ВАЖНО! В 2020 возможна удаленная регистрация НКО через ЭЦП.

Уплата пошлины и нотариуса не требуется!

НАША КОМПАНИЯ РАБОТАЕТ ШТАТНО! Как лидеры рынка Мы получили право на выпуск ЭЦП с дистанционным удостоверением личности. Наши клиенты могут: 

Стоимость регистрации 15000 под ключ. Скидки до 30% ...

  • Регистрация НКО - 15000 рублей.
  • Удаленно через ЭЦП, скидка 30%
  • Сегодня Минюст и Налоговая работают!
  • Бух.учет от 1500 р. в месяц.
  • - ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ!
  • При поддержке Общероссийской "Партнер"
8 (800) 100-6071

Бухгалтерский учет НКО - Удаленный бух.учет для НКО

вернуться назад

Бухгалтерское сопровождение Некоммерческой организации удаленно

Друзья, решил поделиться опытом и внести ясность в вопросе дистанционного бухгалтерского аутсорсинга. Наш коллектив более 50 специалистов, который ведет бух.учет более 1000 некоммерческих организаций почти во всех регионах РФ. Большинство опасений связано с уже несуществующими проблемами или возникают у мелких организаций, которые работают по старинке. Комплексный подход позволяет добиться одновременно удобства и экономии. Расскажу, как мы работаем, что и как используем. Советую предварительно  ознакомиться с общими понятиями бухгалтерского сопровождения НКО.
Итак, разобью описание на разделы согласно взаимодействию.
  1. Заключение договора на удаленную бухгалтерию НКО
  2. Выпуск ЭЦП для отчетности
  3. Начало бухгалтерского сопровождения
  4. Документооборот бухгалтера и НКО
  5. Работа с базой 1С НКО
  6. Плюсы удаленного бухгалтера для НКО
  7. Решение сложных задач бух.учета НКО
Сразу скажу, что нет единого алгоритма действий. За 12 лет работы мы используем набор инструментов с разной стоимостью. Одни позволяют сдать отчеты нулевой НКО с минимальными расходами, другие - выстроить работу и документооборот в крупной некоммерческой организации целого коллектива. Но одно не меняется - это серьезная экономия средств.

Заключение договора на удаленную бухгалтерию НКО

Начинается всё с консультации по телефону. У нас есть номер 8-800-100-42-36. На такой номер можно смело звонить, т.к. за услуги связи на такие номера платит всегда собственник номера 8-800. т.е. для Вас звонок будет бесплатным.
Звонки принимают практикующие бухгалтера. Мы избавляем клиентов от разговора с роботами и секретарями. Бухгалтер сразу ответит на Ваш вопрос, дистанционно и достоверно.  Многие компании отказываются от этой стратегии, экономя свои деньги на Ваших нервах и времени. К нам это не относится, высокий уровень специалистов и стоимость позволяет эффективно заключать договоры и не тратить время впустую.
Отправляем стандартный договор и коммерческое предложение на почту, телефон или WHatsApp. Перезваниваем и поясняем, если что-то оказалось неясно.
После согласования отправляем заполненный договор и счет, потом обмениваемся подписанными скан-копиями договора.
В течение 3-х рабочих дней Заказчик оплачивает счет, и мы приступаем к работе. Оплата может быть произведена любым способом, любым физическим или юридическим лицом. Присылаете подтверждение оплаты, и мы приступаем к работе.
Важно!  После установления договорных отношений и оплаты Заказчику создается личный кабинет у нас на сайте. Это один из инструментов подтверждения (закрытия) оплат по счетам, ознакомления со сданными отчетами и предоставления первичной документации. 
Очень важно! Начинает работу с Вами «Персональный бухгалтер», у Вас будет его личный телефон и WHatsApp, он будет всегда в курсе Ваших дел, с ним можно обсудить важные вопросы, и он не будет каждый квартал меняться. 
Премьер-Партнер не является «площадкой специалистов» вроде банковской бухгалтерии или Профи.ру, наши бухгалтера находятся у нас в штате. 
Возможная ошибка: большинство площадок не способны предоставить полноценный сервис для НКО, они рассчитаны на работу с ИП или ООО на УСН 6%. Завлекая минимальной ценой, они не могут сдать: отчеты в Минюст, балансы по форме для НКО, отчеты согласно выборке Росстата для НКО, дополнительные листы для учета целевого финансирования, не могут обеспечить учет некоммерческих поступлений и освобождаемые от налогов добровольные взносы и пожертвования. «Безликие специалисты» сначала обещают, что все необходимое можно будет сдать, а потом другие «безликие специалисты» отказывают в возврате денег по ненужному продукту.
Вам передаются личные контакты специалистов, сейчас это редкость. Особенность нашей организации - специалисты не уходят к клиентам. Инструменты, компетентность, уникальная структура, стабильность, перспективы роста и развития создают среду в которой быстро развиваются все: компания, сотрудники и клиенты!             

Выпуск ЭЦП для отчетности

ЭЦП для сдачи отчетности является обязательной составляющей для работы удаленной бухгалтерии. Мы обладаем соглашениями с крупнейшими «спецоператорами». Для выпуска ЭЦП от Вас потребуется только:
  • Паспорт руководителя - цветной скан (фото) первого разворота 
  • СНИЛС – цветной скан (фото)

ЭЦП для отчетности предоставляет возможность:

  • Сдавать отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Минюст
  • Получать подтверждения о принятии отчетов и отсутствии в них ошибок
  • Получать уведомления и требования государственных органов
  • Проводить сверки с гос.органами
  • Получать уведомления о назначенных проверках
  • Подавать «неформализированные» письма, запросы, пояснения и ответы
Важно! ЭЦП для отчетности выпускается на юридическое лицо и не позволяет получить доступ к банковским счетам компании или руководителя, имуществу компании или руководителя, торгам, судам, и.т.д. Только сдавать отчеты и связанные с этим действия. 
Возможная ошибка: ЭЦП бывают разные и с разным функционалом. Мы предоставляем возможность выпуска ЭЦП в максимальной комплектации за 3500 рублей (Московский регион - 5000 рублей). Это при условии, что мы передаем клиенту скидку в 70%, которую получаем от «спецоператора», т.к. ежегодно выпускаем 1000+ ЭЦП. Если Вам предлагают Выпустить ЭЦП стоимостью дешевле 3500 рублей, Вас обманывают или вводят в заблуждение. Скорее всего это «обрезанные ключи», которые подходят только для нулевых ИП или ООО на УСН. В итоге вам потребуется её расширить для работы с НКО и доплатить примерно 5-10 т.р.
 
 
Начало бухгалтерского сопровождения
 
Сотрудник договорного отдела получил подписанный скан договора и оплату.
Выпустил за 2 дня ЭЦП для сдачи отчетности. 
Выяснил:
  • режим налогообложения
  • контактное лицо для работы, его телефон и e-mail
  • общие пожелания, задачи и требования клиента
  • сдает срочные нулевые отчеты
Руководитель бухгалтерского департамента определяет, кто будет персональным бухгалтером. Это зависит от формы НКО, размера и сложности финансово-хозяйственной деятельности некоммерческой организации. Наш коллектив состоит из следующих специалистов:
  • Бухгалтер нулевых НКО
  • Главный бухгалтер общей компетенции для небольших НКО
  • Главные бухгалтера со специализациями в АНО и Фондах
  • Главные бухгалтера со специализацией "Общественные организации, Ассоциации, Союзы"
  • Главные бухгалтера высших компетенций: "Гранты", "Казначейство и гос.финансирование", "Адвокатские образования", "Образовательные АНО", "Общероссийские организации"
От компетенции бухгалтера НКО напрямую зависит и стоимость бухгалтерского сопровождения. Можно двигаться от меньшего к большему или взять сразу специалиста на вырост, даже если у Вас "нулевка".
Ваш персональный бухгалтер звонит Вам, знакомится и приступает к работе, выстраивая диалог и работу в удобном для Вас формате. Варианты работы бывают разные. 
Замечание! Определить точную стоимость без принятия дел невозможно. Персональный бухгалтер знакомится с задачами, регламентом работы и требованиями и на 2-3 месяц может предложить привести стоимость в соответствии требуемым работам. На принятие решения и совместный диалог уделяется около 30 дней, но стоимость редко меняется на +/- 20%.

Документооборот бухгалтера и НКО

Опишу базовый принцип работы и взаимодействия по шагам.
  1. До 10-го числа Клиент предоставляем копии первичных документов. Предоставить можно почтой, фото в WHatsApp, выложить в совместное облако (dropbox, наш it подключится по "удаленке" и сам все настроит для Вас).
  2. До 20-го числа Бухгалтер сдает все "зарплатные" декларации и вводит всю первичку.
  3. До 30-го числа Бухгалтер оценивает, чего не хватает и информирует Клиента. Клиент предоставляет, и Бухгалтер сдает остальные отчеты и закрывает месяц.
  4. До 10-го числа следующего месяца Бухгалтер получает положительные протоколы о сдаче из гос.органов и вместе с отчетами передаем клиенту. На почту или в облако. А клиент предоставляет документы уже за следующий месяц.
Ежемесячный круг замкнулся.
В зависимости от требований клиента в регламент можно внести следующие дополнения:
  • Приоритетное исполнение и сокращение этапа бухгалтером с 10-ти до 3-х дней.
  • Предварительное визирование отчетов перед отправкой, всех или только некоторых.
  • Выезд помощника, который сам приезжает, фотографирует и раскладывает первичку (если возможно).
  • Присутствие бухгалтера у клиента. Например, раз в неделю.
  • Подготовка первичной документации и банковских платежек. Без права подписи!
  • Ведение кадрового учета.
  • Контроль и взаимодействие с сотрудниками Клиента: Бухгалтерами, Менеджерами, Секретарями, Финансовым директором и.т.д.
  • Аудит.
  • И многое другое.
Такие дополнительные участки увеличивают стоимость бухгалтерского сопровождения, но позволяют Клиенту не нанимать собственную полноценную штатную единицу. Это сильно экономит средства.
Если дополнительные участки большие, персональным бухгалтером назначается специалист, который работает с помощником. Это позволяет не превращать Главного бухгалтера в секретаря или "первичника" и не сильно увеличивать стоимость бухгалтерского сопровождения. Ведь зарплата помощника значительно ниже "Главного бухгалтера".
Документооборот через dropbox
Отдельно хотелось бы сказать про такой удобный сервис. Это облачная интернет-папка, которая стоит на компьютере у руководителя и бухгалтера. Она постоянно проверяет содержимое и синхронизирует его через интернет. Внутри этой папки есть две главные подпапки "первичка" и "отчеты", но можно создать и дополнительные. Работаем мы с ней так.
  1. Клиент выкладывает всю первичку в корень папки "первичка" общей кучей.
  2. Бухгалтер вводит первичку в 1С и раскладывает ее в соответствующие подпапки.
  3. Бухгалтер сдает отчеты и потом их с подтверждениями выкладывает в папку "отчеты" в подпапку например 3 квартал 2020.
Большое удобство, что документы в облаке соответствуют бумажным, систематизированы и лежат в одном месте, которое доступно бухгалтеру и руководителю в любом месте, включая за рубежом или в отпуске или на больничном.

Работа с базой 1С НКО

Мы можем применять разные 1С и с использованием разных инструментов. Опишу каждый  и начну с самого простого.
"1С Базовая", или у меня всего 10 операций, можно и в Excel посчитать. Мы так не работаем. Или компания нулевая, или ненулевая и надо делать всё, как положено.
1С Предприятие 8.3 ПРОФ. Используется локально бухгалтером для учета небольших НКО. Это не специализированная версия 1С, она понятна клиентам. Ее можно выгрузить по требованию клиенту для проверки или понятно передать дела в случае расторжения договора. Проблем с ней никогда не возникает.
1C FRESH Предприятие 8.3 ПРОФ. Используется облачная версия предыдущего 1С, доступ к ней получается через браузер. Не надо устанавливать локальное программное обеспечение. Автоматически ночью обновляется. И главное, легко организуется совместный доступ к базе с сотрудниками клиента и совместной/одновременной работе. Минус - требовательна к скорости интернета и увеличивает стоимость на 1т.р. в месяц за каждого из сотрудников Клиента.
1С ВДГБ для НКО.  Специализированная сборка 1С компании "Рарус". Используется для действующих НКО со сложной структурой и адвокатских образований (коллегий и бюро адвокатов). Имеет полный функционал для учета в некоммерческих организация. Минус - сложна в понимании для непрофильных бухгалтеров и аудиторов, не открывается стандартной 1С ПРОФ. Для открытия и ознакомления вне нашей организации требуется лицензия "Раруса" за 30 т.р.
1C на сервере клиента. Клиент настраивает свой сервер и предоставляет доступ нашему бухгалтеру через клиент сервера. Не путать с удаленкой вроде teamviewer. Клиенты это делают согласно своим протоколам безопасности. Но собственный сервер стоит более 200т.р. и требует компетентного "сисадмина" в штате.  Данное решение свойственно крупным некоммерческим организациям.
 

Плюсы удаленного главного бухгалтера НКО

Многие плюсы бухгалтера на аутсорсинге вам известны, перечислю их коротко:
  • отсутствие штатной единицы, кадровых рисков, рисков увольнения;
  • отсутствие обязательного рабочего места;
  • отсутствие зарплатных налогов 13% НДФЛ и 30% - страховые взносы;
  • отсутствие платежей по больничным, отпускам, декретам и.т.д.;
  • ответственность организации по договору и авторитетная организация;
  • 1С, его обновление и поддержка, правовые системы и документооборот входит в стоимость.
Это больше финансовые риски и экономия. Но почти все забывают о необходимости поддерживать высокую компетенцию и развивать опыт. Опишу два классических сценария.

Бухгалтер на аутсорсинге для НКО

Ведет несколько организаций, постоянно сталкивается с новыми задачами и практикой. Работает в коллективе таких же Главбухов, которые обмениваются опытом по новым проблемам. Если одна из 1000 компаний коллектива справилось с проблемой, для других 999 это уже не проблема, а задача с понятным решением! Специалист всегда может выбрать направление для развития, а не ждать шанса. Быстро поднять свою компетенцию, свою стоимость и ежемесячный доход. Не отстает от успешных клиентов и успевает развиваться вместе с ними без лишних затрат. 
При этом Главный бухгалтер в "аутсорсе" не работает дольше обычного. И далее вы поймете почему.

Обычный Главный бухгалтер НКО

Работает часто один и большую часть время работает кем угодно, но не Главным бухгалтером. Вот список работ, которые падают на такого специалиста:
  • Установка, обновление, починка 1С. Даже есть знакомый IT, Бухгалтер его вызывает, ждет, все поясняет, и пока она не работает, просто сидит. Другой компании у него нет!
  • Вводит много "первички", работая обычным бухгалтером.
  • Выполняет личные указания руководителя, работая секретарем, курьером, помощником менеджером и т.д.
  • Сталкиваясь с проблемами в гос.органах, решает эти проблемы в одиночку. Тратит на это огромное количество времени, собирая штрафы и пени. Все проблемы для него новые, т.к. другого опыта просто нет и рядом другие главбухи отсутствуют.
  • Старается компенсировать недостаток опыта, читая журналы и статьи в интернете, изучая правовые системы в рабочее время. Оплачиваете это время, журналы и системы Вы, но компенсация так себе, живой опыт не заменит.
  • Отсутствие компетентного контроля расслабляет бухгалтера и приходит просто "ленность". Вы это поймете только после блокировки счета, штрафов в 100+т.р. и годовым через неделю со всеми вытекающими последствиями.
Список можно продолжать, но думаю суть понятна. И есть очень важное следствие. Даже если Вы не аудитор, Вам повезло и нашли хорошего бухгалтера, через год он потеряет половину своей положительности, просто стухнет. Или поняв, что его захватывает тоска, печаль, рутина и потеря собственной стоимости, просто уйдет. 
Важно! Я не говорю, что так будет везде и всегда. Если Вам требуется главный бухгалтер в отдел где есть:
  • собственный сисадмин
  • бухгалтер на первичку
  • секретарь
  • собственный курьер
Тогда да! Вам нужен настоящий главный бухгалтер, который будет работать "Главбухом" в серьезной организации. Если нет, идите к Главбуху на аутсорсинг. В противном случае Вы наймете специалиста, который только называется себя "Главным бухгалтером" или который больше вредит и пожирает ресурсы и деньги, чем работает.

Решение сложных бухгалтерских задач в НКО

Какие бы не были хорошие Главбухи, они люди и не могут знать всего во всех смежных направлениях. Есть задачи не под силу хорошему Главбуху:
  • сложные узкие специализации, как казначейство или крупные гранты
  • юридические задачи
  • управленческие задачи по управлению и развитию
  • задачи, связанные с IT и технической составляющей
Данная проблема решается относительно легко у нас. И невыполнима в частном порядке.
Работая с нами более 6 месяцев, клиенты понимают уровень и компетенцию специалистов. Если есть сложная задача, наш бухгалтер или руководитель создает группу в WHatsApp. И далее:
  1. Руководитель НКО описывает задачу.
  2. Наш сотрудник включает необходимых специалистов: юриста, эксперт по грантам, эксперта по проектам НКО, главбуха высшей компетенции в необходимом направлении, IT специалиста по 1С, фин.дира и.т.д.
  3. Руководитель добавляет необходимых участников/сотрудников со своей стороны
  4. Вместе обсуждаем задачи и стоимость. 
  5. Необходимые наши специалисты остаются, остальные покидают группу.
  6. Сформированной командой обсуждаем задачу, координируемся и работаем как один организм.
Мы очень долго работали, чтобы обеспечить уникальных специалистов полной загрузкой.  Очень гордимся результатом. Часть наших экспертов - "публикуемые авторы". Вот и сейчас Вы читаете одну из публикаций. 
В итоге создана структура, максимально экономная для молодых НКО, к которой можно добавлять кирпичики их высших специалистов и удовлетворить запросы даже крупнейших НКО России.
Очень важно! Если остался вопрос или не раскрытый момент, пишите! Я очень хочу улучшить свой материал. Заранее спасибо. 
Ну и ждем Вас к нам как клиента!) Мы работаем во всех регионах РФ: Москва, СПБ, Самара, Краснодар...
Звоните!
8-800-100-42-36 (по России)
Имя:
Текст:

Статьи

16:12 05/02/2021 г.
Что нужно знать после создания НКО. Обязательные действия, после регистрации НКО.
19:47 07/08/2019 г.
Список всех необходимых услуг для НКО в одном месте. Более 40 специалистов во всех необходимых направлениях. Эксперты для решения сложных задач и недорогой аутсорсинг сотрудника для решения простых. Перечислим каждую из услуг и зачем она нужна. Уверен, что о некоторых из них Вы не знали...
00:00 20/02/2019 г.
Прежде чем вносить изменения в НКО любой из форм, необходимо ответить на несколько вопросов: Можно ли в вашей форме внести необходимые изменения впринципе. Куда подавать эти изменения в Минюст или ФНС. Если изменений несколько, какими этапами их подавать и в какой очередности. Придется ли из-за изменений приводить в соответствие (писать заново) Устав.
00:00 20/02/2019 г.
Итак. Вы решили создать Некоммерческую организацию, знаете чем хотите заняться, но вот вопрос: какая организационно-правовая форма Вам подходит. Возьмем основные формы НКО, перечислим каждую из них, и рассмотрим для чего предназначена каждая.