Преимущества и недостатки систем автоматизации обмена данными и электронного документооборота (ЭДО) 

Использования различных цифровых систем и сервисов для электронного документооборота в некоммерческих организациях – актуальная тема для обсуждения в рамках НКО. Напомним, что в данное время самыми массовыми и востребованными ресурсами остаются Система Бухгалтерской и Складской Отчетности (СБИС) а также «Контур Диадок». Мы сравнили их преимущества и недостатки.

Каждый бухгалтер знает, что в современных условиях обмен документами без использования цифровых сервисов просто невозможен. Либо он «затормозит» рабочие процессы настолько, что эффективность учёта снизится в разы. Электронные системы сегодня позволяют без дублирования на бумаге обмениваться различными данными как внутри организации, так и с контрагентами и налоговыми органами. Системы позволяют направлять и принимать документы из различных учетно-бухгалтерских систем, в том числе с 1С, сокращать затраты на распечатывание и хранение документов в бумажном виде, их архивирование и пр.

Некоммерческие организации часто сталкиваются с дилеммой: какого оператора данных и какую информационную систему выбрать? Так как у каждой есть свои преимущества и недостатки, мы сравнили для вас два наиболее распространённых и функциональных ресурса: СБИС и «Контур Диадок». 

Возможности и функционал этих двух ресурсов во многом схожи. Их схожесть заключается в возможности создавать самые различные документы, подписывать их цифровой подписью и направлять как внутренним, так и внешним получателям. 

СБИС считается самой ранней и востребованной цифровой системой, разработанной ещё в 1998 году. 

Функции СБИС:

• обмен документами, 
• постановка задач, 
• контроль процессов, 
• работа с бухгалтерским, налоговым и финансовым учётом и отчётностью, 
• автоматизация закупочной деятельности и рабочих процессов склада. 

В отличие от «Контур Диадок» система СБИС является полноценным ресурсом для автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота, хотя и имеет ряд своих недостатков, если сравнивать её со второйо системой.

Контур.Диадок – узкоспециализированный цифровой сервис для ведения исключительно электронного документооборота (ЭДО) в организации. Однако в отдельных вопросах ЭДО имеет ряд преимуществ перед СБИСом. И если организация пользуется цифровыми системами исключительно для ЭДО и ей не нужны дополнительные сервисы, то такой организации больше подходит «Контур Диадок». Также важно отметить, что «Контур Диадок» способен поддерживать роуминг с другими многочисленными операторами ЭДО, в том числе со СБИС.  Однако в системе не предусмотрена проверка контрагентов.

В системе СБИС вы можете вести полноценные деловые коммуникации в отличие от «Контур Диадок», обмениваясь документами, контактами сотрудников тех или иных компаний и отлаживая бизнес-процессы. ЭДО является лишь одним из функционалов системы. Кроме того, в СБИСе вы можете ставить задачи подчинённым, вести некоторые бухгалтерские и финансовые операции, отслеживать закупку и работу склада. 

В системе вы можете легко создать любой первичный документ: 

• товарную накладную, 
• счет-фактуру, 
• акт приёмки выполненных работ, 
• акт ОС-1, 
• авансовый отчёт, 
• бухгалтерскую справку, 
• справку-отчёт и др. 

Также ресурс позволяет подписывать цифровой подписью (ЭЦП) любые документы и направлять их контрагентам, хранить документы и отправлять их в налоговые органы, а также сверять их, согласовывать их внутри организации.

Как говорилось выше, одним из важных преимуществ «Контур Диадок» является способность поддержать связь практически со всеми сервисами ЭДО, в том числе со СБИСом. Также важно отметить наличие защищённого облачного хранилища с несколькими серверами с возможностью доступа к ним даже при технических сбоях или при отказе системы в целом. В «Контур Диадок» большое внимание наряду с ЭДО уделено согласованию и сверке документов, их визированию и подписыванию как внутренними, так и внешними пользователями. Сверка взаиморасчетов с контрагентами с контрагентами является одним из главных преимуществ системы.

Сравнительная таблица «СБИС – Контур.Диадок

«Партнёр НКО» продолжит знакомить вас с актуальными темами бухгалтерского учета и сопровождения НКО. Следите за обновлениями на нашем сайте и в других информационных источниках.

Остались вопросы?

Пишите или звоните: +7 (495) 003-45-71

Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО