Как в НКО оформить ЭЦП на доверенное лицо для отчетности и документооборота
Какие отчеты от имени НКО может подписывать доверенное лицо и как оформить электронную подпись сотруднику, который отвечает за отчетность в некоммерческой организации — подскажет эксперт.
Спойлер — с сентября 2023 года новые правила для ЭЦП доверенных лиц организаций. Подробности — далее.
Читайте в статье:
- На кого можно оформить ЭЦП для сдачи отчетности НКО
- Как мы помогаем оформить ЭЦП доверенному лицу для отчетов НКО
- Какие отчеты НКО может подавать доверенное лицо
- Как оформить МЧД для отчетности НКО
- Может ли работник подписывать отчеты ЭЦП руководителя НКО
Электронная подпись — это инструмент, с помощью которого, возможна удаленная работа с документаций. Электронная подпись позволяет сдавать отчеты в госорганы, оформлять сделки и подтверждать действия через интернет. В современном мире наличие ЭЦП — важный фактор для работы бизнеса, а в ряде случаев и для граждан.
Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединяется к подписанному документу. Визуально она представляет собой штамп с информацией о подписанте и сроке действия ключа ЭЦП.
На сегодняшний день актуален вопрос, а можно ли получить ключ ЭЦП на доверенное лицо? Да, ключ оформить на доверенное лицо возможно. Если у руководителя НКО электронная подпись уже есть, но истек срок действия сертификата или он подходит к концу, сделать это можно через Удостоверяющий центр.
Мы сотрудничаем с Тензор. Вы можете обратиться к нам за помощью, и наши специалисты помогут оформить заявку. Достаточно прислать необходимые документы и после одобрения заявки доверенному лицу поехать в удостоверяющий центр и получить ключ ЭЦП.
На кого можно оформить ЭЦП для сдачи отчетности НКО
Оформить ЭЦП Вы можете как на сотрудника, который отвечает за отчеты в НКО, так и на физическое лицо, которое будет подписывать отчеты от имени организации.
Доверенное физическое лицо не может оформить электронную подпись в налоговой или удостоверяющем центре ФНС. Чтобы получить ЭЦП, доверенному физическому лицу нужно лично обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.
При этом в ЭЦП доверенного лица не будет указано, к какой НКО специалист имеет отношение и почему подписывает отчеты от имени организации. В штампе электронной подписи будут персданные человека, который подписывает документ. Поэтому, чтобы в налоговой или СФР убедились, что отчеты за НКО подписывает доверенное лицо, нужна машиночитаемая доверенность. Что это за документ и как его составить, узнаете дальше в статье (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона № 63-ФЗ «О электронной подписи»).
Про особенности бесплатных ЭЦП от налоговой читайте в статье.
Как оформить ЭЦП доверенному лицу для отчетов НКО
До 1 сентября 2023 года есть два способа, которыми доверенное лицо может подписывать отчеты от имени компании в цифровом формате. Первый — получить подпись на НКО. В штампе подписи будет информация об организации, за которую физическое лицо подписывает отчет: фонде, АНО, общественной организации и т.д. Также в подписи будут персданные владельца подписи.
Второй вариант — получить личную электронную подпись. Подписывать отчеты в этом случае сотрудник или другое доверенное лицо сможет только при наличии электронной доверенности. С сентября 2023 года подписывать отчеты от имени НКО доверенные лица смогут только с помощью такой подписи (Федеральный закон от 19.12.2022 № 536).
Как мы помогаем оформлять ЭЦП доверенному лицу НКО
- Вы присылаете нашему специалисту офисные цифровые сканы документов доверенного лица. Сканы с телефона или фото не подойдут.
Список нужных документов:
- Первый и второй развороты паспорта доверенного лица.
- СНИЛС доверенного лица.
