Как руководителю НКО подписывать документы в отпуске 

К нам обратилась одна из спортивных автономных некоммерческих организаций города Казани с вопросом: может ли руководитель их организации, находясь в 28-дневнем отпуске, оставить за собой право подписи документов? То есть подписывать документы дистанционно либо приезжать на рабочее место во время своего отпуска. Нарушает ли это законодательство? 

Как известно, руководитель некоммерческой организации, как и любой её сотрудник, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с российским трудовым законодательством. При этом полномочия директора организации как единоличного исполнительного органа не прекращаются и нередко возникает ситуация, когда в период нахождения его в отпуске возникает срочная необходимость подписания каких-либо важных документов. 

На период отпуска за директором – как коммерческих, так и некоммерческих структур – как за единоличным исполнительным органом сохраняются все без исключения его полномочия, права и обязанности. Основание – Постановление Президиума Высшего арбитражного Суда России от 9 февраля 1999 г. № 6164/98. 

Это подтверждает и постановление Арбитражного суда Уральского округа от 25 июня 2020 № Ф09-2438/20 по делу А60-72876/2018, в котором говорится, что «отпуск, как и больничный, и командировка, и прочее, не прерывает и не прекращает полномочия директора как единоличного исполнительного органа, которое вправе действовать от имени организации». 

«За руководителем НКО сохраняются все его полномочия вне зависимости от фактического его нахождения на рабочем месте. Будучи в отпуске или на больничном, он вправе самостоятельно подписывать документы, контролировать работу сотрудников и требовать от них отчетности», – комментирует бухгалтер группы «Партнёр НКО» Анна Абрамова. 

С бурным развитием информационно-коммуникационных технологий, всеобъемлющим переходом на электронный документооборот и массовым распространением электронных цифровых подписей некоммерческие, да и коммерческие организации всё чаще интересуются вопросом: может ли руководитель организации, находясь в отпуске, оставить за собой право подписи и подписывать документы дистанционно при помощи ЭЦП? 

Однозначного ответа на данный вопрос российское законодательство не даёт. В нём лишь указано, что директор организации, находясь в отпуске, может назначить исполняющего свои обязанности другое должностное лицо организации или её сотрудника, которому он доверяет, с правом подписи документов. Чаще всего это главный бухгалтер или один из заместителей директора. Однако во многих НКО всего одно должностное лицо – только сам директор. Кроме того, нередко встречаются некоммерческие организации не только «без иных должностных лиц», но и вовсе без сотрудников – с одним директором в штате. Кому тогда доверять право подписи?  

Государственная трудовая инспекция г. Москвы в своём письме от 20 августа 2020 г. № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193 указывает (с некими уточнениями и пояснениями) на  исключительное право директора организации как единоличного исполнительного органа подписывать документы организации, находясь в отпуске или на больничном.  Однако многие организации трактуют это право однозначно и злоупотребляют им. 

Большинство юристов склоняются к тому, что руководитель НКО, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске или на больничном, может подписывать лишь ограниченный перечень внутренних локальных нормативных актов, подписание которых не несёт опасности возникновения различных споров и разногласий с контрагентами, контролирующими и надзирающими органами (Минюстом, Роскомнадзором, ФНС, ГИТ и др.) Это, как правило, документы, не связанные с финансовой составляющей деятельности организации и с обработкой персональных данных: правила внутреннего трудового распорядка, правила охраны труда, различные инструкции, приказы об утверждении различных положений и прочее. 

Что касается финансовых документов, а также документов, связанных с персональными данными, которые могут привлечь внимание Минюста, ФНС, Роскомнадзора и др. (бухгалтерские балансы, коммерческие договоры, трудовые договоры и договоры с волонтёрами, приказы об увольнении и премировании, штатное расписание, положение о коммерческой тайне, регламент обработки персональных данных и т.п.), то в этом случае лучше всего при невозможности перенести или отложить их подписание: 

• официально оформить выход (отзыв) директора на работу из отпуска или больничного на 1 день (в соответствии с ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
• заранее оформить передачу права подписи другому должностному лицу или сотруднику НКО. 

Если же в Уставе организации прямо указано на то, что во время отсутствия руководителя НКО его обязанности и полномочия выполняет конкретное должностное лицо, например, главный бухгалтер, то в данном случае приказ и доверенность не требуются. 

Возвращаясь к  письму Трудовой инспекции Москвы от 20 августа 2020 г. № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193, важно подчеркнуть, что в нём наряду «с правом подписания директором документов во время его нахождения в отпуске или на больничном» содержится предостережение, с указанием на значительные риски такого подписания. И говорится о том, что во избежание таких рисков лучше всего оформить отзыв руководителя из отпуска или передать заранее право подписи другому лицу. 

«Осуществление руководителем НКО своих рабочих функций в период отпуска потенциально может быть истолковано как противоречие трудовому праву. Однако положения Российского Гражданского кодекса и федеральные законы, регулирующие деятельность юридических лиц, не содержат указаний на то, что полномочия руководителя организации, выступающего в роли единоличного исполнительного органа, должны быть прекращены или приостановлены на время его отпуска. Тут мы имеем дело с некой правовой путаницей и неоднозначность», – комментирует юрист группы «Партнёр НКО» Алина Зудова. 

Судебная практика показывает, что, как правило, при возникновении споров с различными контролирующими и надзирающими органами, а также при возникновении претензий со стороны контролирующих органов, связанных с подписанием руководителями организации финансовых и коммерческих документов в период своего отпуска, Суды в большинстве случаев встают на сторону контролирующих и надзирающих органов. 

Директор некоммерческой организации, находясь в очередном ежегодном оплачиваемом отпуске, имеет право ставить свою подпись на документах. Однако, чтобы предотвратить возможные разногласия и замечания со стороны проверяющих инстанций и контролирующих органов, рекомендуется воздержаться от таких действий, особенно если документы связаны с финансовой составляющей и с персональным данными. В данном случае при невозможности отложить подписание документов лучше всего оформить отзыв руководителя из отпуска или передачу права подписи другому лицу. 

О руководителе НКО как о единоличном исполнительном органе НКО, читайте также в нашей статье: Руководитель НКО.

Мы продолжим знакомить вас с интересными темами, которые каждую неделю разбирают бухгалтеры «Партнёр НКО» на своих совещаниях.  Следите за обновлениями на нашем сайте и на других информационных ресурсах «Партнёр НКО»! 

Руслан Ахматов 

Подпишитесь на наш Телеграм-канал Самое срочное и полезное для Вашей НКО