Восстановление бухгалтерского учета и отчетности в некоммерческой организации
Добрый день, друзья. Часто после диалога или аудита с клиентами возникает необходимость производить восстановление бухгалтерского учета или отчетности. Но большинство руководителей НКО не понимают, как это происходит. Этот процесс состоит не только из сдачи годовых отчетов. Давайте внесем ясность и начнем с причин. Я перечислю основные причины, которые требуют восстановления учета или отчетности. Список опишу по популярности.
Содержание:
- Причины, требующие восстановления отчетности
- Восстановление нулевой НКО
- Восстановление учета действующей НКО
- Заключение
Причины, требующие восстановления отчетности
- Создали НКО, отчеты не сдавали вообще, налоговая заблокировала счета и вызывает директора.
- Думали, что можно нулевой НКО сдавать отчеты раз в год, а про квартальные и месячные забыли или не знали. Банковский счет заблокировали, надо снять блок.
- Сдавали отчеты как в ООО с обычным бухгалтером, не знали про отчеты в Минюст. Минюст вынес решение о предстоящей ликвидации НКО, надо спасать некоммерческую организацию и её участников от дисквалификации.
- У нас действующая НКО, но бухгалтер вел учет только по банку на бумажке, базы 1С нет. Выяснилось, что за такой учет нас ждут все возможные штрафы и пени, которые только есть. Надо все привести в порядок и подать уточненки.
- У нас нет выручки, а налоговая требует уплатить налоги. Мы проводим анализ базы и понимаем, что все свалено в одну кучу, бухгалтер не знает специфику НКО, не вел раздельный учет и допустил некорректные основания в счетах и поступлениях. Надо все переделать, уточнить, защититься в налоговой и выйти с минимальными потерями.
- Руководителя вызвали в налоговую, банк или Минюст, а у бухгалтера сразу больничный/отпуск/форс-мажор, на телефон не отвечает, у нас ничего нет, но делать что-то надо. Знакомимся с тем, что есть и понимаем, что бухгалтер не собирается возвращаться.
Это основные причины, когда мы приступаем к восстановлению.
Я опишу по каждой из причин: как наша компания проводит восстановление, каким оно должно быть, из чего состоит его стоимость. Часто исполнители вводят в заблуждение, обозначая стоимость за работы, которых не достаточно для окончания процедуры восстановления. Вам придется платить еще раз, а итоговая стоимость будет большой. Вы просто не сможете бросить дело на полпути. Например, счет как был заблокирован, так и есть, ведь просто сдать отчеты недостаточно. Начнем!
Восстановление нулевой НКО
Рассмотрим этот процесс пошагово:
1. Проводим анализ, что не было сдано и определяем первичные цели восстановления. Готовим план восстановления, назначаем главбуха исполнителя, который проведет его от начала до конца.
Наличие нескольких исполнителей влечет за собой ошибки в координации, нарушению единой стратегии, упущению этапов восстановления. Это приводит к кратному затягиванию восстановления.
Важно! Если Вас заблокировала налоговая или ликвидирует Минюст, в первую очередь надо начать с них. Но это не отменяет необходимости сдачи отчетов во все органы. Вторым этапом сдаем отчеты в остальные органы: ИФНС, Минюст, СФР, Росстат.
2. Определяем наличие расчетного счета и блокировок на нем. Это очень важно. Есть несколько сценариев:
- есть расчетный счет. Мы спокойно приступаем к восстановлению;
- нет расчетного счета — нет и блокировок. Первым делом открываем расчетный счет и только потом начинаем восстановление. Если начать сдавать штрафные декларации, блокировка точно придет в ближайшее время. Открыть расчетный счет с блоком от налоговой нельзя;
- нет расчетного счета, но есть блокировка. Самый плохой сценарий. Проводим полное восстановление, собираем по возможности все штрафы. Оплата и зачисление штрафов без расчетного счета длится от 30 до 90 дней.
Важно! Если у Вас блокировка без суммы или инкассо. Есть шанс успеть открыть расчетный счет между снятием блокировки за несданную отчетность и начислением первых штрафов. Готовим все отчеты, сдаем их в один день, просим налоговую снять блок. Если налоговая пошла нам на встречу, то открываем расчетный счет и последующие штрафы платим уже с него.
3. Сдаем необходимую отчетность в ИФНС, Минюст, СФР, Росстат. Не забудьте, что у Росстата есть выборка, которая индивидуальна для каждой отдельной НКО. У Минюста отчетность зависит от нескольких финансово-экономических показателей и формы НКО.
Важно! На этом восстановление не закончено, пройдена только половина пути.
4. Если восстановление за несколько кварталов, то в налоговую отправляем письма, которые поясняют почему НКО не сдала отчеты. В этом случае ИФНС идет навстречу и не штрафует все просроченные декларации, а может выставить только один общий штраф на несвоевременную сдачу отчетности. Согласитесь, один штраф в 900 рублей лучше, чем 50 штрафов за последние три года до 60 000 рублей. Обязательно не забудьте про этот шаг.
