Россияне смогут оперативно получать документы из-за границы 

Давайте для начала определим, что такое перевод документов в электронный вид и зачем это делают. Перевод документа в электронный вид — это изготовление электронного образа документа, который предоставляется лицом, обратившимся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Цифровой формат подписывается квалифицированной ЭЦП специалиста. Данную услугу регламентируют статьи 103.8, 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате. 

Данной услугой часто пользуются, чтобы переслать документ из-за границы. Посылать бумагу почтой не очень удобно и долго, а время иногда критически поджимает. В таких случаях прибегают к переводу документа из бумажного в электронный формат. Это могут быть доверенности, свидетельства (о рождении, браке, смерти и т.д.), завещания и т.д.

Суть изменений, которые вступили в силу с 1 июля, заключается в том, что теперь россияне, находясь заграницей, могут обратиться в консульство, где их бумажный документ переведут в электронный вид и подпишут ЭЦП. Человек сможет отправить цифровую версию документа в Россию, где его смогут отформатировать обратно в бумажный вариант и заверить нотариально. Такие пояснения дает Федеральная нотариальная палата.  

Как показывает практика, ситуации бывают разные. Например, один из родителей временно проживает с детьми заграницей, тогда как второй находится в России и ему нужно предоставить свидетельства о рождении, чтобы, предположим, устроить детей в садик или школу.  Другой пример, вы находись в командировке за рубежом и от вашего лица необходимо собрать определенный комплект документов и провести сделку. Вы можете также обратиться в консульство и отправить генеральную доверенность исполнителю в Россию. 

До 1 июля документ необходимо было переправлять в Россию почтой или курьером, что крайне неудобно. Документы могли потеряться, прийти в негодность и т.д. Электронные документы не котировались и нигде не принимались. 

Важно знать

Если вам необходимо отправить в Россию доверенность, то ее лучше подготовить заранее. Шаблоны, как правило, есть в консульствах или на их официальных сайтах. К доверенности, которую вы будете подавать на перевод необходимо дополнительно приложить загранпаспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Для справки: перевод документа из электронного формата в бумажный называется удостоверением тождественности. 

По сути удостоверяя документ, нотариус подтверждает, что электронный формат имеет идентичное содержание. Переведенный из цифрового формата и заверенный нотариусом документ по своей силе равнозначен бумажному варианту.  

Важно! В консульстве можно подтвердить тождественность любых документов, кроме тех, что составлены в простой письменной форме!

Требования Минюста к цифровому документу:

• Формат документа PDF или два связанных между собой файла XML+PDF;
• Файл должен содержать графическое изображение самого документа с подписью;
• Файл должен быть подписан квалифицированной ЭЦП (обязательно с sig расширением).

Остались вопросы?

Пишите или звоните: +7 (495) 004-02-10

Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО