Проблемы учёта трудового стажа сотрудников и автоматизации загрузки первичной документации в 1С
На очередном совещании бухгалтерского департамента «Партнёр НКО» обсуждались проблемы сдачи за сотрудников отчетов в ПФР по форме СЗВ-СТАЖ. Также говорили об использовании различных автоматизированных функционалов для загрузки чеков и автоматического заполнения документов, в частности, авансовых отчетов с прикреплёнными чеками. Обо всем этом – в новом материале.
Отражение в форме СЗВ-СТАЖ «отсутствия сотрудника по невыясненным обстоятельствам»
Необходимость при сдаче бухгалтерами НКО отчетов по форме СЗВ-СТАЖ указывать причину, по которой сотрудник не работал фактически в период действия трудового договора, является для бухгалтеров одной из частых проблем. При неявке сотрудника на работу происходит разрыв страхового стажа. Время отсутствия по невыясненной причине должно отражаться в форме СЗВ-СТАЖ.
В Порядке заполнения отчёта формы СЗВ-СТАЖ не даётся конкретного объяснения, как указать неявку на работу по невыясненным причинам. Однако отразить этот период необходимо. Прогул по вине сотрудника не оплачивается и не входит в стаж работы на основании Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ.
Как заполнить отчёт по форме СЗВ-СТАЖ при отсутствии сотрудника по невыясненной причине?
Поясняем, что в этой ситуации в отчёте СЗВ-СТАЖ необходимо проставлять код «НЕОПЛ» – отпуск без содержания. Этим кодом также допускается обозначать прогулы сотрудников, простои по вине сотрудников, отстранения от выполнения работы при нарушении правил трудового распорядка, отпуска за свой счёт и т.д.
Прогул предусматривает разрыв стажа. Указать его можно двумя способами:
• исключить из периода работы время прогула;
• указать период прогула с кодировкой «НЕОПЛ».
Например, сотрудник находился в прогуле с 01.04.2024 г. по 05.04.2024 г. Уволен – 05.04.24 г. Указать прогул в форме СЗВ-СТАЖ допускается 2-мя способами:
• В форме СЗВ-СТАЖ в графах №6 и №7 необходимо проставить:
01.01.2024 – 28.03.2024
01.04.2024 – 05.03.2024 НЕОПЛ
• По второму варианту допускается:
в графах №6 и №7 проставляем период прогула с 01.04.2024 по 05.04.2024;
в графе №11 поставить код «НЕОПЛ».
Напоминаем: форма СЗВ-СТАЖ – строго регламентированный отчёт, сдаваемый хозяйствующими субъектами в Пенсионный фонд РФ (ПФР). Отчёт необходимо сдавать на всех сотрудников! Не важно, оформлены ли они по трудовым договорам или договорjм гражданско-правового характера (ГПХ).
СВЗ-СТАЖ сдаётся в 3-х формах:
- исходной – на новых сотрудников впервые за отчётный период;
- дополняющей – занесение информации, не отражённой в исходной форме;
- для назначения пенсии – сдаётся на работников для назначения пенсии с учётом периодов работы в году, по которому СЗВ-СТАЖ ещё не сдавался.
Форму СЗВ-СТАЖ необходимо заполнять в электронной форме. Однако при численности сотрудников не более 10 человек допускается и бумажная форма.
Также нередко возникает проблема так называемого расхождения информации в формах СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М.
Например, сотрудник организации отсутствовал на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам с 05.06.2024. Работник кадровой службы пытался отыскать сотрудника в течение 2-х месяцев. По решению директора 06.08.2024 был вынесен приказ от об увольнении сотрудника. Прекращение трудового договора произведено в последний день работы сотрудника – 04.06.2024.
- В форме СЗВ-СТАЖ период работы сотрудника будет указан по 04.06.2024 г.
- В форме СЗВ-М за июль и август сотрудник будет включён – в табелях проставляли неявки и приказ об увольнении издали в августе.
- Скорректировать информацию допускается 2-мя способами:
- Подать отменяющую форму СЗВ-М на сотрудника за июль и август и оплатить предусмотренный штраф в размере 500 руб. за каждый месяц за 1-го сотрудника-прогульщика;
- Подать корректирующую форму СЗВ-КОРР с указанием периода с 05.06.2024 г. по 06.08.2024 г. с кодом «НЕОПЛ».
Автоматизация ввода первичной документации в систему 1С
Этот насущный вопрос интересовал бухгалтеров на протяжении долгого времени. Давно уже можно избавиться от утомительного ручного ввода данных с кассовых чеков, ведь он вызывает массу ошибок. Такой функционал доступен пользователям системы 1С-Фреш. В системе можно распознавать чеки по QR-коду для загрузки в самые разные документы: «Авансовый отчет», «Расходы предпринимателя», «Расходная накладная», «Путевой лист» и др.
Функционал автоматизированного ввода чеков в 1С-Фреш доступен как в рамках тестового режима (с ограничениями – обработка до 200 чеков в квартал), так и в рамках дополнительных пакетов услуг за отдельную плату!
Уточняем, что данная функция в 1С-Фреш доступна в приложениях: «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации», «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации КОРП», «1С:Бухгалтерия», «1С:Предприниматель» и ряде других.
Для использования функционала 1С-Фреш, интегрированного с сервисом ФНС РФ, требуется скачать с App Store и Google Play на смартфоны сотрудников, загружающих чеки, мобильное приложение «Проверка чеков ФНС России». Далее можно смело сканировать QR-коды с чеков.
Пользование дополнительными пакетами услуг 1С-Фреш по загрузки чеков сделает работу бухгалтера намного менее трудозатратой, простой и удобной!
Напоминаем также, что функциональность автоматического заполнения авансовых отчетов и других документов кассовыми чеками доступна и для пользователей «1С:БизнесСтарт». Кроме того, это можно сделать при помощи облачного сервиса для автоматической загрузки первичной документации в 1С «Entera». Для этого необходимо зайти и зарегистрироваться на сайте сервиса и перейти к кнопке «Сканировать QR-код чеков». После чего запустится камера вашего гаджета, и вам останется лишь направить её на QR-код чека. Далее загорится надпись «Прочитан». Теперь можно отправлять чек. Данные от оператора фискальных данных вы получите через 10 минут после отправки.
«Партнёр НКО» продолжит доводить до вас информацию с совещаний нашего бухгалтерского департамента. Следите за обновлениями на нашем сайте и в других информационных источниках.
Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО
Подпишитесь на свежие новости НКО Будьте вкурсе важных событий в сфере НКО.