4.1. Если счет заблокирован, сразу пишем в налоговую письмо о сдаче всей необходимой отчетности с просьбой отменить решение о блокировке счетов. Налоговая сама отправит решение об отмене блокировки в банк через электронный документооборот. Через 3-5 рабочих дней блок снимется в банке. Главное, чтобы она его отправила. Лучше позвонить и уточнить, точно ли отправили решение.
5. Через месяц после сдачи всех просроченных отчетов, обязательно надо запросить «Справку о состоянии расчетов с бюджетом по налогам, штрафам и пени». Через ЭЦП это сделать можно за 5 дней.
Важно! Не ждите, пока налоговая сама спишет штрафы. Процесс взыскания тоже стоит денег, и заплатите за него Вы. Допустим, если штраф составляет 900 рублей, то списать в принудительном порядке могут до 1900, из которых 1000 рублей будут расходы на взыскание задолженности.
6. После сверки готовим платежные поручения и гасим все долги (минусы в справке о задолженности).
7. Спустя примерно,5 рабочих дней запрашиваем повторно «Справку о состоянии расчетов с бюджетом по налогам, штрафам и пени». Если все минусы ушли, можно считать, что восстановление закончено.
Отдельно хочется сказать, что провести данное восстановление без ЭЦП для сдачи отчетности очень сложно. Срок восстановления увеличивается втрое. «Живые» письма и обращения рассматриваются до 30 дней. И использовать придется полноценное ЭЦП для сдачи отчетности. ЭЦП за 1-3 тыс.руб. не позволяют сверяться с бюджетом и направлять «неформализированные» письма в налоговую. Их функционал ограничен только сдачей нулевых отчетов и все.
Восстановление учета действующей НКО
С этим намного сложнее. Каждый конкретный случай уникален. Я опишу основные сценарии и как происходит восстановление учета на примере нашей работы.
Базы нет, ЭЦП с отчетностью нет, главбух пропал.
Самый ужасный сценарий. Очевидно, что все плохо, зато максимально понятно.
Делаем следующие шаги:
- получаем выписку с расчетного счета;
- точно выясняем в налоговой режим налогообложения;
- собираем всю первичную документацию. Ту, что есть;
- восстанавливаем текущий квартал;
- ищем недостающую первичную документацию;
- ведем текущий учет, параллельно восстанавливаем учет и отчетность за последние три года;
- стараемся минимизировать штрафы и пени.
Базы нет, отчетность есть, главбух не вел учет.
Вы удивитесь, но это довольно частое явление. Получается так по нескольким причинам, но итог один. Такая организация не способна пройти любую, даже самую простую проверку. Отчетность составляется на бумажке с калькулятором по банку. Такой учет — это грубое нарушение всего!
Иногда база 1С есть, но в ней нет ничего кроме банка и счетов. Можно сказать, что ее нет.
В этом случае делаем следующие шаги:
- проводим все мероприятия из предыдущего раздела;
- сдаем уточненные декларации, плавно приводя учет к действительности;
- стараемся минимизировать штрафы и пени. В данном варианте их возникает немного.
База есть, ЭЦП с отчетностью есть, учет велся плохо, и возникли проблемы.
Постоянные штрафы и пени, списания налоговой с расчетного счета денег, наконец, вызов руководителя в налоговую. Эти признаки дают повод усомниться в действующем бухгалтере. И принятии решения о проведении проверки.
Делаем следующее:
- подписываем соглашение о неразглашении конфиденциальной информации;
- получаем копию базы 1С и доступ к ЭЦП с отчетностью;
- проводим поверхностный аудит. Составляем предварительное мнение;
- запрашиваем выборочно «первичку» и оцениваем достоверность учета;
- предоставляем заключение о проверке.
На основании заключения руководитель может принять решение обязать своего бухгалтера привести учет к достоверному состоянию, либо передать на ведение и восстановление учета нам.
Стоимость такого инициативного аудита составляет 10-30 тыс.руб.
База есть, ЭЦП с отчетностью есть, учет намеренно искажался.
Самый сложный сценарий. Когда руководитель или главный бухгалтер, а может, и все вместе, искажали данные в отчетности. Часто проверку заказывают учредители организации, цели искажения могут быть разные:
- хищения;
- Нецелевое использование средств.
- оптимизация налогообложения;
- участие в коррупционных схемах;
- участие в схеме «обналички».
Сложность заключается в том, что надо восстановить учет, сделать его достоверным и при этом не «утопить» организацию и обезопасить учредителей. В таких случаях аудиторы работают совместно с юристами. Команда должна найти оптимальный путь по стабилизации некоммерческой организации.
Заключение
Хочу повторить старую истину: учитесь на чужих ошибках. Доверяйте бухгалтерский учет профессионалам своего дела. Делайте копии базы 1С не реже одного раза в 6 месяцев. Храните у себя копии всех бухгалтерских отчетов. И Вы не попадете в неприятную ситуацию с тяжелым восстановлением бухгалтерского учета и отчетности.
Остались вопросы?
Пишите или звоните!
8 (495) 003-45-71 (МСК), 8 (812) 629-00-03 (СПБ), 8 (800) 100-60-71 (по России).
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.
Вам может быть интересно:
Подпишитесь на наш Телеграм Каждый день краткие новости, анонсы и советы по работе НКО