- Наш специалист оформляет заявку через удостоверяющий центр. После того как документы и заявка прошли проверки в налоговой, специалист присылает два документа. Первый — заявление на доверенное лицо. На нем нужна подпись доверенного лица. Второй документ — доверенность, которую подписывает руководитель НКО. На доверенности также нужна печать НКО. Далее сканы этих двух документов Вы направляете нашему специалисту. Эксперт подгружает документы в систему удостоверяющего центра. В течении часа можно будет записаться на личный прием в удостоверяющий центр для получения ЭЦП.
- Доверенное лицо приезжает в назначенное время за ЭЦП в удостоверяющий центр.
С собой необходимо взять:
- Оригинал паспорта.
- Оригинал СНИЛС.
- Заявление, на котором он ставил подпись.
- Оригинал доверенности с подписью руководителя НКО и печатью.
Два последних документа из списка Вы направляли нашему специалисту для формирования заявки на ЭЦП.
- Следующий шаг — оповестить госорганы о том, что отчеты за НКО будет подписывать доверенное лицо. Насколько эта процедура будет длительной, зависит от того, истек ли срок действия ЭЦП у руководителя НКО. Дальше распишем алгоритмы, как мы действуем в каждом из случаев.
- Если у руководителя еще действует ЭЦП, но срок истекает после того, как доверенное лицо получает электронную подпись, наш специалист подгружает сами ЭЦП в систему СБИС , формирует МЧД и направляет во все госорганы.
- Когда, у руководителя уже закончился срок действия ЭЦП, мало загрузить ключи электронной подписи в СБИС. Необходимо выгрузить из системы СБИС две доверенности, подписать их у руководителя, поставить на доверенностях печать НКО. Дальше оригиналы доверенностей необходимо заказным письмом с уведомлением о вручении направить в госорганы. Адреса, опись, уведомление для отправки подготовит наш специалист.
Какие отчеты НКО может подавать доверенное лицо
Ограничений по отчетности, которую за НКО может сдавать доверенное лицо, нет. Ниже — перечень ведомств, отчетность для которых Вы можете поручить сдавать за Вас сотруднику НКО или другому доверенному лицу:
- Росстат;
- ФНС;
- СФР.
Наши эксперты подготовили статьи, чтобы у Вашей НКО не было проблем с отчетностью:
- Какие отчеты сдавать НКО в 2023 году
- Нулевая отчетность в НКО
- Инструкция по работе с кадровой частью отчета ЕФС-1
Как оформить МЧД для отчетности НКО
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, в соответствии с которым должностное лицо получает право подписывать определенные документы и отчет от имени некоммерческой организации. Формат, в котором можно оформить МЧД — XML.
В доверенности нужно указать:
- наименование документа;
- номер доверенности;
- дату выдачи доверенности;
- наименование организации, от имени которой должностное лицо получает право подписывать отчеты;
- персональные данные доверенного лица: Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН;
- перечень полномочий должностного лица, которые он вправе осуществлять от имени НКО;
- коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание;
- сведения об информационной системе,в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности;
- срок действия доверенности;
- указание на возможность передоверия;
- электронная подпись, которой подписана доверенность.
Рекомендуем запретить возможность должностного лица передавать полномочия по подписанию отчетов.
Может ли работник подписывать отчеты ЭЦП руководителя НКО
Формально работник может использовать электронную подпись руководителя, чтобы подписать отчет. Но от такой практики лучше отказаться, ведь ЭЦП руководителя НКО в налоговой выпускают по строгим правилам. Электронную подпись выдают только при наличии паспортных данных и СНИЛС.
Когда руководитель НКО получает ЭЦП лично, то специалист ФНС удостоверяет его личность прежде чем записать сертификат на USB-токен. Поэтому вся ответственность за конфиденциальность ЭЦП на руководителе. Инструкция, как руководителю некоммерческой организации получить ЭЦП, — в публикации.
Остались вопросы?
Пишите или звоните!
8 (495) 003-45-71 (МСК), 8 (812) 629-00-03 (СПБ), 8 (800) 100-60-71 (по России).
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.
Новые статьи от экспертов:
Подпишитесь на наш Телеграм Каждый день краткие новости, анонсы и советы по работе НКО
