Эффективная операционная деятельность = успешное управление и масштабирование НКО
Восемь из десяти некоммерческих организаций работают без системности — и расплачиваются за это сорванными проектами и выгоревшими командами. Между стратегией руководителя и действиями сотрудников зияет пустота. Её заполняет операционный директор — специалист, без которого НКО не масштабируется. Кто это, что он делает и как выстроить эту функцию даже без штатной единицы?
Содержание:
- Стратегия и системность - два человека, два уровня
- Три кита операционной функции: периодичность, трекинг, IT
- Онбординг, культура и «правило 3–5%»
- НКО — это не бизнес. Но управлять ей нужно лучше
Большинство некоммерческих организаций в России сталкиваются с одной и той же проблемой. Её суть: руководитель одновременно является стратегом, операционистом, HR-менеджером и фандрайзером. В итоге, ни одна из функций не выполняется системно и регулярно в пролонгированном периоде. По данным аналитиков третьего сектора, вклад НКО в ВВП России к 2023 году превысил 2 трлн рублей, однако управленческая зрелость большинства организаций по-прежнему отстаёт от коммерческого сектора.
Александр Горячев, президент группы компаний «Партнёр НКО» и эксперт с почти 15-летним опытом управления командой более 100 специалистов, формулирует проблему прямо:
«Я сегодня расскажу о специалисте, который нужен каждой некоммерческой организации, но при этом мало в какой организации он есть».
Именно операционный директор тот недостающий элемент, который превращает хаотичную активность в устойчивый процесс.
Стратегия и системность - два человека, два уровня
В любой организации существуют два принципиально разных уровня управления: стратегический и операционный. Исполнительный орган НКО вправе решать любые вопросы, не отнесённые к исключительной компетенции высшего органа управления. Однако на практике руководители пытаются охватить всё и сразу, теряя эффективность на обоих уровнях.
Александр Горячев объясняет это так:
Что стоит между директором и рядовыми сотрудниками? Как правило ничего. Нет регламентов, нет трекинга, нет системности. По оценке эксперта, системности не хватает восьми НКО из десяти. Операционный директор — это именно тот «мост», который соединяет стратегические цели руководителя с ежедневными действиями команды.
Для удобства понимания важности этой кадровой единицы мы попробовали дать ей определение в двух контекстах, в академическом и практическом. На наш взгляд, такая сжатая трактовка необходима.
Академическое определение «опердира»
Операционный директор некоммерческой организации (COO НКО) — должностное лицо, осуществляющее координацию внутренних бизнес-процессов организации, обеспечивающее трансляцию стратегических целей высшего исполнительного органа в регламентированные операционные процедуры, а также осуществляющее систематический контроль их исполнения посредством установленных метрик, инструментов трекинга и периодических управленческих коммуникаций. В структуре некоммерческой организации операционный директор занимает позицию между стратегическим руководством (CEO/исполнительный директор) и функциональными подразделениями, обеспечивая институциональную устойчивость, воспроизводимость процессов и управляемое развитие организации в условиях ограниченных ресурсов третьего сектора.
Практическое определение «опердира»
Операционный директор в НКО — человек, который превращает планы в работающую систему. Он не придумывает стратегию и не выполняет задачи сам — он следит за тем, чтобы правила соблюдались, задачи ставились вовремя, сотрудники понимали свои зоны ответственности, а организация менялась постепенно и измеримо. Это «внутренний архитектор» НКО: без него руководитель тонет в операционке, команда работает без ориентиров, а проекты рушатся не от нехватки идей, а от отсутствия порядка.
Исходя из сказанного, принципиально важно понимать разграничение ролей. Руководитель НКО определяет правила и стратегию; операционный директор не устанавливает правила, но отслеживает их выполнение. Это не надзиратель и не «лютая злыдня с палкой», как нередко воспринимают эту роль. Это системный архитектор процессов.
Три кита операционной функции: периодичность, трекинг, IT
Операционная функция держится на трёх столпах, которые применимы в НКО ровно так же, как и в бизнесе.
