г. № 03-04-06-01/263).
К расходам на проживание также относятся некоторые сопутствующие ему расходы. Так, например, некоторые виды услуг, например, химчистка и прачечная в гостинице. Расходы на данные услуги, также как и сами расходы на проживание, учитываются при расчёте НП или дохода при УСН 15%. Однако не все сопутствующие расходы при проживании можно включить в собственно расходы.
При проживании в гостинице/отеле командированного работника оплата посещения им бассейна, сауны или спортзала в соответствии с п. 1 ст. 264 НК РФ не входит в состав расходов при расчёте НП или дохода при УСН 15%.
Суточные
Суточные командированного работника рассчитываются по формуле: С * КДК, где ЛС – установленный лимит суточных, например, 700 руб./сутки, а КДК – количество дней в командировке (с учётом дороги).
Минимальный размер суточных в 2025 году законодателем установлен в размере 100 рублей/сутки. Сумма, кончено, «свехсмешная» и давно уже нуждается в актуализации. Однако на практике норматив по суточным определяется внутренними локальными нормативными актами организаций (ЛНА) В большинстве организаций сегодня он составляет в диапазоне от 2000 до 3000 руб./сутки.
Однако законодатель нам устанавливает ещё и верхние пороги необлагаемых налогами суточных. Так, например, в соответствии со ст. 217 и 427 НК РФ, суточные в объёме до 700 рублей/сутки в поездках пределах Российской Федерации и 2500 рублей в заграничных поездках не облагаются СФ и НДФЛ (ст. 217, 427 НК РФ).
Также важно отметить, что для работников, которые имеют так называемый разъездной характер работы (не имеют постоянного рабочего места и работа которых сама по себе заключается в регулярном совершении поездок – водители дальних рейсов, торговые представители и пр.), а также для работников, выезжающих на вахту за пределы Российской Федерации, с 1 января 2025 года повышен необлагаемый налогом лимит суточных до 3500 руб./сутки.
Кроме того, размер суточных регламентируются в зависимости от местности в пределах РФ, куда направляется работник.
Размер суточных при командировании на освобождённые территории Российской Федерации: в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области не может быть ниже 8 480 рублей/сутки. При этом выплаченные суточные организация может полностью учитывать в прочих налоговых расходах (п. 12 1 ст. 264 НК РФ).
При этом установленные суточные могут отличаться от фактических. Например, из-за задержки рейса самолета или по иным причинам. В этом случае при возвращении из поездки работник для окончательного расчета суточных подтверждает фактический срок пребывания в командировке проездными документами, документами о заселении (выселении) в гостиницу и пр. (п. 7 Положения N 749).
Списание командировочных и суточных расходов
Командировочные и суточные списываются в расходы (на основное производство, вспомогательное, продажи, на увеличение стоимости ОС, на расходы будущих периодов и пр.) на основании дорожно-транспортных затрат и затрат на проживание, а также рассчитанной длительности командировки по транспортным билетам «туда и обратно» или же по путевым листам (если командированный направляется в командировку на личном или служебном автотранспорте).
По возвращению с командировки работник предоставляет работодателю так называемы авансовый отчёт – документ об обосновании и списании командировочных расходов, в том числе суточных. К отчёту прилагаются чеки, квитанции, БСО, билеты и иные документы, подтверждающие произведённые траты. Авансовый отчёт сдаётся в течении 3-х рабочих дней.
Бухгалтер организации при этом обязан определить расхождения между запланированными и фактически понесёнными расходами по командировке (уложился ли работник в отведённый лимит по расходам?). В результате выявленных расхождений сумма понесённых фактических затрат может оказаться либо больше, либо меньше авансового платежа и суточных.
Если потраченная сумма оказалась больше авансового платежа и суточных, работнику покрывается данная разница:
Д71 К51 (50)
Если же израсходованная сумма оказалась меньше авансового платежа и суточных что случается крайне редко, работник обязан вернуть разницу организации:
Д50 (51) К71
Списываются командировочные расходы по кредиту счётов № 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» или №71 «Расчёты с подотчётными лицами» на соответствующий целям командирования счета:
- Счета №20, 23, 25, 26 – работник был командирован в другой регион (страну) по производственной необходимости (например оказывал содействие в открытии мусоросжигательного завода в другом регионе);
- Счёт №08 – командировка была связана с приобретением основных средств (заключение контракта на покупку оборудования для переработки мусора);
- Счёт №44 – командировка потребовалась для реализации продукции (работник направлялся для переговоров с дистрибьюторами по вопросу экологической упаковки);
- Счёт №91 – командировка связана с иными целями и задачами НКО.
Пример проводок:
Д71 К50 – работник получил под отчёт командировочные и суточные в кассе организации;
Д 71 К 51 – командировочные и суточные перечислены работнику на банковскую карту или счёт;
К50 Д71 – работник вернул в кассу предприятия неизрасходованные полностью командировочные;
Д26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) К71 – командировочные расходы списаны на себестоимость в зависимости от цели командирования;
Д70 К68 – начислен НДФЛ если суточные превысили лимит;
Если же командировочные организация оплачивает самостоятельно, проводки будут выглядит следующим образом:
Д60 К51 – организация перечислила деньги за бронирование и оплату гостиницы/отеля, а также оплатила авиа-, жд билеты и пр.;
Д26 (20, 23, 25, 08, 44, 91) К60 – расходы списаны на себестоимость в зависимости от цели командирования;
Д19 К60 – отражён входящий НДС;
Д68 К19 – НДС принят к вычету.
Также важно напомнить, что расходы на отправку волонтёров в другую местность на определённый срок для выполнения служебного поручения НКО можно компенсировать на основании ФЗ №135 «О благотворительной деятельности и добровольчестве». Однако крайне важно грамотно оформить договоры, отчёты о компенсациях и прочие документы. Иначе ФНС может трактовать эти выплаты как доход физлица, требующий уплаты НДФЛ.
Вам может быть интересно:
Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО
Подпишитесь на свежие новости НКО Будьте вкурсе важных событий в сфере НКО.
