Как использовать искусственный интеллект и вести воинский учет в НКО
Бухгалтерский департамент «Партнёр НКО» на очередном совещании затронул тему автоматизации бухгалтерского сопровождения при помощи Telegram и Viber. Чат-боты в этих мессенджерах широко применяют для управления многими процессами наших клиентов и автоматической работы с документами. Бухгалтеры вернулись и к теме воинского учёта в некоммерческой организации. Обо всем этом – подробнее в статье.
Искусственный интеллект в аутсорсинге НКО
К возможностям ИИ в аутсорсинге бухгалтеры «Партнёр НКО» обращались неоднократно. При помощи чат-ботов уже давно удалось автоматизировать широкий комплекс рутинных задач в бухгалтерском сопровождении:
- оплату счетов, сбор первичной документации,
- заполнение и подготовку закрывающих документов,
- выставление счетов и многие другие процессы.
Кроме того, из года в год чат-ботам можно доверять всё больше и больше задач и процессов. Как уверяют специалисты, в недалёком будущем автоматизированные системы будут способны полностью заменить труд бухгалтеров.
Функционал автоматизированных сервисов сегодня позволяет выстроить эффективную и качественную коммуникацию между специалистом и клиентом – это значительно экономит время и трудозатраты. Кроме того, в рамках сервисов можно использовать дополнительные возможности:
- контроль и анализ определённых задач,
- ведение налогового и бухгалтерского календарей,
- онлайн-выписки по расчётам с контрагентами и др.
Однако, чат-боты, в силу их особенностей всё же неспособны сегодня выполнять ряд относительно простых, на первый взгляд, задач и процессов. И в этой ситуации необходим «живой труд» бухгалтера. Донести сей факт до клиентов не всегда просто, и нередко приходится доказывать это практикой.
Выбирая тариф «Ноль», клиент вместе с тем изъявляет потребность в «живом общении» с бухгалтером, хотя в рамках данного тарифа прямая коммуникация с бухгалтером существенно ограничена. Когда клиент не получает быстрой «живой» обратной связи, он начинает нервничать. Наш опыт показывает, что в 70% случаев приходится долго и упорно убеждать его переходить на другие, более расширенные тарифы «Персональная бухгалтерия» и «Бухгалтерия-Партнер».
При необходимости прямых и частых взаимодействий с «живым бухгалтером» рекомендуем нашим клиентам ориентироваться как минимум на тариф «Персональная бухгалтерия». Если вы выбираете тариф «Ноль», то имейте ввиду его ограниченный функционал.
При продуктивной деятельности вашей НКО вам необходимо понимать, на что сегодня способны чат-боты, а на что – нет! Справятся ли они с поставленными им задачами? На каком уровне сейчас находится автоматизация бухгалтерского учёта и отчётности?
Когда все поручения начинают валиться в чат-бот, он перестаёт справляться с ними, и начинают выявляться различные ошибки. Да, в ботах заложены определённые возможности, но не стоит забывать, что они ограничены. Напоминаем, что для прямых и частых консультаций с «живым бухгалтером» необходимо выбирать более высокий уровень вашего тарифа.
Что сегодня могут чат-боты?
- Принимать заявки на консультацию и предоставлять консультацию и поддержку. Чат-бот получает текстовое сообщение от клиента и фиксирует его в CRM-системе. Генерируются мгновенные ответы на вопросы, связанные с бухгалтерскими и налоговыми процессами. Если же он сам не справляется с «ответом на вопрос», бот ставит ответственного и назначает крайний срок выполнения данной задачи. После этого клиенту звонит «живой бухгалтер»;
- Обрабатывать различные платежи. Чат-бот автоматически распознает информацию о исходящих и входящих платежах, а также сверяет их с необходимыми документами;
- Ограниченно вести учёт различных расходов и доходов. С помощью чат-ботов автоматизируется отслеживание транзакций, а также генерируются сводные отчёты;
- Составлять ряд финансовых отчётов. Чат-боты отбирают и анализируют данные из различных источников, автоматически формируют финансовые отчёты и предоставляют их в необходимом формате;
- Ограничено вести инвентаризацию и складской учёт. С помощью чат-ботов можно отслеживать запасы ТМЦ, вносить учётные записи о поступлениях и расходах и сигнализировать о необходимости пополнения запасов ТМЦ;
- Мониторить бюджет и финансовые показатели. Чат-боты отслеживают выполнение бюджета, анализируют ряд финансовых показателей и формируют сводные отчёты;
- Отправлять уведомления о предстоящих платежах. Данная функция позволяет с помощью чат-бота автоматически отправить уведомление о предстоящих или просроченных платежах клиентам. Кроме того, он выставляет счет на оплату, чем самым значительно облегчая процесс взаимодействия с контрагентами;
- Ставить задачи на подготовку определённых документов: счетов, счетов-фактур, товарных накладных, чеков, актов, актов сверки. Чат-бот уточняет тип документа, отслеживает комментарии и закрепляет отправленные поясняющие файлы к задаче.
Воинский учёт в НКО
Эта тема весьма актуальна для всех хозяйствующих субъектов, в том числе некоммерческих организаций. Ведение воинского учёта своих сотрудников возлагается на все организации независимо от формы собственности. Сюда же входят и некоммерческие организации. Основание – пп. 6 п. 1 ст. №8 ФЗ №61 от 31 мая 1996 г., а также п. 7 ст. №8 ФЗ №53 от 28 марта 1998 г.
Важно! Ведение воинского учета сотрудников НКО не входит в пакет нашего базового бухгалтерского сопровождения по договору! В том числе мы не осуществляем контроль за тем, встали ли на воинский учёт сотрудники обслуживаемых нами НКО. Наши клиенты с сотрудниками мужского пола должны самостоятельно осуществлять данный контроль. Однако мы уже разрабатываем коммерческое предложение по предоставлению услуги для наших клиентов «Ведение воинского учёта» за отдельную плату. В скором времени вы увидите ее в нашем прайс-листе.
Чтобы самостоятельно вести воинский учет в вашей НКО, опирайтесь на
- Правила, установленные в Положении, утверждённом Постановлением Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 г.;
- Методические рекомендации Министерства обороны РФ по ведению воинского учета в организациях, утверждённые Генштабом ВР РФ 11 ноября 2017;
- Инструкции Минобороны № 700 от 22 ноября 2021 г.
Чтобы поставить некоммерческую организацию и её сотрудников на воинский учет, обратитесь в военный комиссариат по месту регистрации вашей организации. Если в вашей организации отсутствуют сотрудники, работающие по трудовым договорам, то сдавать в военкомат ничего не потребуется. Однако это не отменяет обязанности НКО встать на учёт в военкомате как организации в целом.
Вести воинский учет в отношении лиц, с которыми заключены договоры ГПХ, и подавать в отношении таких лиц сведения в военкомат не нужно.
Как руководитель ответственно подойдите к организации воинского учета в вашей организации! В первую очередь назначьте ответственное лицо и издайте Приказ о возложении ответственности за ведение воинского учета на данное лицо. Также поставьте вашу организацию на воинский учет с присвоением в военном комиссариате регистрационного номера. При приёме сотрудников по трудовым договорам строго ведите их воинский учёт и направляйте всю информацию в военный комиссариат.
О вопросах воинского учёта в НКО читайте также в наших статьях «Как вести воинский учет в НКО: пошаговая инструкция» и «Правила воинского учёта».
«Партнёр НКО» продолжит традицию знакомить вас с совещаниями нашего бухгалтерского департамента. Следите за обновлениями на нашем сайте и в соцсетях!
Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО
Подпишитесь на свежие новости НКО Будьте вкурсе важных событий в сфере НКО.
