• - ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ!
  • При поддержке Общероссийской "Партнер"

Александр Горячев Руководитель бух. отдела

Бухгалтерское сопровождение НКО
Нулевая 2000 р. Деятельность 5000 руб.
Деятельность + зарплата 7000 руб.
Архитектура НКО — 39500 руб.
Позвонить: 8(800)100-42-36
* Более 1200 НКО в 62 регионах РФ

Аутсорсинг бух.учета некоммерческой организации: удаленно или с присутствием

Друзья, решил поделиться опытом и внести ясность в вопросе бухгалтерского аутсорсинга, удаленного или с присутствием. Наш коллектив включает более 50 специалистов, которые ведут бух.учет более 1000 некоммерческих организаций почти во всех регионах РФ.

Большинство опасений связано с уже несуществующими проблемами или возникают у мелких организаций, которые работают по старинке. Комплексный подход позволяет добиться одновременно удобства и экономии. Расскажу, как мы работаем, что и как используем. Советую предварительно ознакомиться с общими понятиями бухгалтерского сопровождения НКО.

Мы работаем не только удаленно, но и с присутствием, в формате персональной бухгалтерии. Но в данной статье будет рассмотрен больше дистанционный формат. Если он Вам понравится — становитесь нашим клиентом.

Итак, разобью описание на разделы согласно взаимодействию.

  1. Заключение договора на удаленную бухгалтерию НКО
  2. Выпуск ЭЦП для отчетности
  3. Начало бухгалтерского сопровождения
  4. Документооборот бухгалтера и НКО
  5. Работа с базой 1С НКО
  6. Плюсы удаленного бухгалтера для НКО
  7. Решение сложных задач бух.учета НКО

Сразу скажу, что нет единого алгоритма действий. За 12 лет работы мы использовали наборы инструментов с разной стоимостью. Одни позволяют сдать отчеты нулевой НКО с минимальными расходами, другие — выстроить работу и документооборот в крупной некоммерческой организации целого коллектива. Но одно не меняется — это серьезная экономия средств.

Схема заключения договора на бух учет НКО

Заключение договора на удаленную бухгалтерию НКО

Начинается все с консультации по телефону. У нас есть номер 8-800-100-42-36. На такой номер можно смело звонить, все услуги связи на такие номера платит всегда собственник номера 8-800. т.е. для Вас звонок будет бесплатным.

Звонки принимают практикующие бухгалтеры. Мы избавляем клиентов от разговора с роботами и секретарями. Бухгалтер сразу ответит на Ваш вопрос дистанционно и достоверно. Многие компании отказываются от этой стратегии, экономя свои деньги на Ваших нервах и времени. К нам это не относится: высокий уровень специалистов и оптимальная стоимость позволяет эффективно заключать договоры и не тратить время впустую.

Стандартный договор и коммерческое предложение отправляем на почту, телефон или WhatsApp. Перезваниваем и поясняем, если что-то оказалось неясно.

После согласования отправляем заполненный договор и счет, потом обмениваемся подписанными скан-копиями договора.

В течение 3-х рабочих дней Заказчик оплачивает счет, и мы приступаем к работе в течение дня. Оплата может быть произведена любым способом, любым физическим или юридическим лицом. Присылаете подтверждение оплаты — и мы приступаем к работе.

Важно!  После установления договорных отношений и оплаты Заказчику создается личный кабинет у нас на сайте. Это один из инструментов подтверждения (закрытия) оплат по счетам, ознакомления со сданными отчетами и предоставления первичной документации. 

Очень важно! Начинает работу с Вами «Персональный бухгалтер», у Вас будет его личный телефон и WhatsApp, он будет всегда в курсе Ваших дел, с ним можно обсудить важные вопросы, и он не будет каждый квартал меняться. 

Парнер-НКО не является «площадкой специалистов» вроде банковской бухгалтерии или Профи.ру, наши бухгалтеры находятся у нас в штате. 

Возможная ошибка: большинство площадок не способны предоставить полноценный сервис для НКО, они рассчитаны на работу с ИП или ООО на УСН 6%. Завлекая минимальной ценой, они не могут сдать:

  • Отчеты в Минюст;
  • Балансы по форме для НКО;
  • Отчеты согласно выборке Росстата для НКО;
  • Дополнительные листы для учета целевого финансирования;
  • Не могут обеспечить учет некоммерческих поступлений и освободить от налогов добровольные взносы и пожертвования.

«Безликие специалисты» сначала обещают, что все необходимое можно будет сдать, а потом другие «безликие специалисты» отказывают в возврате денег по ненужному продукту.

Вам передаются личные контакты специалистов, сейчас это редкость. Особенность нашей организации — специалисты не уходят к клиентам. Инструменты, компетентность, уникальная структура, стабильность, перспективы роста и развития создают среду, в которой быстро развиваются все: компания, сотрудники и клиенты!

Выпуск ЭЦП для отчетности

ЭЦП для сдачи отчетности является обязательной составляющей для работы удаленной бухгалтерии. Мы обладаем соглашениями с крупнейшими «спецоператорами». Для выпуска ЭЦП от Вас потребуется только:

  • Паспорт руководителя — цветной скан (фото) первого разворота;
  • СНИЛС — цветной скан (фото).

Важно! Если у Вас уже есть ЭЦП из налоговой, это не проблемы. Мы уже успешно работаем и с ней. Но учтите, налоговая выдает только ЭЦП. Еще требуется носитель, крипто-про, программа и знания. Подробнее этот вопрос разбирали в статье "Правда о бесплатной ЭЦП налоговой"

ЭЦП для отчетности предоставляет возможность:

  • Сдавать отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Минюст
  • Получать подтверждения о принятии отчетов и отсутствии в них ошибок
  • Получать уведомления и требования государственных органов
  • Проводить сверки с гос.органами
  • Получать уведомления о назначенных проверках
  • Подавать «неформализированные» письма, запросы, пояснения и ответы

Важно! ЭЦП для отчетности выпускается на юридическое лицо и не позволяет получить доступ к банковским счетам компании или руководителя, имуществу компании или руководителя, торгам, судам и т.д. У нас появляется доступ только для сдачи отчетов и связанные с этим действия. 

Возможная ошибка: ЭЦП бывают разные и с разным функционалом. Мы предоставляем возможность выпуска ЭЦП в максимальной комплектации за 3500 рублей (Московский регион — 5000 рублей). Это при условии, что мы передаем клиенту скидку в 70%, которую получаем от «спецоператора», поскольку ежегодно выпускаем 1000+ ЭЦП. Если Вам предлагают Выпустить ЭЦП стоимостью дешевле 3500 рублей, Вас обманывают или вводят в заблуждение. Скорее всего это «обрезанные ключи», которые подходят только для нулевых ИП или ООО на УСН. В итоге вам потребуется ее расширить для работы с НКО и доплатить примерно 5-10 т.р.

Начало бухгалтерского сопровождения

Сотрудник договорного отдела получил подписанный скан договора и оплату.

Выпустил за 2 дня ЭЦП для сдачи отчетности. Выяснил:

  • Режим налогообложения;
  • Контактное лицо для работы, его телефон и e-mail;
  • Общие пожелания, задачи и требования клиента.

После идет сдача нужных нулевые отчетов.

Руководитель бухгалтерского департамента определяет, кто будет персональным бухгалтером. Это зависит от формы НКО, размера и сложности финансово-хозяйственной деятельности некоммерческой организации. Наш коллектив состоит из следующих специалистов:

  • Бухгалтер нулевых НКО;
  • Главный бухгалтер общей компетенции для небольших НКО;
  • Главные бухгалтеры со специализациями в АНО и Фондах;
  • Главные бухгалтеры со специализацией «Общественные организации, Ассоциации, Союзы»;
  • Главные бухгалтеры высших компетенций: «Гранты», «Казначейство и гос.финансирование», «Адвокатские образования», «Образовательные АНО», «Общероссийские организации»;
  • Аудиторы.

От компетенции бухгалтера НКО напрямую зависит и стоимость бухгалтерского сопровождения. Можно двигаться от меньшего к большему или взять сразу специалиста на вырост, даже если у Вас «нулевка».

Ваш персональный бухгалтер звонит Вам, знакомится и приступает к работе, выстраивая диалог и работу в удобном для Вас формате. Варианты работы бывают разные. 

Замечание! Определить точную стоимость без принятия дел невозможно. Персональный бухгалтер знакомится с задачами, регламентом работы и требованиями и через 2-3 месяца может предложить привести стоимость в соответствии требуемым работам. На принятие решения и совместный диалог уделяется около 30 дней, но стоимость редко меняется на +/- 20%.

Документооборот бухгалтера и НКО

Опишу базовый принцип работы и взаимодействия по шагам:

  1. До 10-го числа Клиент предоставляем копии первичных документов. Предоставить можно почтой, фото в WhatsApp, выложить в совместное облако (dropbox, наш IT подключится по «удаленке» и сам все настроит для Вас).
  2. До 20-го числа Бухгалтер сдает все «зарплатные» декларации и вводит всю первичку.
  3. До 30-го числа Бухгалтер оценивает, чего не хватает и информирует Клиента. Клиент предоставляет все необходимое, и Бухгалтер сдает остальные отчеты и закрывает месяц.
  4. До 10-го числа следующего месяца Бухгалтер получает положительные протоколы о сдаче из гос.органов, и вместе с отчетами все передается Клиенту на почту или в облако. В свою очередь Клиент предоставляет документы уже за следующий месяц.

Ежемесячный круг замкнулся.

В зависимости от требований клиента в регламент можно внести следующие дополнения:

  • Приоритетное исполнение и сокращение этапа бухгалтером с 10-ти до 3-х дней;
  • Предварительное визирование отчетов перед отправкой, всех или только некоторых;
  • Выезд помощника, который сам приезжает, фотографирует и раскладывает первичку (если возможно);
  • Присутствие бухгалтера у клиента. Например, 1-3 раза в неделю;
  • Подготовка первичной документации и банковских платежек без права подписи в течение текущего дня;
  • Ведение кадрового учета;
  • Контроль и взаимодействие с сотрудниками Клиента: Бухгалтерами, Менеджерами, Секретарями, Финансовым директором и т.д.;
  • Аудит;
  • И многое другое.

Такие дополнительные участки увеличивают стоимость бухгалтерского сопровождения, но позволяют Клиенту не нанимать собственную полноценную штатную единицу. Это сильно экономит средства.

Если дополнительные участки большие, персональным бухгалтером назначается специалист, который работает с помощником. Это позволяет не превращать Главного бухгалтера в секретаря или «первичника» и не сильно увеличивать стоимость бухгалтерского сопровождения. Ведь зарплата помощника значительно ниже «Главного бухгалтера».

Документооборот через dropbox

Отдельно хотелось бы сказать про такой удобный сервис. Это облачная интернет-папка, которая стоит на компьютере у руководителя и бухгалтера. Она постоянно проверяет содержимое и синхронизирует его через интернет. Внутри этой папки есть две главные подпапки: «первичка» и «отчеты», но можно создать и дополнительные. Работаем мы с ней так:

  1. Клиент выкладывает всю первичку в корень папки «первичка» общей кучей;
  2. Бухгалтер вводит первичку в 1С и раскладывает ее в соответствующие подпапки;
  3. Бухгалтер сдает отчеты и потом их с подтверждениями выкладывает в папку «отчеты» в подпапку, например, 3 квартал 2022.

Большое удобство, что документы в облаке соответствуют бумажным, систематизированы и лежат в одном месте, которое доступно бухгалтеру и руководителю в любой момент и из любой точки, включая нахождение за рубежом, в отпуске или на больничном.

Работа с базой 1С НКО

Мы можем применять разные 1С и с использованием разных инструментов. Опишу каждый и начну с самого простого.

1С Базовая или «у меня всего 10 операций, можно и в Excel посчитать». Мы так не работаем. Или компания нулевая, или не нулевая и надо делать все как положено.

1С Предприятие 8.3 ПРОФ. Используется локально бухгалтером для учета небольших НКО. Это не специализированная версия 1С, она понятна клиентам. Ее можно выгрузить по требованию клиенту для проверки или понятно передать дела в случае расторжения договора. Проблем с ней никогда не возникает.

1C FRESH Предприятие 8.3 ПРОФ. Используется облачная версия предыдущего 1С, доступ к ней получается через браузер. Не надо устанавливать локальное программное обеспечение. Автоматически ночью обновляется. И главное, легко организуется совместный доступ к базе с сотрудниками клиента и совместной/одновременной работе. Минус - требовательна к скорости интернета и увеличивает стоимость на 1т.р. в месяц за каждого из сотрудников Клиента.

1C FRESH Предприятие для НКО. Специализированная версия 1С для учета средних по размеру НКО. Позволяет использовать все указанные плюсы 1C FRESH. Несколько сложнее обычной 1С и непонятна для обычных бухгалтеров.

1С ВДГБ для НКО.  Специализированная сборка 1С компании «Рарус». Используется для действующих НКО со сложной структурой и адвокатских образований (коллегий и бюро адвокатов). Имеет полный функционал для учета в некоммерческих организация. Минус — сложна в понимании для непрофильных бухгалтеров и аудиторов, не открывается стандартной 1С ПРОФ. Для открытия и ознакомления вне нашей организации требуется лицензия «Раруса» за 42 т.р.

1C на сервере клиента. Клиент настраивает свой сервер и предоставляет доступ нашему бухгалтеру через клиент сервера. Не путать с удаленкой вроде teamviewer. Клиенты это делают согласно своим протоколам безопасности. Но собственный сервер стоит более 200 т.р. и требует компетентного «сисадмина» в штате. Данное решение свойственно крупным некоммерческим организациям.

Удаленый бухгалтерский учет

Плюсы главного бухгалтера НКО на аутсорсинге

Многие плюсы бухгалтера на аутсорсинге вам известны, перечислю их коротко:

  • Отсутствие штатной единицы, кадровых рисков, рисков увольнения;
  • Отсутствие обязательного рабочего места;
  • Отсутствие зарплатных налогов — 13% НДФЛ и 30% страховых взносов;
  • Отсутствие платежей по больничным, отпускам, декретам и т.д.;
  • Ответственность организации по договору и авторитетная организация;
  • 1С, его обновление и поддержка, правовые системы и документооборот входит в стоимость.

Это больше финансовые риски и экономия. Но почти все забывают о необходимости поддерживать высокую компетенцию и развивать опыт. Опишу два классических сценария.

Бухгалтер на аутсорсинге для НКО

Ведет несколько организаций, постоянно сталкивается с новыми задачами и практикой. Работает в коллективе таких же Главбухов, которые обмениваются опытом по новым проблемам. Если одна из 1000 компаний коллектива справилось с проблемой, для других 999 это уже не проблема, а задача с понятным решением! Специалист всегда может выбрать направление для развития, а не ждать шанса. Быстро поднять свою компетенцию, свою стоимость и ежемесячный доход. Не отстает от успешных клиентов и успевает развиваться вместе с ними без лишних затрат. 

При этом Главный бухгалтер в «аутсорсе» не работает дольше обычного. И далее вы поймете, почему.