1. Периодичность встреч — жёсткий ритм
Операционный директор устанавливает и поддерживает ритм организации:
- Ежедневно — 5-минутная летучка в формате видеоконференций. По типу «поглядеть друг на друга»
- Еженедельно — часовая операционная планёрка. Постановка задач и контроль выполнения
- Ежемесячно — разбор итогов с каждым участником команды
«Периодичность должна быть жёсткой. Например, четверг 14:00 — всегда у нас операционная планёрка».
На планёрке задачи формулируются публично. Каждый сотрудник озвучивает, что ему нужно для выполнения задачи и берёт на себя ответственность. Через неделю он отвечает на этот же вопрос перед командой. В таком режиме, и «не проскочишь», как выражается Александр Горячев.
2. Трекинг задач — авангард управления
Сегодняшний авангард операционного управления — это система трекинга, опирающаяся на три касания: постановка задачи, промежуточный контроль, итоговая оценка. Операционный директор не решает задачи за сотрудников, он разделяет большие задачи на небольшие кубики, отслеживает прогресс и фиксирует результат.
«Сейчас люди стали мыслить короче: время TikToков, время коротких действий — и задача операционного директора — большую задачу разделить её на большие кубики».
3. IT-составляющая — автоматизация как основа
Операционный директор — первый человек, который внедряет и контролирует CRM-системы (Bitrix24, AmoCRM и другие), формирует видеоинструкции и регламенты, автоматизирует повторяющиеся процессы. Всё, что можно перевести в цифру - переводится. Это снижает зависимость от конкретных людей и обеспечивает устойчивость организации при смене сотрудников.
Онбординг, культура и «правило 3–5%»
Опердир – опять позволим себе профессиональный сленг – это ещё и центральное ядро корпоративной культуры организации. Именно через него транслируются правила, ценности и стандарты. Без чётких правил нет ни дружбы, ни взаимопонимания в команде, а следовательно, нет и культуры, корпоративных ценностей.
Особую роль он играет в онбординге новых сотрудников. Его задача обеспечить, чтобы каждый специалист создал инструкцию на свою функцию и записал видеострим или видео самопрезентацию. Когда придёт новый сотрудник, он посмотрит видео, изучит инструкцию и сможет выполнить ключевую задачу без длительного ввода в курс дел.
Что касается изменений в организации, Александр Горячев формулирует строгое правило:
На практике это означает одно-два изменения на одного сотрудника в месяц. Такой темп позволяет измерять эффект каждого нововведения, понимать, какое изменение дало результат, и масштабировать именно его, а не действовать вслепую.
Важнейшая метрика в НКО, за которую отвечает операционный директор — это обратная связь от благополучателей. В отличие от бизнеса, в некоммерческом секторе нет прямой рыночной реакции. Если благополучатели не возвращаются и не дают обратную связь, значит, что-то сделано не так. Ежемесячный сбор отзывов и метрик обязательная функция операционного директора.
НКО — это не бизнес. Но управлять ей нужно лучше
Многие руководители НКО, пришедшие из бизнеса, убеждены, что достаточно взять бизнес-книгу и дело в шляпе. Это большая ошибка. Управленческие технологии универсальны, но механика операционной функции в НКО принципиально отличается.
В бизнесе важны охваты, а в НКО вовлечение. Жертвователь проходит путь до партнёра. В бизнесе покупатель просто остаётся покупателем, а в НКО может стать амбассадором миссии. Воронки разные, реакции разные, метрики разные.
Горячев подводит итог:
Операционный директор далеко не роскошь и не признак «большой и богатой НКО». Это базовый элемент устойчивости любой организации, которая хочет не просто существовать, но развиваться. Группа компаний «Партнёр НКО» под руководством Александра Горячева занимает 28-е место во Всероссийском рейтинге консалтинговых компаний RAEX и предоставляет услугу операционного директора как внешнего исполнительного органа:
«выстраиваем рельсы, и вы по рельсам едете в ваше светлое будущее».
Вам может быть интересно:
Директор ОИЦ ФПН
к.э.н. Д.Г. Плынов
Остались вопросы? Пишите или звоните: +7 (495) 004-02-10
Академия НКО — образование руководителей и команды от «Партнёр НКО».
Подпишитесь на наш Телеграм-канал
Самое срочное и полезное для Вашей НКО
Подпишитесь на свежие новости НКО
Будьте вкурсе важных событий в сфере НКО.
Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.
Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.
Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.