Обычный Главный бухгалтер НКО

Работает часто один и большую часть время работает кем угодно, но не Главным бухгалтером. Вот список работ, которые падают на такого специалиста:

  • Установка, обновление, починка 1С. Даже есть знакомый IT, Бухгалтер его вызывает, ждет, все поясняет, и пока она не работает, просто сидит. Другой компании у него нет!
  • Вводит много «первички», работая обычным бухгалтером;
  • Выполняет личные указания руководителя, работая секретарем, курьером, помощником менеджером и т.д.;
  • Сталкиваясь с проблемами в гос.органах, решает эти проблемы в одиночку. Тратит на это огромное количество времени, собирая штрафы и пени. Все проблемы для него новые, т.к. другого опыта просто нет и рядом другие главбухи отсутствуют;
  • Старается компенсировать недостаток опыта, читая журналы и статьи в интернете, изучая правовые системы в рабочее время. Оплачиваете это время, журналы и системы Вы, но компенсация так себе, живой опыт не заменит;
  • Отсутствие компетентного контроля расслабляет бухгалтера и приходит просто "ленность". Вы это поймете только после блокировки счета, штрафов в 100+т.р. и годовым через неделю со всеми вытекающими последствиями.

Список можно продолжать, но, думаю, суть понятна. И есть очень важное следствие. Даже если Вы не аудитор, Вам повезло и нашли хорошего бухгалтера, через год он потеряет половину своей положительности, просто стухнет. Или, поняв, что его захватывает тоска, печаль, рутина и потеря собственной стоимости, просто уйдет. 

Важно! Я не говорю, что так будет везде и всегда. Если Вам требуется главный бухгалтер в отдел, где есть:

  • Собственный сисадмин,
  • Бухгалтер на первичку,
  • Секретарь,
  • Собственный курьер,

То тогда да! Вам нужен настоящий Главный Бухгалтер, который будет работать Главбухом в серьезной организации. Если нет, идите к Главбуху на аутсорсинг. В противном случае Вы наймете специалиста, который только называет себя «Главным бухгалтером» или который больше вредит и пожирает ресурсы и деньги, чем работает.

Решение сложных бухгалтерских задач в НКО

Какие бы ни были хорошие Главбухи, они люди и не могут знать всего во всех смежных направлениях. Есть задачи не под силу хорошему Главбуху:

  • Сложные узкие специализации, как казначейство или крупные гранты;
  • Юридические задачи;
  • Управленческие задачи по управлению и развитию;
  • Задачи, связанные с IT и технической составляющей.

Данная проблема решается относительно легко у нас. И невыполнима в частном порядке.

Работая с нами более 6 месяцев, клиенты понимают уровень и компетенцию специалистов. Если есть сложная задача, наш бухгалтер или руководитель создает группу в WhatsApp. И далее:

  1. Руководитель НКО описывает задачу;
  2. Наш сотрудник включает необходимых специалистов: юриста, эксперта по грантам, эксперта по проектам НКО, Главбуха высшей компетенции в необходимом направлении, IT специалиста по 1С, фин.дира и.т.д.;
  3. Руководитель добавляет необходимых участников/сотрудников со своей стороны;
  4. Вместе обсуждаем задачи и стоимость;
  5. Необходимые наши специалисты остаются, остальные покидают группу;
  6. Сформированной командой обсуждаем задачу, координируемся и работаем как один организм.

Мы очень долго работали, чтобы обеспечить уникальных специалистов полной загрузкой.  Очень гордимся результатом. Часть наших экспертов — «публикуемые авторы». Вот и сейчас Вы читаете одну из публикаций.

В итоге создана максимально экономная для молодых НКО структура, к которой можно добавлять кирпичики из высших специалистов и удовлетворить запросы даже крупнейших НКО России.

Ну и ждем Вас к нам как клиента!) Мы работаем во всех регионах РФ: Москва, СПБ, Самара, Краснодар...

Звоните!

8(800)100-42-36 (по России)

Очень важно! Если остался вопрос или нераскрытый момент, пишите! Я очень хочу улучшить свой материал. Заранее спасибо. 

Вам также может быть интересно:

Оставить комментарий

20.03.2022 Рязанова Галина
Сдача нулевой отчетности для НКО московской области.
Ответ: Добрый день! Будем рады помочь, звоните +7 (495) 003-45-36
09.03.2022 Дмитрий Валерьевич
Запрос на Бух сопровождение АНО
Ответ: Добрый день! Будем рады помочь, звоните +7 (495) 003-45-36
Карта

Оставьте свои данные и наш специалист свяжится с вами.